对建设北京市档案信息化标准规范体系的

摘 要：论述了建设北京市档案信息化标准规范体系的必要性,分析了北京市档案信息化标准规范建设的现状和主要问题,提出了建设北京市档案信息化标准规范体系的主要对策、总体目标和内容体系框架、具体实施步骤和计划进度方案、保障措施和机制.

关 键 词 ：档案信息化 标准 规范 电子政务

随着现代科学技术的日新月异,国家信息化和首都信息化建设的迅速发展,北京市也加快了档案信息化建设步伐,北京市档案局将档案信息化建设作为一项重要任务,纳入了《北京市“十一五”时期档案事业发展规划》,并将档案信息化建设纳入了全市信息化和电子政务发展规划.在档案信息化建设中,档案信息化标准规范建设是一项基础性工作,建立与完善档案信息化标准规范体系是保障档案信息化建设发展的重要基础条件.为了贯彻国家和北京市档案和信息化法规标准,有效引领和指导北京市档案信息化建设,使北京市、区县档案局和基层档案部门,在档案信息化建设中有一个切实可行、全面系统的依据性和指导性文件,顺利开展档案信息化建设,从而推动北京市档案信息化建设健康、有序、快速发展,需要研究和建立北京市档案信息化标准规范体系.

一、建设北京市档案信息化标准规范体系的必要性

⒈加强北京市档案信息化建设,推动档案事业发展的需要

档案信息化标准化建设是档案信息化建设的重要基础,档案信息化建设是首都档案事业建设的重要组成部分.近几年来,通过加强档案信息化建设,有力地推动了档案事业的健康发展.北京市加大档案信息化建设的宏观管理力度,北京市档案局和崇文区等12个区县档案局已成为该地区信息化工作领导小组成员单位之一.2005年12月,市档案局成为市政务信息资源共享工作领导小组成员.市档案局责成专门处室承担对全市档案信息化建设的宏观管理,全市18个区县档案局馆中已有12个档案局馆设立了专门的档案信息化工作机构.市和区县以及大多数市直单位档案信息化建设都已纳入本地区、本单位和本系统的信息化建设整体规划和办公自动化规划之中,档案信息化建设与电子政务同步进行.全市档案部门加强档案信息资源建设,加强档案信息化基础设施建设和档案管理系统的开发应用,档案网站建设不断完善；开展档案信息化建设的研究和信息化知识的培训,数字档案馆建设开始起步.信息技术的飞速发展和信息技术在档案管理中的广泛应用,大大提高了档案管理效率；档案利用在线化、网络化,使档案信息发挥了更大的作用.为此,加强档案信息化标准规范建设,以加速推进档案信息化建设,从而为首都档案事业又好又快发展提供信息化支撑.

⒉加强档案信息资源管理,深化电子政务的需要

十五届五中全会以来,信息化被提到了国家战略的高度,国家做出了推行电子政务、加强信息资源开发利用等一系列重要决策.2006年3月19日,国家信息化领导小组印发的《国家电子政务总体框架》,将政务信息资源作为电子政务总体框架的重要组成部分,提出以政务信息资源开发利用为主线,推进国家电子政务建设.《2006―2020年国家信息化发展战略》中,将信息资源的开发利用列为我国今后15年信息化发展的八大战略重点之一.政务信息资源是政府在履行职能过程中产生或使用的信息,它是为政务公开、业务协同、辅助决策、公共服务等提供支持的重要的信息资源.电子文件、档案是政务信息资源的重要来源,其中很大一部分是政务信息资源的核心资源.要加强档案信息资源管理,加大档案信息资源的共享和利用力度,使其在电子政务中发挥更大的作用,必须加强档案信息资源的标准规范建设；没有标准化就没有档案信息化、现代化,档案信息资源就难以得到广泛的开发和利用.档案信息化标准规范建设是电子政务信息资源管理的重要基础.目前,国家和北京市都在加强信息资源共享建设.为了加强档案信息资源管理,更好地发挥档案信息资源的重要作用,使档案信息化建设与电子政务建设相适应,需要我们研究和建立档案信息化标准规范体系.

⒊健全国家档案信息化标准体系的需要

北京市档案信息化标准规范体系是国家档案信息化标准规范体系的重要组成部分.近年来,我国制定实施了一系列档案信息化标准规范,并组织相关人员研究制定档案信息化和电子文件管理新的标准规范.从宏观角度讲,我国档案信息化标准规范体系有国家标准、行业标准、国家档案局规范和地方标准规范组成.因此,为了建立健全我国档案信息化标准规范体系,必须建立健全北京市档案信息化标准规范体系.

⒋健全北京市信息化标准体系的需要

北京市档案信息化标准规范体系是北京市信息化标准体系的重要组成部分.1999年以来,北京市提出了“数字北京”的首都信息化建设战略口号和奋斗目标.以信息化带动工业化,实现社会生产力的跨越式发展,已经成为首都发展的新动力和新主题.首都信息化的标准化是围绕首都信息化各项建设事业,坚持与国际标准接轨,宣传贯彻国家标准、行业标准,研究制定首都地方实用性标准规范体系,推进信息化应用工程立项、实施、验收及重要信息技术产品的标准符合性测试与认证,促进高效率、高质量和高水平地开展城市信息化建设和标准技术服务.2000年北京市推出的《首都信息化标准体系》,在首都信息化建设中发挥了重要指导作用.首都建设包括了档案事业在内的各行各业的建设,首都信息化标准也涵盖了档案信息化及其他各项事业的信息化标准.因此,研究制定北京市档案信息化标准规范体系是健全首都信息化标准体系的需要.

二、北京市档案信息化标准规范建设的现状和主要问题

⒈北京市档案信息化标准规范体系建设基本现状

近几年来,北京市档案信息化标准规范建设取得了一定的进展.主要表现在下述几个方面.

⑴制定了档案信息化建设的相关规范

北京市档案局先后发布或与有关部门联合发布了一系列档案信息化建设的规范性文件.为了加强新形势下的电子文件和电子档案的管理,2003年5月,市档案局与市信息办联合发出了《关于加强电子文件和电子档案管理的意见》；为了加强档案信息的安全管理,2004年2月,市档案局与市国家保密局联合发布了《关于加强档案信息安全工作的通知》；为了规范电子文件的管理,2004年11月,市档案局发布了《北京市电子文件归档与管理暂行规定》；为了加强档案信息资源的开发利用工作,2005年4月,市档案局转发了《国家档案局档案馆加强档案信息资源开发利用工作的意见》；为了加强办公自动化系统电子文件归档与电子档案管理工作,2006年11月,市档案局发布了《北京市办公自动化系统电子文件管理功能需求指南》；2007年1月,市档案局与市信息办联合发布了《北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）》；为了规范综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式,2007年2月,市档案局印发了《北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式》.全市各区县和市属单位也根据国家和北京市的相关规定和标准,加强了档案信息化规章制度建设.如北京市朝阳、宣武、西城、海淀、平谷等区县档案局馆,以及北京市工商局、北京市税务局等市直单位也逐步建立和完善了档案信息化标准制度.

⑵组织开展研究制定新的标准规范

近年来,北京市加大投入力度,开展档案信息化方面的课题研究,探讨解决档案信息化建设中的重点、难点和热点问题,为档案信息化建设提供必要的理论和技术支持.目前,北京市档案局组织一些单位和人员重点开展了电子文件,档案管理,档案信息资源的开发、共享和利用,数字档案馆建设方案,档案网站建设等标准规范的研究；正在研究制定《数码照片档案管理规范》、《北京市档案信息网站管理办法》等标准规范；此外,还在与北京市质量监督检验局密切合作,组织制定《北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式》地方标准.

⑶开展宣传培训工作

在加大研究制定档案信息化标准规范的同时,北京市还开展了相关宣传和培训工作,使全市档案部门和人员正确理解相关规范的内容,便于全市贯彻执行.例如,为了适应北京市属单位办公自动化系统电子文件管理工作的实际需要,加强办公自动化系统电子文件归档与电子档案管理工作,促进数字档案资源建设,根据档案法律法规和国家以及北京市有关电子文件管理规定、标准,北京市档案局在印发了《办公自动化系统电子文件管理功能需求指南》（京档发〔2006〕11号,以下简称《指南》）之后,市档案局召开市属单位专项业务会议,就全面推进电子文件管理工作,宣传贯彻《指南》,进行了交流和研讨.市档案局有关领导出席会议,向市属单位档案部门提出了档案信息化建设任务,强调要重视和加强档案信息化建设；要求将电子文件管理作为各单位档案工作的重点任务,认真抓好、抓实,抓出成效.来自159个市属单位档案部门的183人参加了会议.档案信息化标准规范的宣传培训对档案信息化标准规范的贯彻执行起到了很好的促进作用.

⒉北京市档案信息化标准建设的主要问题

虽然北京市已经制定和正在制定一些档案信息化标准规范,但总体上讲还存在一些突出矛盾和问题,主要表现在以下几个方面：

⑴档案信息化标准规范的管理机制不顺畅

过去,由于全市档案信息化没有专门的管理机构,致使档案信息化标准规范管理机制不顺畅,缺少档案信息化标准规范建设的宏观管理.

⑵档案信息化标准规范数量偏少、分布分散

目前,全市档案信息化标准规范数量偏少、分布分散,没有一个完整的档案信息化建设标准规范建设的总体方案,因而,在一定程度上给档案信息化建设带来一定的不利影响,制约了北京市档案信息化建设的有序发展.

⑶档案信息化标准规范的制定相对滞后

全市档案信息化建设正在快速发展,但由于档案信息化标准规范的制定相对滞后,档案信息化建设中缺少可遵循的标准规范,所以,相对于一些先进省市,北京市档案信息化发展较慢.

三、建设北京市档案信息化标准规范体系的主要对策

⒈明确指导思想和总体目标

以理论和“三个代表”重要思想为指导,深入贯彻落实科学发展观,适应首都信息化建设和档案事业发展的要求,将档案信息化标准规范体系建设纳入档案信息化规划和档案事业“十一五”规划以及首都信息化整体规划之中,依据国家和北京市的档案和信息化的规范和标准,借鉴国内外档案信息化工作部门和信息化部门的成熟经验和标准,结合北京市档案信息化建设实际,研究制定科学、合理、可行的档案信息化标准规范体系方案,使之成为档案信息化建设的依据性和指导性文件,以加快推动档案信息化建设进程,最终为促进首都档案事业健康、快速、可持续发展和首都改革开放与现代化建设提供优质服务.

⒉确立基本原则

⑴全面科学原则

全面科学原则就是要准确把握档案信息化标准规范体系的现状及发展趋势,建立结构清晰、层次分明、科学合理、全面完整的档案信息化标准规范体系,形成各层次档案信息化标准规范之间、各类档案信息化标准之间相互补充、相互促进的一个有机整体,使档案信息化建设的每个阶段、每个过程和每个方面都有标准规范可遵循.在研究制定北京市档案信息化标准规范体系的过程中,运用先进思想、技术、方法和手段,力求体现出档案信息化标准规范体系建设的先进性、科学性和有序性.

⑵协调一致原则

协调一致原则就是要在档案信息化标准规范体系内,与国家、北京市和国际相关标准规范接轨,保持档案信息化建设的标准规范与国家、北京市和国际标准的一致性或兼容性.突出档案信息化建设的自身特点,使档案信息化建设的标准规范与档案工作的其他方面标准规范相协调.充分考虑档案信息化标准规范的原有基础,确保每一项标准规范的内容前后协调一致,同时又要保证各项相关标准规范之间在内容与技术方面的协调一致.

⑶动态发展维护原则

动态发展原则就是根据档案信息化新形势发展的需求,既要保证档案信息化标准规范的动态发展,又要保持一定时期的相对稳定.同时,档案信息化标准规范体系建设是一项异常庞大和复杂的工程.信息化发展具有变化快、更新快的特点,因此,档案信息化标准规范体系,必须随着信息技术发展和需求的变化以及档案信息化建设发展和需求的变化,定期或不定期地对档案信息化标准规范体系进行调整、补充和完善、更新和充实.

⑷突出重点和前瞻预见原则

突出重点原则就是档案信息化标准规范体系,应紧密结合当前档案信息化建设的重点,以档案信息化建设所关注的档案信息资源管理、档案信息网络系统和基础设施建设、档案信息安全保护等关键标准规范为突破口,从而达到以点带面、点面结合、相互促进的作用.

在档案信息化标准规范体系建设中,既要考虑到目前已有的档案信息化建设的现状水平,也要对未来档案信息化的发展有所预见,使档案信息化标准规范体系能适应档案信息化建设的发展.档案信息化各标准规范体系的构建应留有余地,便于扩展和延伸,使其能够很好地发挥宏观调控和规范管理的作用.

⑸科研先导原则

制定档案信息化标准规范,需要全面深入地进行调查和研究.科研先导原则就是要加大研究的力度,在广泛深入地调查和充分严谨地进行科学研究的基础上,紧密结合档案信息化建设的实际,研究制定档案信息化标准规范,从而使档案信息化标准规范具有较强的可行性和可操作性.

⒊建立标准规范体系的基本框架

北京市档案信息化标准规范体系,是指由若干档案信息化标准规范构成的有机联系的整体,包括管理性规范和技术性规范两大类别（在下文的“内容体系框架”予以详叙）.

四、总体目标和内容体系框架

⒈总体目标

依据国家和北京市档案、信息化相关标准规范,吸收、借鉴国内外档案信息化工作方面的标准规范以及信息化标准规范的建设经验,结合北京市档案信息化建设实际,建立科学、合理、可行的档案信息化标准规范体系,并逐步完善.有计划地研究制定档案信息化标准规范,指导和引领北京市档案信息化建设.

⒉内容体系框架

北京市档案信息化标准规范体系是指由若干档案信息化标准规范构成的有机联系的整体,以《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》为核心,由若干档案信息化标准规范构成：层级上,涵盖国际标准（国际上通用的信息化标准和档案工作标准）、国家级标准规范（国家颁布的信息化和档案工作标准规范）、省部级标准规范（国家档案局和北京市颁布的档案信息化和信息化相关标准规范）、市局级和各区县及市直单位的档案信息化标准规范（北京市档案局、各区县和市直单位颁发的信息化和档案信息化标准规范）；内容上,广泛涉及档案信息资源建设、档案信息化基础设施建设、档案信息化应用系统建设、档案信息化人才队伍建设和档案信息安全保障等５个方面.

⑴档案信息化管理性基础标准规范

档案信息化管理性基础标准规范是整个档案信息化标准规范体系的基础部分,它服务、支持并指导其他标准规范的制定.包括档案信息化术语标准、档案信息化标准规范框架、档案元数据标准、档案数据交接格式标准、文档一体化管理规范、档案信息资源管理、档案信息系统和网络管理等标准规范.如《北京市“十一五”档案信息化建设规划》、《北京市数字档案馆建设整体方案》、《北京市档案信息资源共享管理规范》、《北京市电子文件归档与管理暂行规定》、《北京市归档电子文件整理规则》、《北京市电子档案著录规则》、《北京市档案信息网管理办法》等.

⑵档案信息化技术性标准规范

档案信息化技术标准规范包括档案数字化技术标准规范、档案信息系统与网络技术标准规范、档案信息应用与工程标准规范等.如《北京市数码照片档案管理规范》、《北京市数字档案安全保护规范》、《北京市档案数字化规范》、《北京市数字档案馆建设规范》、《北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式标准》、《北京市办公自动化系统电子文件管理功能需求指南》等.

五、具体实施步骤和计划进度方案

在明确了北京市档案信息化标准规范体系之后,就要制定切实可行的具体的实施方案.档案信息化建设是一个动态的、长期的发展过程,因此,结合北京市档案信息化建设实际,从“十一五”时期开始,要有计划、有步骤地梳理、修订原有标准规范,完成正在制定的标准规范,并着手制定新的档案信息化标准规范.

⒈修订原有标准规范

在“十一五”时期修订《北京市电子文件归档与管理暂行规定》.这是因为,2006年国家档案局已经提出修订国家标准《电子文件归档与管理规范》,因此,北京市也要依据国家标准和相关规定,修订2004年颁发的《北京市电子文件归档与管理暂行规定》.

⒉完成正在制定的标准规范

目前,北京市档案局正在组织相关部门和人员研究起草《北京市档案信息化建设规划（2008―2010年）》、《北京市数字档案馆建设整体方案》、《北京市档案信息网站管理办法》和《北京市数码照片档案管理规范》,按计划这些标准规范均在2009年前后完成.

⒊制定新的标准规范

“十一五”时期,北京市档案局还将组织相关部门和人员,研究起草《北京市归档电子文件整理规则》、《北京市档案数字化工作规范》、《北京市数字档案安全保护规范》、《北京市数字档案馆建设规范》及《北京市电子档案著录规则》等.

六、保障措施和机制

⒈组织人员保障

组织人员保障是建设北京市档案信息化标准规范体系的关键.在北京市档案信息化标准规范体系建设中,应加强对档案信息化标准规范建设的组织领导,明确档案信息化建设标准规范建设的管理部门和职责,保障配备开展档案信息化标准规范建设工作所需的机构和人员,并强化教育和培训,不断提高其业务素质和能力.

⒉资金经费保障

资金经费保障是建设北京市档案信息化标准规范体系的基础条件.建设北京市档案信息化标准规范体系,开展大量而深入的调查研究是必须的一项重要工作,这就需要有一定的经费为保障,因此,要设立档案信息化标准规范建设的专项经费,以保证档案信息化标准规范工作的顺利进行.

⒊联合合作机制

在北京市档案信息化标准规范体系建设中,建立良好的联合合作机制是一项必要的工作.研究建设北京市档案信息化标准规范体系,档案部门要加强与信息化工作部门、档案形成部门以及标准化管理部门的联系与合作,充分借助首都科研、人才优势,联合高等院校、科研部门以及其他相关部门,通过组织研制小组、委托和招标等多种形式和途径,开展档案信息化标准规范建设工作.

⒋监督检查机制

在北京市档案信息化标准规范体系建设中,建立有效的监督检查机制是工作顺利进展的保证.依据档案信息化标准规范体系方案和年度计划安排,做好档案信息化标准规范制定和实施的监督检查工作,按照预期工作目标,有序地推进和落实北京市档案信息化标准规范体系建设.