本站原创[摘 要 ]通过对75所教育部直属高校图书馆机构设置的现状进行网络调查,分析目前高校图书馆在机构设置方面存在的问题,构建一个优化的高校图书馆机构设置模式.该模式将读者服务部置于整个图书馆的中心,由文献资源建设部的学科采集馆员、读者服务部各学科文献库的馆员、参考咨询部的学科咨询馆员等共同为读者组建一张全方位、“一条龙”式的信息服务网.
[关 键 词 ]高校图书馆 机构设置 信息服务 网络调查
[分类号]G251
随着信息技术的发展以及读者需求的不断变化,高校图书馆原有的机构设置正面临诸多挑战,其不适应形势发展的弊端也日益显露.本文拟在75所教育部直属高校图书馆机构设置情况调查分析的基础上,构建一个优化的高校图书馆机构服务模式,以适应新的环境并更好地服务读者.
1 高校图书馆机构设置的现状
鉴于教育部直属高校图书馆在机构设置等方面走在全国同行前列,故我们重点选择了75所部属高校图书馆作为我们的调查样本,以此了解我国高校图书馆在机构设置方面的现状.我们首先通过网站确定75所直属高校名单,然后进入这些高校图书馆网站展开调查.
1.1 组织结构类型
75所被调查馆的组织结构全部是职能型,具体来说就是根据文献加工的流程及读者服务的功能设置相应的部门.
48所图书馆实行总分馆(专业馆)的模式,其中14所设有专业馆.这些图书馆的具体结构类型可分为：①分馆职责较大事业部形式,此类图书馆由几个馆合并而成,在尊重历史情况的前提下给予合并后的分馆较大的权限；②对各分馆进行服务功能定位的模式,如武汉大学图书馆,四个分馆依次定位为文理馆、工学馆、信息科学馆、医学馆；③分馆职责较小的形式,主要只负责书刊的借阅,一般只设置有流通部和阅览部；④由多个分馆共同组成全校的文献信息服务资源体系,如复旦大学图书馆由文科馆、理科馆、医科馆、江湾馆、张江馆等组成；⑤在分馆之外,再另设学科专业馆提供精湛服务,如中山大学图书馆设立3个学科专业馆,分别为对应的三大学科提供专业性服务.
另外,在组织结构方面实行横向的跨部门委员会和任务小组的有2所图书馆,如武汉大学图书馆,其设置有电子文献工作组、集成系统参数控制工作组、网上资源整合工作组、门户建设工作组等,在解决具体某项任务时通过这些工作小组对相关部门进行协调,共同完成一个部门难以完成的任务.华东师范大学图书馆则是组建5个专业委员会,分别为藏书发展委员会、读者服务委员会、读者教育委员会、文献整序委员会、自动化与网络管理委员会,以协调跨部门的各项业务工作.
1.2 馆内设机构的数量
75所被调查馆除美术学院图书馆情况不详以外,其余74所图书馆的机构个数总数为564个,平均每所图书馆设置的机构数量约为8个.同时,机构个数在6个以下的图书馆为28所,占总图书馆数量的38％.而根据王可文的调查数据,在江苏省高校图书馆中,部(室)总数在6个以下的图书馆占58％,杨学红等对北京地区20所教育部直属高校图书馆的机构设置情况调研的对应比例为30％,三者对比发现,目前国内直属高校图书馆的扁平化程度仍不够高,部门划分仍过细.
我们再来看看具体的部门设置数量情况.据调查,每所被调查馆都设置有一个办公室,主要为全馆业务工作和读者服务的正常运转提供后勤、财务、行政等方面的保障,其他部门的设置情况如图1所示：
图1中6部模式即采访部、编目部、流通部、阅览部、参考咨询部、技术部,此为高校图书馆部门设置较常见的形式.其他的部门设置一般都是在6部模式的基础上通过合并一些部门或根据附加业务增加一些部门而形成的.同时,5部模式所占比例最大,为28,98％,此种模式是在6部模式的基础上将采访与编目部合并,或将流通与阅览部合并,或将参考咨询部与技术部合并,说明当前的部属高校图书馆内,将两个内容相关的部门进行合并重组正受到较广泛的欢迎.
另外,还有5所图书馆采取较为特殊的部门设置模式：北京大学图书馆根据服务与管理特征,实行三大块的部门设置,即技术服务、读者服务、行政管理,将原来的相关业务部门都整合进模块里,以利于形成合力.山东大学图书馆也实行类似的三大块部门设置模式.大连理工大学图书馆则将其部室重组成两大模块,其一为读者服务区,实行对图书、借阅、管理合一的服务模式；其二为国际会议中心.上海外国语大学图书馆也是将其所有部室重组为对内与对外两大模块.上海交通大学图书馆以学科服务为主线,4分馆协同服务,部室仅设读者服务部、系统科学技术研究所、系统发展室、办公室等.这些图书馆将各个功能相近的部门合并、整合,实行大部门制,产生了两大益处：从读者角度看,他们不必再如以前一样在图书馆众多的部室内“走迷宫”似的寻求服务,而是直接进入到大部室如读者服务部,“一站式”地获得所需信息；对于图书馆管理者来说,将相近或相同业务处理的部室合并,既避免了机构臃肿与重复建设,又能让原先较为封闭的、各部室间缺少联系与合作的局面有所改观.
1.3 馆内机构的合并
从以上的分析可以看出,75所高校图书馆的有些部室进行了相应的合并重组,我们对其进行更进一步的详细统计,如图2所示：
图2说明,将采访部与编目部两者进行合并的做法最受图书馆界青睐,有47所图书馆实施了此种做法,比例达62.67％.同时将流通部和阅览部合并的做法也受到29所图书馆的亲睐,所占比例达38.67％.而王可文的调查数据显示江苏省高校图书馆中将采访、编目、典藏工作合为一个部门的占83％,书、刊、流通、阅览合一的占50％,杨学红等调查的相应比例分别为75％、25％.与这两者对比,我们的调查数据的比例都不高,说明目前全国部属高校图书馆的机构个数较多,扁平化程度不高.这可能与部属高校图书馆一般属于大型馆,其人员、文献资料均较为繁多,要实行部门合并会牵涉到较多问题,如大量书刊的搬移、人员的合并重组等,且其历史悠久,部门设置也已形成自己的传统和特色,一般较难变动.当然,部门的合并如果是简单的业务和人员的叠加,则并无多大意义,我们需要的是通过各相关部室的重新组合,业务和人员进行最优配置,以达到“1+1>2”的目的.
2 目前的组织机构不适应形势发展的要求
从调查情况来看,当前中国部属高校图书馆的机构设置仍有不适应形势发展要求的特点,具体如下：
高校图书馆组织结构的架置仍多以职能型展开,如75所被调查馆都实行此种结构模式.这种模式运行已久,其弊端也日益明显：图书馆各部门按便于进行文献和读者管理的角度设立,而不是从方便读者、服务读者的立场出发,给读者带来较大的麻烦,如读者往往需要跑几个部门才能将某一专题信息收集齐全,如图书馆较为复杂的部门设置而让读者在需要得到某 项信息服务时不知向哪个部门寻求帮助；根据不同业务职能而设立的各个部门,各司其职,虽在一定程度做到了较好地分工,但部门之间的协调性受到较大影响,也人为地分割了信息传递的整体流程；等级式的组织结构,使得第一线的馆员在为读者服务时不能直接处理,而需层层上报,大大降低了工作效率.等级制的金字塔式结构易导致集权与官僚主义以及机构内部的隔阂,难以更好地发挥人的潜力,提高机构总体质量.
部门设置方面,当前部属高校图书馆部门较多,机构扁平化程度不高.所调查的高校图书馆大多都实行职能式的多部机构设置,而较少有按读者服务需求、学科单元管理模式等设置图书馆部室的模式.而且,为应对信息环境带来的影响和读者需求的变化,有些图书馆对部室进行了拆分与合并,但这些做法没有“进行根本性的再思考和彻底性的再设计”,有些仪是简单的部门合并、人员调整,而没有考虑以信息技术为基础,进行实质性的人员、业务、机构整合.
管理方式方面,同一学科专业的文献分散管理,给用户带来诸多不便,影响工作效率；图书馆各部门间职能明确,各负其责,每个部门的馆员只需负责把自己职责范围内的任务完成即可,这样的管理方式极易造成图书馆的封闭性,部门之间或跨图书馆的协调与合作较难,难以在为读者服务方面打出“组合拳”,同时也因大量的重复劳动而使工作效率低下；业务部门远离读者,与读者之间较少有直接的交流,而流通、阅览部门由于业务流程的分割也往往不能将读者的意见及时地反馈给文献采集、加工等业务部门,致使其工作可能仅仅从自己的角度出发,忽视了读者的需求,难以根据读者要求改进工作,信息资源的采集不能完全、真实地反映读者的需求,因而造成一些采购回来的文献资源并非读者所需要.
3 优化后的机构设置服务模式
高校图书馆到底应如何随着环境和读者需求的变化设置自己的组织机构如何在尊重图书馆现实情况的前提下,尽量做到机构设置以读者为本所调查的部属高校图书馆在组织结构方面做的一些探索务实且有益,如总分馆模式、在总馆之外设立专业分馆、实行横向的跨部门小组等,都在一定程度上打破了较为僵硬的职能式组织结构.笔者以调查情况为蓝本,拟对高校图书馆的机构设置构建一个优化模式.
高校图书馆组织机构可设立5个部门,即文献资源建设部、读者服务部、参考咨询部、数字化技术部、办公室.办公室主要职责为全馆各部门特别是读者服务部的正常运转提供后勤、财务、行政等保障,其他各部门的职责与它们之间的关系如图3所示：
读者服务部：读者服务部由各个学科文献库组成,学科门类的划分可以中国教育部关于学科门类划分标准为依据,按哲学、经济学、法学、教育学、文学、历史学、理学、工学、农学、医学、管理学等进行设置,在每个学科库的门外详细列出该库文献所属的二级学科类型.每个学科文献库实行采、藏、借、阅、参考咨询服务一体化.整个图书馆的重心应该在读者服务部.具体说来,就是以该部的各个学科文献库为中心,文献资源建设部、参考咨询部、数字化技术部等都围绕它开展工作.各学科文献库包括拥有实体建筑的纸质文献库和以电子资源、虚拟资源为主的网络文献库.
文献资源建设部：设立学科采集馆员,即该部的每个馆员负责某几个学科文献库文献的采集,包括每一学科的纸质图书、期刊、报纸、电子资源、虚拟资源的采集,其采集的纸质资源充实到相应学科文献库的纸质库里,而电子资源、虚拟资源采集后则入藏到该学科文献库的网络库里,提供读者使用.这就要求该学科采集馆员经常到自己所对应的学科文献库里去收集读者借阅的情况、去参考咨询部了解读者点击、下载与该学科相关的各个数据库的情况,并定期在文献库发放文献资源采集调查问卷,了解读者的文献需求,因为所调查学科文献库的读者多为该学科的师生,其对该学科的了解程度较为深入,对该学科的纸质文献、电子资源的出版情况较为熟知,故这样的调查效用性较大.同时,考虑到入馆读者的有限性,该学科采集员还应经常到相应的院系,调查了解师生读者的文献需求,特别是应重点参考学科专家的意见,因为他们的文献信息需求量大,且熟悉自己所在学科的文献信息出版情况.最后,学科采集馆员还应在每个学科文献库设立专门的文献采集信箱,如某位读者想推荐购买某本文献或某个数据库时,即可将意见发至该信箱,学科采集馆员再根据其提供的意见考虑是否采集.文献资源建设部的文献加工、编目等都可实行外包,而腾出来的人手可专注于读者文献信息需求的调研、分析,融入读者中,切实了解、掌握他们的真实文献购置需求,在此基础上完成文献资源的建设.
参考咨询部：围绕读者服务部的各学科文献库设立学科咨询馆员,每位学科咨询馆员负责某几个学科文献库的参考咨询服务.读者的一般性咨询即由各学科文献库的馆员回答,涉及较为深层次的咨询服务请求则由参考咨询部对应的学科咨询馆员来解决.平时这些学科咨询馆员应经常在自己所负责提供咨询服务的学科文献库巡库,及时为有深层次信息咨询需求的读者提供服务.另外,每个学科咨询馆员应针对自己所服务的学科开发质量较高、内容较精的二、三次信息产品,并及时在相应的学科文献库予以宣传,提供利用.
数字化技术部：为读者服务部各学科文献库的系统正常运行、软硬件维护、电子资源的维护等提供技术支持.
关于各个学科文献库之间的联系,当读者有涉及多个学科文献库的文献信息需求时,可通过组建临时的跨库小组予以解决.该小组成员可由各文献库的馆员、负责所涉文献库文献采集的学科采集馆员和信息咨询的学科咨询馆员等组成,共同为有多学科信息需求的读者服务,这样从另一方面也加强了各学科文献库、馆内各部室之间的联系.
高校图书馆如按照以上模式进行机构设置,既不用“伤筋动骨”,大范围地变动机构、调整人员,又能在较大程度上克服了原有图书馆机构设置的诸多弊端,方便了读者,真正做到一切工作以读者为中心.
总之,既然读者服务是图书馆所有工作的唯一宗旨与目标,那么,将读者服务部置于整个图书馆的中心位置应是题中应有之义.这样,每位读者有什么样的文献需求,只需进入相应的学科文献库(包括现实到馆和登陆图书馆网站进入各个不同的学科文献库的网络服务界面),即可享受“一条龙”的文献服务.