本站原创摘 要 ：随着会计电算化的迅猛发展,我们可以看到许多的企业的会计系统都在进行电算化的更新换代,在相关的人才培训方面也朝着电算化的发展趋势进行.财务档案的管理作为财务工作中的重要组成部分,也出现了一些新的变化,相关的财务工作人员应该注意到这些变化,对电算化财务档案管理工作进行新的调整.本文将主要探讨会计电算化环境下的财务档案管理.
关 键 词 ：会计电算化；财务档案；管理
会计电算化,是指计算机技术在会计工作中的应用,即采用电子计算机和专门财务软件代工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的工程.会计电算化后,提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性,减轻了财会人员的劳动强度,使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来,有效提升了工作效率和财务分析能力[1].
一、电算化下财务档案管理的新特点
1、载体本身性质带来的新特点.由于不具备传统会计档案的直观可视性,电子财务档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才具有可读性.电子档案易被修改,其保存受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等多种因素的影响.
2、操作流程和系统维护要求引起的归档范围的新特点.档案保存的要求就是要保证可读性,电子财务档案只有在特定的软硬件系统中才能打开,因此软件系统要作为财务档案的必要组成部分进行归档,以保证电子财务档案的完整性.
3、电子档案带来的财务档案利用的新特点.传统的财务档案,由于文件多,报表繁多,在实际处理中分类很细化,查找起来也不方便.而电算化财务档案就不同,它可以把历年的财务数据用数据库进行集中处理,并以图表的形式表示出来.
4、计算机的作业程序和计算机信息系统,以保持会计档案要求范围的新功能,所有的会计业务是由计算机完成,计算机是一个特殊的作业程序文件,计算机的数据结构以及各种代码既是电算化会计信息系统的前提,也是电算化会计信息系统能够运行的条件,而且要确保会计电算化信息系统的正常运行以及故障维护查询数据[2].因此,这些计算机信息系统虽然不占活动,又没有具体的数据和表,但没有他们的支持,整个会计过程无法运行,它必须作为一个特殊的会计电算化档案保存.
5、从事工作人员的素质和系统的质量安全操作性是会计电算化必须具备的条件,会计电算化要求除了管理人员不仅有专门的经验,对会计核算工作的熟悉,还必须掌握计算机操作和保养知识,系统的安全性,改善由于网络和计算机本身的原因,对工作中的安全操作与使用作出新的要求.
二、电算化财务档案管理目前存在的主要问题
1、对电算化财务档案管理认识存在偏差,导致档案管理工作有缺陷.从实际的工作来看,很多企事业单位的财务人员对于电算化财务档案认识不清,很多存有财务数据的介质、光盘都没有及时归位.
2、打印设备比较落后导致档案保存时限达不到要求.由于激光打印机的成本比较高,不少单位仍然使用针式打印机,很多针式打印机打印出来的纸质档案经过一段时间就会褪色,无法识别.这个时候如果没有对电算化档案进行保管的话,对给企业的正常运转带来不小的麻烦.
不难看出电算化条件下的会计档案管理工作也存在一些问题和面临一定的挑战.首先,依赖性特别强.因为必须借助一定的计算机硬件设备和计算机软件环境才能查看和利用.其次,安全性要求高.由于电子档案容易被人为修改,而且不留痕迹,所以,管理中始终面临着安全问题的挑战.再次,管理难度大.传统档案只是对纸质档案的分类保管,但电子财务档案既要保存纸质档案,还要用“双套”制备份电子文件,这无疑增加了管理的难度.第四,对管理人员素质要求特别高.在电算化条件下,一个合格的财务档案管理人员,必须是一个懂档案学、会计基本规则、计算机等知识为一体的复合型人才[3].
三、会计电算化环境下的财务档案管理
电算化会计档案是电算化会计活动的产物,是企业经济活动的重要史料和查询依据.所以,加强电算化会计档案管理是适应会计电算化环境的需要,也是为单位发展提供基础保障的需要.因此,要深入细致地做好电算化会计档案工作,更好地为企业管理和发展服务.
(一)不断强化与企业财务档案管理相关的软硬件建设
软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础所在.在硬件设施方面,根据实际需要购置计算机、打印机等硬件设备,按照国家档案局规定的库房管理规定标准,建立专门的会计电算化档案保护措施,实行备用盘与存储盘分离存放,并选择质量优良的磁盘介质进行数据备份.在财务软件方面,在电子文件归档保存后,应用数字水印、数字签名和数据加密软件技术对电子原件进行保护.其中,数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护；数字签名技术鉴别电子文件是否被非法篡改；数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护,防止非法拷贝打开.此外,为便于财务软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互使用,必须提高财务数据存贮形式的标准性、兼容性.
(二)全方位做好与电算化会计档案相关的信息资料收集工作
所谓电算化会计档案的收集是指在一定的周期内,把计算机系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质上,从而形成脱离于原计算机系统的独立的会计档案.财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内,以最小的损失恢复原有的会计电算化系统[4].除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号、销售公司相关信息.
(三)认真细致地做好电算化会计档案的管理与保存
由于电算化会计档案是存储在磁性介质上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应采取“双备份”法进行数据的备份,并且每份上应注明形成档案的时间、操作员姓名和存储内容,贴上保护字样,装入包装盒内,注意防潮、防尘、防火,存放在两个不同的地点应安全洁净远离磁场,以防止地震或火灾等意外情况,引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性.对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,导致会计档案丢失,造成无法挽救的损失.同时,一旦电子信息遭到计算机病毒的侵蚀,容易造成资料的丢失或打不开,因此,要不断升级和更新病毒库,提高杀毒软件的清除病毒能力.
(四)提高财务档案管理人员的综合素质
财务档案管理是集档案、财务、信息技术为一体的综合管理服务工作,管理的主体是“人”,管理人员素质的高低直接影响着财务档案管理的水平和对企业的服务能力.因此,建设一支高素质的财务档案干部队伍,是财务档案管理的重要基础.财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员,逐步改变现有业务人员队伍知识面单一的情况,满足信息化建设工作的需要.为适应信息技术的飞速发展,要不断加强财务档案人员的继续教育,以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则,着重加强财务档案管理人员的信息化技术及应用计算机软件新技术、新设备、新方法的培训,提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能.建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定,对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰奖励,提高大家学信息化、用信息化的积极性.
结论
总之,电算化会计档案管理是重要的会计基础工作,需要单位内各部门相互协调共同完成.相信做好以上几方面工作,电算化财务档案的管理应该会更为便利.