本站原创摘 要：近年来,随着经济发展步伐的加快,全国的基础设施建设项目和重大建设项目呈现数量多、投资规模大、涉及领域广的特点.这些建设项目,对促进我国经济社会又好又快发展具有举足轻重的作用.建设过程中形成的档案,不仅是项目建设的历史记录,也是反映地方风貌以及经济、社会发展历程的宝贵资源,有着不可替代的利用价值.本文将对如何管理好、使用好建设项目档案的管理工作,进行粗浅的探讨.
关 键 词：项目档案管理文件依据相关的政策法规以及行业主管部门的行业要求,对项目的前期管理性文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、声像及电子文件、竣工验收等各类文件材料进行收集、整理、归档,并按照立卷归档问责制的原则,做到项目文件材料的形成、积累、整理、归档与项目工程同步进行,保证建设项目档案的完整性、系统性、准确性.只有这样加强和规范建设项目档案工作,才能真正实现档案对历史负责、为现实服务的使命.
一、建设项目档案的重要性和管理范畴
1、建设项目档案是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作,是实现工程建设科学管理的技术基础工作和技术保障性工作,它具有成套性、专业性、动态性的特点.基本建设项目档案的性质决定其在整个工程建设中处于重要位置.根据《国家重大建设项目档案验收办法》关于“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分,未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目,不得进行或通过整个建设项目的竣工验收”的有关规定,项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权,充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性.
2、建设项目档案是国家发展建设的原始记录,管理好建设项目档案是档案管理人员的基本职责.建设项目档案的有效利用以齐全完备积累为前提,所以完整收集、规范管理是做好建设项目档案工作的必要条件.收集管理建设项目档案应以形成使用者立卷归档为原则,以综合利用灵活方便为宗旨.
3、建设项目档案是各类基本建设档案的总称,是在基本建设过程中形成并归档保存的全部建设资料数据.其价值构成具有历史久远性、利用沿续性、数据固定性和原始参考性.建设项目档案的特点是数量大、种类多,施工周期长、时间跨度大,历史特征明显、载体形式复杂、重复使用率高、分散零乱、容易破损且不易保管.如果不及时收集整理,就有可能造成建设项目档案材料缺损或遗失,最后补救困难,利用不便.由于建设项目档案又具有成套性、专业性和动态性的特点,档案管理人员就必须在整个建设项目过程中实行跟踪收集,随时整理、丰富类别、积累经验,为建设项目档案入库存档奠定基础.
4、建设项目档案是指从工程项目的提出、调研、评议、决策、规划、征地、拆迁、勘测、设计、施工、生产准备、竣工投产、交付使用全过程中形成的应当归档保存的各种文字、图纸、图表、计算、声像等各种形式的文件材料.基本建设项目档案是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作,是实现工程建设科学管理的技术基础工作和技术保障性工作,它具有成套性、专业性、动态性的特点.基本建设项目档案的性质决定其在整个工程建设中处于重要位置.
二、建设项目档案目前存在的主要问题
1、重建设、轻档案的思想在项目建设负责人和工程技术人员中普遍存在,影响着建设项目档案工作的正常开展.
2、重点建设项目中不按建设程序办事的现象多,影响了项目档案资料的齐全完整.
3、建设单位对项目的最后验收工作重视不够,影响了建设项目档案的接收.
4、各相关部门对建设项目的监督指导力度不够,影响了建设项目档案的管理水平提高.
三、规范建设项目档案重在执行力
1、合理依法治档,增强项目档案意识.建立健全项目档案是工程质量管理的重要内容,加强对建设项目档案工作的领导,切实将档案工作纳入基本建设管理程序和项目质量领导责任制.建设项目档案从动态和静态的全方位记录、反映工程建设过程和建设成果,这些都是项目建设的真实记录；同时也是项目建设、管理、生产、维护的重要依据和条件.
2、档案工作与项目建设同步进行,坚持档案工作与工程建设“三同步”是我国建设项目档案工作的一条重要经验,也是建设项目档案工作是否能达到预期效果的关键.首先是项目建设前期阶段就应及时建立档案工作,加强对前期阶段产生的文件材料的管理,在建设合同中要明确提出对文件材料的编制、整理及提交的具体要求；其次是在检查落实建设项目的实施过程中,要同时检查落实档案工作的情况；还有就是在工程竣工验收时,要同时验收工程档案情况,在竣工阶段,必须按要求认真进行项目整套竣工档案资料的汇总、编制、整理工作,并且要按国家要求组织竣工档案资料的专项验收.
3、深化建设项目档案管理制度是保证项目档案工作质量的前提.建设项目都应根据国家、行业有关文件、规范、标准,结合本项目的实际建立健全档案管理制度.必须建立归档制度,明确归档范围、归档时间、归档要求及归档责任人.建设项目单位还应编制档案分类大纲,以指导竣工档案的编制、整理工作.
4、必须严格按国家规定编制好竣工图.竣工图是整套竣工档案的核心,它真实地反映了工程竣工时实际状况,是项目生产、维护和改扩建的重要依据.各建设项目必须认真按照国家有关规定进行竣工图的编制工作,确保竣工图质量.竣工图必须准确反映项目竣工时的实际情况,做到图物相符,数据准确,签署完备.
5、严格把关竣工档案专项验收程序.完善的档案是项目生产、维护、改扩建的重要依据,也是项目竣工验收的必备条件.每项建设项目都应按照国家有关规定,进行项目档案竣工验收工作.各基本建设项目单位都要以对国家高度负责的责任心和使命感,确保每一项建设项目都有齐全、完整、准确、系统的竣工档案资料,以便最大限度的发挥档案在经济建设、社会发展中的巨大作用.各项目主管单位、相关部门要切实负起责任,依法履行好对建设项目档案的指导、监督职能.
6、建设项目单位及相关单位都应当以对国有资产负责的精神,充分认识建设项目档案工作的重要性,建设项目档案是国家的宝贵财富,任何人不得据为己有.各基本建设项目都应当依法建立健全项目档案工作,建设项目单位、施工单位、设计单位、监理单位应该建立档案工作集中管理机制,建立完善项目档案规章制度,明确规定技术人员、管理人员对项目文件材料形成、积累、整理及提交档案的职责.
总之,做好建设项目档案的管理工作,一定服从建设项目长远发展的大局,围绕着促进社会发展和经济效益这个中心工作展开,从长远打算,从全局做好谋划,管理好使用好建设项目档案,为国家的腾飞助力.