计算机办公自动化技术应用与

摘 要:随着时代的发展,信息技术时代的到来,办公环境随着计算机技术的应用,正逐步实现办公自动化、智能化、信息化.随着科学技术不断的发达,计算机技术对信息的传输、处理以及信息的管理方面变得更加先进、完备.该文就计算机公自动化技术应用与研究做出分析,旨在与同行交流,不断提升计算机技术在办公环境中应用的自动化、智能化、信息化.

关 键 词:计算机技术;办公自动化;应用与研究

中图分类号:TP317.1文献标识码:A文章编号:1009-3044(2012)05-1183-01

在传统数据处理工作中,具有信息量大、结构模糊和技术处理较难的特点.办公自动化就是基于这样的特点,借助先进的计算机技术和办公技术设备,通过设备与技术结合办公人员的配合使用,为达到某一目标的人机信息处理系统,把音频、图像、数据以及文字等集于同一系统,从而在办公过程中具有综合处理信息的能力.将计计算机技术应用于办公自动化之中,其目的就在于全面利用信息资源,从而提升工作效率、生产率及质量,采用辅助决策,以取得最佳效果.

1概述计算机技术在办公自动化的应用与研究

随着信息技术时代的到来,我国科技技术的突飞猛进,计算机术对办公理念与办公模式有着深刻的影响,从而逐步实现办公与决策的数字化、无纸化.特别是局域网在办公系统的建立,为达到办公与决策的数字化和无纸化进一步提供了依据.就目前而言,所谓的理想化办公室,各种文件、通知与联络都能借助网络实现.由内部网替代其它形式的各种内部联系与通信,不仅具有费用便宜且功能强大等特点.而内部网就是采用了这一特点,从而实现了办公系统的办公与决策的数字化和无纸化,避免使用大量的纸张来印刷需要船体信息的文件.只需工作人员借助任意一台电脑,并连上网络运行浏览器,则各种电子信息都一目了然,内部网络将每个有关联的办公室文件进行连接,通常包括企业职员名单、各部门联系、传真、各种培训材料、工作安排、通知与指标等信息文件转换成电子形式执行加工和传递、贮藏等任务,并具有随时更新的的功能.内部网则能采取统一方式网每台电脑上传输各种信息,从而将个办公室门内分散的电脑、软件以及数据库集于统一单一系统,从而实现何时何地找到信息的便捷性.由此可见,计算机技术在办公自动化中的应用具有重要的意义.

2借助计算机技术,提高工作的有效性

通过借助计算机技术,建立内部网络.实现部门或单位领导通过查阅文件,及时全面的发现和了解并解决问题.另外,借助网络系统自动处理各种文件信息,做到编号归档,并及时做到文件的上传下达,从而提高了各种的有效性.因此,通过借助内部网络,不管是上级领导还是工作人员,都能通过借助网络计算机及时全面掌握各公室的工作开展情况,进行及时的监督检查,从而提高各部门的工作效能以及工作的有效性.因而在借助计算机进行文字处理,采取的文字处理技术及网络传输功能,此时工作人员不但可以将文件中的文字录入和校对,还能把文件的版式设计与制作实现一次性完成,从而避免了传统办公中需要多方人完成的各道工序,更能借助网络技术,把上级单位或其它单位的信息资料进行原版拷贝,避免出现重复劳动,进一步规范了公文处理行为.


3借助计算机技术,实现资源共享

通过借助计算机技术,建立内部网络.为实现办公室内部资源共享提供了极大的便利,从而实现人力、物理、财力配置的最优化.网络计算机上存储的各种资料信息,通过有关人员的允许,都能给其余的计算机用户共享资源,达到轻松查阅的目的,假如需要打出一份质量高的打印文件,只需借助网络打印机,工作人员将另一端的高端激光打印机设置成网络打印机,并把需要打印的文件传送至网络打印机打印.

4借助计算机技术,实现信息检索的便捷性

当今社会是一个信息发达的社会,只有具有最全最新的信息,方能给领导提供可靠的决策根据.地方与地方之间,将不再是障碍,借助网络可以随时随地的获取信息.通过建立符合本部门的信息库,实现办公室的各种文字、图片、期刊以及文件数据等信息资料的信息化、系统化、规范化的管理.信息库中主要包括文字、声音、图像并带排版语言的超文本文件和大样文件等各种信息格式.检索系统内则能提供检索工具与方法.比如逻辑运算、位置运算、区域运算、智能运算等渐进运算检索法,实现不同目的和方式的检索,轻松查询各类文件档案.同时,借助一些国际国内的先进网络.如作为目前世界上最大的计算机网络的互联网,能方便查询个专题资料、国际国内新闻以及网络图书馆的查询和检索等信息,从而为领导的决策提供参考依据.

总之,在办公自动化过程中应用计算机技术,不仅能提高工作的有效性,实现资源共享和信息检索的便捷性,还能实现办公的自动化、智能化、信息化.从而提升工作效率、生产率及质量,为企业发展提供重要依据,助推企业走向可持续发展之路.

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