本站原创摘 要 ：金盘图书馆集成管理系统（Gold Disk Library Integrated System,下文简称gdlis）是目前国内使用较为广泛的图书馆管理软件之一.该文通过湖南师范大学图书馆（下文简称我馆）在引进gdlis后对系统的应用实践,结合图书馆的具体工作流程,总结了gdlis在总分馆模式上的使用经验,并分析了其中的不足之处.
关 键 词 ：集成管理系统；图书馆；gdlis
中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）28-6781-02
1.研究背景
我馆是国内较早进行数字化建设的图书馆之一,早在本世纪初,我馆就已经引进了图书馆自动化集成系统（integrated library automation system II下文简称ilasII）,开始了在数字化图书馆这一新新事物上的探索之路.经过这几十年的发展,我馆工作者们逐渐认识到,ilasII虽然在操作与业务流程的应用上有着很大的优势,但是其数据库难以兼容、缺乏总分馆模式的先天缺陷已经很难适应如今图书馆界提倡的服务至上、共建共享的管理理念.因此在2013年,我馆工作人员经过多方走访、调研,最终决定将本馆的自动化管理系统更换为gdlis.这样,一方面,gdlis采用了oracle数据库作为底层,能够很好地解决数据库的通用性问题；另一方面,gdlis有着较为完善的总分馆功能设置,能够适应我校各分馆馆藏共建共享的建设需求.至2014年初,我馆gdlis已经正式上线,笔者作为图书馆的系统管理员,在gdlis主分馆模式的应用中积累了一些经验,也发现了不少问题,现将之分享如下.
2.应用经验
gdlis的总分馆模式,采用的是控制的方式,即首先在系统里设置数个分馆,然后在相应的分馆下建立各自的操作员,系统通过这些操作员的归属来确定用户的权限范围.一般来说,各分馆的操作员都只能操作和统计本分馆的书目和读者数据.其具体在图书馆各个工作环节的应用如下：
2.1 在采编典环节的应用
采编典环节指的是对图书进行采访、选购、验收、编目、典藏的整个过程,其处理对象主要是图书的书目数据和与之相关的预定、验收、典藏数据.gdlis在采编典环节中能够很好地区分各分馆的书目数据,做到各分馆的工作流程独立而不互相影响；同时又较好的实现了书目数据的共享：在查重功能中能够区分本数据是与本馆重复或是与分馆重复,在编目环节中还能够检索到其他分馆的数据并直接采用、典藏,系统会通过重复905字段的方式来区分不同分馆的馆藏信息.总的来说gdlis的总分馆模式在采编典环节中的应用问题较少,主要问题在于每个操作员的都只能对一个分馆进行采编典的工作,当有数个分馆需要统一进行采购时需要通过切换来完成工作,导致操作流程略显繁琐.
2.2 在流通借还中的应用
总分馆模式在流通借还中的应用,主要是对不同分馆的操作员、读者与图书之间流通规则的设置.具体而言,gdlis能够对分馆内的同一类读者在所有分馆设置独立的流通权限,各分馆操作员通过控制,只能借还本分馆内有馆藏的书目,各分馆的借还数可以独立计算也可以统一计算.但是流通过程中读者的状态在每个分馆都是一致的：例如当一读者在某分馆有欠费时,他在其他分馆的状态也会变成欠费状态.这种情况只能通过修改各馆的流通权限,使欠费的读者证号能继续借书,才能保证读者证在其他分馆的正常使用.
2.3 在读者事物中的应用
读者事务主要包括对读者的罚款、赔书、挂失、续借等事物的处理.gdlis中,读者在各分馆的罚款能够通过系统设置来决定是统一处理或是由产生罚款的分馆独立处理,其它诸如赔书、挂失、续借等事物,各分馆的操作员都能且只能处理属于本分馆的读者对象.这种方式对于总分馆分布情况较简单的学校能够很好地适应.但对我校而言,由于大部分读者对象是共同的,且读者事物的处理主要由总馆完成,因此为了便于统计和操作,我校采取的是“多个分馆,一套读者”的管理模式,所有的读者都统一录入总馆,而其他分馆内由于没有读者数据,导致当其他分馆的操作员要进行读者事物处理时还需要将换成总馆才能进行.
2.4 在查询统计中的应用
查询统计的主要对象是图书的流通、馆藏情况以及读者的借还情况和其他读者事物的情况.gdlis中,各分馆能较全面的统计本馆的馆藏情况、本馆图书的流通情况以及在本馆产生的读者事物情况,但无法统计其他分馆产生的上述信息.此外由于上文所述原因,我馆所有的读者都统一隶属于总馆,因此系统中对读者借还的情况的统计还不够全面,尤其是在催还统计中,当其他分馆的读者借了本分馆的书后,两个分馆的催还模块都无法统计出这名读者的信息,严重影响了图书馆的藏书安全.
2.5 在期刊模块的应用
期刊模块包括期刊的、签到、装订、验收、统计等流程,其主要处理对象是期刊的书目信息及其相关信息.gdlis在期刊模块中的主分馆应用和采编典环节基本相同,这里就不多做赘述了.
3.问题思考
从应用经验中我们不难看出gdlis在总分馆模式的使用上能够适应大多数一般情况,但对于我校较为复杂的总分馆设置,还是存在一些漏洞,总结起来有以下几点：
3.1 分馆间缺乏层级关系
gdlis中各个分馆的关系实质上是一种并列关系,在权限设置和工作流程的设计中各分馆是各自独立、并列进行的,并没有一个实际意义上的总馆权限存在.但是对我校而言,图书馆业务的专业人士大多集中在总馆,而各分馆一般只负责采购、借还和少量读者事物,这就要求我校的总分馆最好是一种“总馆可以操作分馆数据；分馆不能操作总馆数据”的上下级模式.这样一来,我们可以将读者按单位录入各个院系的分馆,由院系分馆处理一部分较为简单的本院数据,而总馆则负责全局的操作和统计.
3.2 流通信息无法共享
gdlis虽然在采编典环节很好地解决了数据共享的问题,但是在流通借还、读者事物和查询统计等环节中,各分馆的数据信息仍然处于一种封闭状态,这意味着当读者需要查询自己的流通历史时必须通过该读者访问过的所有分馆的操作员才能查询到完整的数据,导致了工作流程的繁琐.更严重的是这种封闭甚至还会导致数据完全无法查到的恶性漏洞的产生,例如上文提到的查询统计环节中的催还功能.就我校的工作流程而言,理想状态应该是把查询、统计甚至处理其他分馆事物的功能作为一项操作员权限,由系统中的设置来决定该操作员能否对其他一个或多个分馆的数据经行查询或处理.
3.3 流通权限不够独立
我校分馆数量众多并且分布较散,因此对各分馆的管理较为灵活,分馆间管理方式的差异较大,这就要求我校在各分馆流通权限的设置上,要做到相互独立、互不影响.但就目前而言,gdlis在流通权限的独立性上,仍有两方面的问题存在：其一是同一类读者在每个分馆的状态一致,导致的权限设置问题,这在前文已提到过；其二是在设置读者是否允许“有超期仍可借书”和“有欠款仍可借书”的权限时,不能区分书目的来源.仍以我校为例,某些院系的资料室允许读者有超期书仍可外借,而总馆和分校区图书馆则不允许,但由于不能区分读者所借图书的来源,我馆只能把“有超期仍可借书”和“有欠款仍可借书”两项权限在所有分馆都设为允许,这对我校图书馆的管理造成了很大的影响.
4.结束语
总体而言,gdlis已经在很大程度上实现了对图书馆总分馆模式的支持,但在复杂环境中的应用仍然是一个需要研究的课题.自动化系统的应用直接关系到图书馆的工作效率和读者服务质量,只有对其不断研究、推陈出新才能使图书馆的发展不断前进.该文仅在此抛砖引玉,一方面总结自身的使用经验,希望能给图书馆界的同行以启发,另一方面也希望金盘公司能及时改进产品存在的问题,将gdlis不断完善,为我国的教育事业贡献更大的力量.