优化财务报账流程,推动高校财务管理的建设

摘 要 :本文主要对高校财务报账流程中存在的某些问题进行简要分析,并提出优化财务报账流程的些许建议,以便为高校财务管理的建设发展提供一些理论参考.

关 键 词 :高校财务报账流程问题优化

近年来,我国的高等教育有着飞速的发展,并且逐步朝着大众化教育的方向发展.在这种环境背景下,高校的事业经费随着在校学生数量的不断增长而日益增加.所以,财务报账是高校经济中必不可少的一部分,又因为财务报账需要一定的政策性且手续繁琐复杂,这就给财务人员造成了一定的工作压力.在这种情况下,财务报账的流程难免会出现诸多问题,因此,高校的当务之急是优化财务报账流程,推动财务管理的建设发展.

一、高校财务报账流程

(一)财务报账的定义

财务报账是财务人员对经办人递交的经过审批签字后的报销单、票据以及相关的经费卡进行的审核付款的过程.

(二)财务报账的目的

高校财务管理的重要组成部分之一是高校财务报账,财务报账是高校财务对学校资金来源的一个合理利用、规划的过程.财务报账的主要目的在于对各种经费项目及经费数额进行合理的规划和适当的控制.通过财务报账使高校的经济达到收支平衡的效果.

二、高校财务报账流程存在的问题

(一)报账签字难

“一支笔”制度一直存在于各高校财务报账中,财务报账需要经过领导的层层签字和审批,然而高校领导普遍工作繁忙,大多数领导身兼数职,这就造成了财务报账签字困难的后果.正因如此,许多教职工的利益因领导的繁忙工作而得不到保障,但是,这些财务报账又必须经过领导的签字审批,这必定占用领导的大部分时间.假若票据由于各方面原因得不到财务部门批准时,必定会造成教职工的不满情绪,甚至会打击教职工的科研积极性.

(二)报账排队不易

高校财务流程中的一大难点是需要长时间的排队.目前,高校的多数财务部门建立了叫号设备系统,解决了排队无序的问题.但是,由于报账经办人的业务量大,导致财务部门的人员无法预估业务人的业务数量,从而增加了处理业务的时间.而对于报账经办人来说,枯燥乏味的排队是一件非常耗时的事情.因此,为了早点好报账工作,经办人只能提前几个小时到财务处拿取靠前的叫号.总之,排队报账是一件又耗时、又耗力的工作.

(三)报账信息不相称

目前,各高校都创立了校园网,财务部门借助校园网这个平台定期发布财务的相关信息.但是,事实上,校园网上的财务信息并没有得到及时的更新.更新不及时的主要原因是因为财务部门的人手不够,财务人员几乎人人负责处理多项工作,时常出现顾此失彼的现象.此外,财务部门没有加大对财务报账流程的宣传力度,这就导致经办人不能及时掌握学校的财务制度及流程,使财务报账很难一次性通过.又因为财务的相关信息不能在各部门之间进行资源共享,这无形中加大了各部门之间的沟通与协作问题.然而,教职工因为这一因素不得不在各部门之间来回奔波,这无疑会让教职工对财务部门产生埋怨心理.

(四)报账时间太集中

高校财务的报账时间一般分为两个阶段：一是开学初期；一是学期期末.开学初期,教职工手上都积攒了许多调研、培训、会议等工作方面的票据.而且随着新学期的开始,教研工作也随之展开.由于教研工作的展开,各个项目的资金需求无疑也在增加,同时加大了财务报账的工作量.学期末,科研项目费用、学生的毕业论文答辩费、各类奖金发放都堆积在一起,这在很大程度上加大了财务人员的工作量,难免会降低财务人员的工作效率.

三、优化财务报账流程的策略

(一)加大财务报账流程的宣传力度

由于大部分教职工对财务报账的制度和流程了解的不够详细,导致财务人员与教职工双方耗费大量不该耗费的时间,在很大程度上影响工作的效率.因此,要让教职工详细了解财务报账的流程就要加大对教职工的宣传力度.财务部门可以定期召开会议,召集各学院分管财务的负责人,对负责人进行详细具体的讲解工作,加强教职工的规范化意识,从而提高工作效率.

(二)实施专人专项的报账工作

不同的经费有着各不相同的报账流程,比如,科研项目经费、论文答辩费、部门经费、出差费等.财务人员针对这些不同费用的报账流程,难免会出现差错,对此,财务部门可以分配专门的财务人员负责专门的报账流程.只有在正确掌握各个经费的项目及编号的情况下,才能提高财务报账的效率.

(三)最大程度利用校园网平台

校园网这个平台为财务信息透明化提供了一个很好的途径.财务部门可以利用校园网进行宣传学校的财务规章制度的工作,让师生充分了解财务报账知识的及时动态.此外,学校应加快信息化校园平台的建设,开创微信、信箱等互动交流方式,为师生提供一个方便快捷的查询途径.

(四)设立预约报账服务

每个学期的开学初期和学期末尾都是高校财务报账的繁忙阶段.在这两个阶段,一大批教职工和学生挤满了财务报账的整个大厅,财务人员的工作无疑会受人群噪音的影响.因此,为了提高工作效率,财务部门必须采取相应的措施解决问题.为了减轻工作负担,财务部门可以设立预约报账服务.预约报账就是经过粗略审批留下票据多、费用多、支付急的报账,记下经办人的,等到财务人员处理完其余报账工作后再通知相应的报账经办人到财务部门报账.这种工作方式,无论是财务人员还是教职工在很大程度上都节省了时间,也大大地提高了工作效率.

四、结束语

总而言之,高校的财务报账是一个服务性强、政策性强的工作,除此之外,高校财务报账还是高校财务管理不可或缺的一个重要组成部分.财务人员的工作质量和工作效率与高校财务管理的水平是息息相关、紧密相连的,也会直接影响到社会人士对高校财务管理水平的评价.因此,优化财务报账流程,提高财务人员的工作效率,是推动高校财务管理发展的重要途径.