本站原创【摘 要】期刊是连续出版物,它的编目与图书有所不同,期刊的动态多变性决定了期刊目录数据库在日常工作中必须经常维护.本文通过分析期刊动态性的特点,提出了针对期刊数据库动态维护的一些建议与对策.
【关 键 词】期刊；著录；书目数据；维护
1期刊数据库中存在的若干问题
在日常工作中会逐渐发现系统中已有记录存在的各种不足,各个字段及子字段因数据在首次编目时可能不完整而未录入或者被忽略,在已有字段、子字段信息的基础上应逐渐完善修改.如作品语种101字段,有的馆建库时只做了子字段@a正文语种,而忽略了子字段@d提要或文摘语种和子字段@e目次页语种；又如国际标准刊号（ISSN）过去许多期刊都没有,现在绝大多数期刊已有,就应在后续日常工作中逐步补做011字段的@a[1].另外如统一刊号、邮发代号也可能发生改变,这样在后续期刊工作中就必须对相应记录做出正确的修改.这样一来既可增加期刊的检索途径,也可增强期刊目录的可识别性.此外,建库时由于不知道期刊沿革而未做款目连接的,当得到有关信息后应予以补充,以使目录信息更加完整正确[2].上述期刊工作发现的问题只是其中的一部分,期刊数据库各字段及子字段的其它问题及其处理细节,将在本文后面继续讨论.
2期刊数据库维护的必要性
期刊是连续出版物,它的编目与图书有所不同,期刊的动态多变性决定了期刊目录数据库在日常工作中必须经常维护.图书编目的所有信息基本上都可以从所要编的书上一次性著录完整,而期刊编目则无法从某一种刊上一次性获得该种刊的所有信息.期刊作为一种连续出版物,在长期的出版过程中,因为自身发展的需要和读者的需求多样性往往会发生诸多变化,如变更刊名、刊期、责任者,或出现分出、吸收、合并等情况.特别是过去十多年以来大多数高校的合并及升级,使得众多高校学报的合并、分刊、更名十分频繁[3].这样一来便使得期刊数据库的日常维护工作必不可少.一条期刊目录数据,即使当初著录时是一条既标准又规范的数据,但当此期刊发生变化后,仍然需要对该目录进行修改和补充[4].因此期刊目录数据库的维护,必然是长期性的.
3期刊数据库主要字段的后期维护
ISSN011
（1）现有数据@d中均未注明年份,当变动时,重复@d,并加上对应年份,置于（）内.
（2）当ISSN变化时,重复011,在其中录入最新的ISSN号,并在@b中置对应年份.
CODEN040
一般无此字段,在签刊时若发现此号,需追加著录.
统一刊号091
当此号变化时,重复091,在其中录入最新的统一刊号.
号092
当此号变化时,重复092,在其中录入最新的号.
处理数据100
（1）停刊（或对旧刊作更名处理）时,需置出版状态位为b,改终刊年.
（2）若200题名著录时因存在无法照录的字符而需被转换成常用字符著录时,则需在本字段中置记录变更代码位为1.
作品语种101
当刊为译本、中外对照本时,需用@c、@b补录原作语种、中间语种等,同时更改指示符；各子字段需要时可重复.
出版国别102
当出版国和出版地区不止一个时,需重复子字段.
连续出版110
当刊频变化时,重置出版周期、出版规律字符位,同时新增300字段说明著录依据,新增326字段,填入新的刊频并在@b中置入对应年份.
题名责任200
（1）正题名中含机构简称时,需在532字段著录其全称形式.
（2）两刊合订出版,且分别有属于各自的题名与责任者或卷期编号时,应分别著录,且相互用423字段连接另一期刊的相关数据题名、ISSN等内容.
（3）若副题名比正题名更完整明确、更具检索意义,则将其著录在517其它题名字段用作检索点；副题名变化时,在200著录新的副题名,且在304说明原副题名,且在300说明著录依据.
（4）个人责任者一般不在本字段著录；责任方式在200中可以没有；当责任者发生变化时,著录新的责任者,同时增加711（701）著录新责任者,且在314说明原责任者,在300说明著录依据.
（5）当一刊分成若干部分,使用共同的ISSN和责任者,编号连续,可不作丛刊处理,而在315中说明出版内容及编号情况.
卷期编号207
（1）出现新的标识系统时,重复子字段@a.
（2）同时出现两种以上的编号系统时,用“等于”连接
（3）在停刊（或对旧刊作更名处理）时,需填入最后一期的卷、期、年、月.
出版发行210
（1）出版地在三个以上时,著录第一个,并在306中作说明.
（2）出版地发生变化时,在306作说明,且在300中说明著录依据.
（3）若影印本或复制本有影印或复制的出版地,需著录在本字段,同时在324说明原出版地.
（4）出版发行年@d与207字段的起止年份相同,但只著录年份；在停刊（或对旧刊作更名处理）时,需加入停刊年.
载体形态215
（1）尺寸变化时著录新尺寸,且在307中作说明.
（2）对文献数量@a,在停刊（或对旧刊作更名处理）时,需置入总期数.
吸收/并入434、444
部分吸收/并入435、445
与继承/部分继承不同处在于：含有434字段的连续出版物在吸收/部分吸收另一连续出版物之前就已经存在.
由XX合并/同XX合并,形成X436、447
（1）包含436字段的刊,是由记录在436的多种刊合并而成的,在此之前并不存在此刊.
（2）合并关系的特殊情况：若多种刊合并后形成的新刊,其题名沿用了原来某一种刊的题名继续出版,则在题名未变的期刊记录中,使用表示吸收关系的434字段,而不启用436.
改回448
448与430或431是成对出现在编目文献记录中的,因其题名完全相同,若无500或530字段区别这两种同名的刊时,应增加连接其它信息如210的@d出版日期信息,以使430/431与448两个字段所连接的刊均具有唯一性.
上述字段为本馆期刊库中主要字段,在数据库维护过程中需对这些字段按上述处理细节重点检查与维护,以便及时为读者提供最新、最完整的书目信息.
4结语
从以上数据维护方案可以看出,中文期刊MARC记录的维护是一项复杂而长期的工作,需要我们从整体上把握各个字段,且要特别注意各字段间的相互关系.期刊管理工作受到期刊动态性的影响,在网络技术飞速发展的今天,这种影响愈来愈大[5].作为联合目录的重要组成部分,中文期刊数据库的维护工作将直接影响联机编目数据库中的书目数据质量.应该做好期刊数据的维护工作,注重工作人员责任心的培养,利用现代化手段,提高图书馆期刊整体编目水平,以更好地为读者提供服务.
【参考文献】
[1]施小培,陈少军,李爱军.图书馆馆藏数据维护的探讨[J].实践研究,2005（5）：506-507,494.
[2]赵晓岚.如何将带有馆藏书目信息的EXCL数据替换I-LAS系统内数据[J].情报杂志,2006（4）.
[3]施玮,胡澜.252例医学专科毕业生求职前心理状况调查分析[J].川北医学院学报,2013,28（2）：162-165.
[4]区颖薇,沈平.如何维护馆藏数据[J].图书馆学研究,2004（2）：40-42.
[5]刘伶,肖凤玲.图书馆信息服务与医学生信息需求和行为的调查[J].川北医学院学报,2008,23（2）：212-214.
[责任编辑：丁艳]