本站原创[摘 要 ]近年来,随着计算机、多媒体和网络等技术的迅速普及和快速发展,人类真正进入了网络化和信息化时代.生活中网络的普及和对银行等网上业务的接受,热切期待社保经办业务网际模式的实现,长春城镇企业职工保险覆盖面的不断扩大和退休人员实行社会化管理的大力推进,形成的大量社保业务档案和退休人事档案,社会保险的经办效率越来越引起人们的关注.而传统性纸质档案管理将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求,纸质档案数字化成了社保档案管理发展的必然趋势.
[关 键 词 ]档案数字化 社会保险 档案管理应用
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）09-0064-01
一、纸质档案数字化是档案管理发展的必然趋势
首先,档案数字化把档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式连接,利用计算机进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享.
其次,档案数字化是档案现代管理的迫切要求.2009年相关部门出台了《社会保险业务档案管理规定》,从而确立了档案管理在社保经办工作中的重要地位.
最后,档案管理的主要目的和价值在于查询和利用.例如,办失业证需要业务档案中的增减表和终止合同；办住房公积金要社保缴费证明；办房改要工龄证明；迁户口要履历；医保需要档案中的各种要件和调资――传统档案的查询要先调出档案的库检号,再进库房调档、查询、复印、还档,费时费力,极不方便.经常性地翻阅还会造成档案的污染、残缺甚至丢失.因此,建立一套人工干预少、效率高、易查询、易保存、成本低的社保档案管理系统已迫在眉睫.
二、档案数字化相较于纸质档案有不可替代的先进性
首先,档案数字文件代替实物进行查阅,提高了处理效率.数字化后档案检索方便、快捷,便于利用,并把工作人员从低效、繁重、重复性高的手工录入及查询工作中解放出来,提高了效率.长春社保局档案中心目前已经可向约38万退休人员提供人事档案电子查询服务,退休人员需要查询原始人事档案的可即到即查,不必再排队等候,据测算,实现档案数字化后,普通业务平均3分钟即可办结,有的1分钟即可打印完毕,批量业务效率更是提高了4―5倍,提升了群众满意程度和社保经办品牌形象.
其次,适用于电子网络的传输.电子文本能够利用电子网络进行传输,能适应现代人对文件流转速度的苛刻要求,最大限度地共享档案资源,这是档案利用者的福音,它所产生的经济效益是无法估量的.
最后,易于保管,提高经济效益.电子档案不易受虫、鼠及其他有害生物的侵袭而损毁；不会造成空气污染；由于不必翻阅纸质档案,也减少了对档案造成的磨损,延长了原始档案的保存期限；占用空间小,不像纸质档案,需要人工分类、排序、组卷、装订,节省了大量的人、财、物；近几年来参保人数骤增,社保业务档案存储空间严重不足,实行档案数字化,就能将纸质档案转为机读档案,避免了反复印刷资料而造成的纸张和人员浪费,节省了占地空间,节约了相关费用,提高了经济效益.
三、档案数字化在社保系统实际应用中存在的问题
首先,存储介质的特性影响电子档案的真实性和可靠性.电子档案的载体一般具有重写性,若被修改了,修改后不易留痕迹,使得档案的真实性和可靠性难以得到保证.
其次,网络化的发展使得网络安全问题日益突出.无孔不入的网络和计算机病毒给数字化档案的安全、保密工作带来了隐患.社保档案记录的是参保人员的基本信息和缴费基数、年限等信息,直接关系到退休后的工资、待遇,稍有差错就会影响参保人员的一生,要高度重视.
再次,档案管理的设备和技术不能满足需要.社保档案系统目前使用的计算机服务器存储量小,运行速度慢,对于大量新进的数字化档案读取慢,有时会在查询时突然中断.而档案管理电脑软件的开发各自为政,通用性、实用性差.
最后,社保系统的信息和其他部门没有实现资源共享.现在由于各个行政机关网络资源没有共享,目前办事需要档案时还要到社保档案中心查询、复印档案.
四、全面实行档案数字化的解决措施
首先,建立健全相关法律法规,确保数字化档案的安全,防止出现违反档案利用工作纪律的情况发生.
其次,提供先进的软、硬件设备.比如使用二维码管理,档案信息一次性生成,减少人工干预；建立网关、防火墙、安装防病毒软件来防止及病毒对电子档案的破坏和恶意篡改；开发实用通用的管理软件等.
最后,培养专业的档案管理人员.现代化的设备需要提高档案管理人员的文化、业务素质和操作技术,加强档案专业理论、计算机等知识的培训,培养一支掌握信息化、现代化又熟悉档案工作流程的人才队伍.
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责任编辑：张丽