本站原创摘 要：在OFFICE办公软件中,运用WORD和EXCEL的高级功能在信函、信封、准考证、成绩通知单、、工资条的制作以及成绩工资数据汇总分析等方面有着丰富的应用.本文通过运用EXCEL作为用户界面和数据库,以WORD做行政许可文书模板,用WORD的邮件合并功能并结合WORD域的设计,以及利用EXCEL函数,轻松、准确、快速地完成林木采伐许可的自动化制作以及相关数据自动化统计分析管理,提高了林业工作办公效率.
关 键 词：林业；林木采伐；管理；自动化
中图分类号：F307文献标识码：A文章编号：1674-0432（2013）-14-73-2
在日常的林业行政许可工作中,我们经常使用各式各样的法律文书,例如《林木采伐许可证》的审核签发,需使用指标文件作签发依据,同时需要根据文件的各项指标监控制作.至今广西仍未有统一的管理软件,由于各市、县采伐证的签发也不尽相同,目前,很多市、县林业主管部门依然使用电子表格等文档来制作、记录和统计数据,统计报表与原始数据表之间没有公式关联.上级下达的采伐指标、使用及结余情况不能及时掌握,监管工作难度大,不能减轻管理者的统计分析难度.随着速丰桉树的推广,广西林业得以快速发展,“十二五”期间,广西采伐限额跃居全国榜首,申请采伐的单位或个人大幅增加.面对繁杂的数据,重复录入,容易出错,增加了操作人员的工作量.笔者结合本县的实际工作,经过摸索研究和实践应用,找到了一种能够有效解决上述问题的便捷方法,实现了对林木采伐许可法律文书的制作以及相关数据的自动化统计分析管理.这里笔者介绍其部分制作方法,供大家参考.
1材料准备
计算机、打印机、林木采伐许可证式样、木材生产计划表等各种统计报表式样、Microsoftoffice2003中的Word和Excel软件.
2制作思路
用Excel表作数据库、录入界面和统计报表,用Word文档来设计《林木采伐许可证》模板和打印.
操作流程：将上级下达的木材生产计划的各项指标录入Excel采伐指标数据库,在用作采伐原始数据库的Excel电子表中输入一条采伐数据记录,保存后打开Word林木采伐许可证模板文件,把记录号指向刚刚输入采伐原始数据库的EXCEL表中的需打印的那条记录,打印出该条记录的《林木采伐许可证》.打开EXCEL报表,查看、打印木材采伐计划使用情况统计表和木材采伐计划剩余表等统计报表.
实现效果：一次录入记录,Word模板文件和EXCEL报表模板文件共同调用采伐原始数据库EXCEL电子表记录,数据库表与报表之间、报表与报表之间通过公式关联,实现快速制作和自动生成查询及打印各种统计报表.如下图：
3制作步骤
3.1建立数据库、各项统计报表
根据林木采伐许可证签发与管理的有关规定,按照林木采伐证上所有栏目因子,用Excel新建一个电子表作为数据库,并取名为“XX年XX县林木采伐许可信息数据库”,结合制作林木采伐许可证文书及统计的需要增加一些字段,并在该列单元格中输入相应的自动计算公式,以实现自动统计功能,表的第一行作为字段（如果是复式表头的可以用多行）,第二行起输入相关数据记录.同时,根据相关的需求,依据上级下达的木材生产计划文件,分别新建下达采伐指标数据库、木材采伐计划使用表、木材采伐计划剩余表和全区木材采伐计划执行情况统计表等各种报表,分别取名为“下达”、“使用”、“结余”和“采执”等.为了便于提示数据信息输入,笔者将表头冻结,隐藏自动计算字段,并设置保护工作表以保护表结构.
图2.Excel数据库
3.2制作采伐证模板
按照林木采伐许可证的式样,用Word新建一个林木采伐许可证空白模板,为了更直观检查校对打印信息,可以在模板内插入空白采伐证图像,并打印选项设置为不打印背景色和图像,并选中视图选项中的隐藏文字（I）（实现只显示而不打印图片）,要求图片大小、位置与采伐许可证式样一致.
打开林木采伐证Word空白模板,在相应位置插入文本框,运用“邮件合并”功能,打开数据源,调用数据库表中的数据字段到相应位置的文本框内,调整好后保存.
（1）首先,启动菜单栏：工具（T）→信函与邮件（E）→显示邮件合并工具栏（T）,快捷工具栏中显示邮件合并工具相关按钮.
（2）在快捷工具栏中,选中“打开数据源”按钮,在弹出的“选取数据源”对话框中,找到“XX县林木采伐许可信息数据库”EXCEL表,并打开它,在弹出的“选择表格”中选取“原始数据$”并选中“数据首行包含列标题（F）”.（3）点击word菜单栏：插入（V）→文本框（X）→横排（H）,参照背景图,逐一在相应位置插入文本框,然后点击“邮件合并”快捷工具条中的“插入域”按钮,选中“插入合并域”对话框中对应域,将其插入到相应文本框中,设置字体、字号,并调整文本框位置.（4）域的显示格式编辑.因为采伐证的格式是固定的,在插入文本框中的域中,如采伐起止日期、发证日期中的年、月、日要独立显示；多个采伐树种需要用符号隔开；采伐蓄积、出材量要求显示大小写,数量没有则不显示等等,域的显示格式需要编辑调整.在日期域中,系统默认显示格式为：“5/25/2012”,如只要显示月“5”,可以在该域后加入“＼@M”来控制,大写“五”则用“＼@O”；而采伐树种和采伐蓄积、出材等复杂的则要运用“If等Then等Else等”域函数进行嵌套,如商品材蓄积量“壹佰肆拾贰（142）”可编辑为：“{IF{MERGEFIELD”商品材畜积“}等于”0“”--“{MERGEFIELD”商品材畜积“＼*CHINESENUM2}}{IF{MERGEFIELD”商品材畜积“}等于”0“”--“（}{IF{MERGEFIELD”商品材畜积“}等于”0“”--“{MERGEFIELD”商品材畜积“}}{IF{MERGEFIELD”商品材畜积“}等于”0“”--“）}”.制作完成后保存文档,点击邮件合并工具栏上的“查看合并数据”按钮,Excel表数据库中的记录信息会自动调入到相应域位置上,记录切换,域内容就会随记录内容的变化而变化.如需打印,只要将指针移到需打印记录,校正无误后,点击打印即可.