中文期刊实现动态编目的必要性实现途径

摘 要:针对中文期刊在出版发行过程中经常发生种种变化,而图书馆的中文期刊编目数据常常跟不上期刊变化的情况,为保证中文期刊编目数据的准确性,笔者结合自己期刊编目的工作实际,分三个问题论述了:中文期刊实现动态编目的必要性应关注的几个问题及实现途径.

关 键 词:图书馆;中文期刊;编目工作;动态编目

中图分类号:G251文献标志码:A文章编号:1002-2589(2012)09-0052-02

在谈到中文期刊实现动态编目的必要性及实现途径之前,我们首先应该统一对“动态”这个词的理解.所谓“动态”是指:“事物发展变化的情况”(《现代汉语大辞典》).从“动态”的概念出发,我们理解中文期刊实现动态编目:就是在中文期刊编目工作中对某种期刊的编目不是一次完成的,而是要不断地更新、不断地完善,也就是说:对于每一种期刊的编目来讲,完成是相对的、暂时的,没有完成绝对的、长久的.本文从一下三个方面谈中文期刊实现动态编目的必要性及实现途径.

一、中文期刊实现动态编目的必要性

期刊作为连续性出版物的一种,其最大特点是――连续性.期刊在各国的社会发展进程中都起着至关重要的作用.同样,中文期刊作为一种文化载体,它在我国社会的发展过程中起着:报导及时、内容广泛、连续出版的作用,是反映我国社会、政治、经济、文化、科学技术发展状况的一个重要窗口.由于我国社会目前正处于全面、飞速发展的新阶段,那么,作为纪录和反映社会发展状况的期刊,要更好地发挥其窗口作用,使其更具有生命力,它必然要适应社会的发展而发展,在发展中不断地完善自我.因此,绝大多数中文期刊在其自己的发展历史上或多或少都是处于动态的变化之中,期刊的这种动态变化,归纳起来一般表现为期刊的创刊、停刊、改名、合并、分辑、副题名、ISSN号、主编、主办单位、及出版频率的改变等等.正是中文期刊在发展中的这一动态性特点,决定了作为全面揭示期刊形式特征和内容特征的中文期刊编目数据,也必然要适应这一动态特点实现动态编目.如果我们不对期刊实现动态编目,不及时地对编目数据进行更新,就会直接影响编目数据的准确性和完整性,影响期刊使用者对期刊文献的检索利用,就不是高质量的编目数据;作为高质量的期刊编目数据,必须是既能够准确地反映其现在的情况,又能够全面地揭示其历史发展的概况.因此,中文期刊只有实现动态编目,根据期刊出版的动态变化,随时更新自己的编目数据,保证期刊编目数据的正确性、完整性,才能更好的满足文献使用者的检索需求,提高图书馆期刊文献的有效利用.由此不难看出:中文期刊实现动态编目,不仅关乎图书馆基础工作的质量与水平,而且关乎期刊的社会价值的发挥,必须给以足够的重视.

二、中文期刊动态编目应关注的几个问题

中文期刊编目,是依据《中国文献编目规则》(第二版)(2005)、《中华人民共和国国家标准GB/T3792.3-2009文献著录第3部分、:连续性资源》(2010)(以下简称“国家标准”)、《新版中国机读目录格式使用手册》(2004)进行完整编目.同样,对中文期刊编目数据的更新也要依据以上标准进行.根据本人在期刊编目工作中的一些体会,现就中文期刊编目数据更新应关注的重点及处理办法提出自己的意见,供同仁讨论.以下以CNMARC形式表述:

1.011字段(ISSN(国际标准连续性出版物号))

ISSN号是由ISDS中心分配的、唯一标识该期刊的一种数字代码.期刊更名后ISSN号有的刊沿用原号,有的将启用新的;也有的刊没有更名,但ISSN号也发生了变化.对于ISSN改变了的,应在011字段记录下来,新的ISSN号记录在011字段的@a子字段,原ISSN号记录在011字段的@y子字段;011字段的@d(),期刊的是经常发生变化的,也应注意更新.

2.100字段(通用处理数据)

100字段为记录任何媒体资料的固定长代码数据,为MARC数据必备字段.本字段应注意的重点是:出版状态、期刊起始年、期刊终止年、阅读对象代码的变化.出版状态是随着创刊、停刊时间的改变而改变,要注意根据某种刊的创刊、停刊的变化去修改出版状态代码;阅读对象的变化主要表现在少儿刊上,体现在100字段的第17-19位字符上,要注意修改.

3.110字段(编码数据字段:连续出版物)

110字段的第2个代码代表刊的出版频率,表示某种刊当前的出版频率.随着时代的发展,社会需求的改变,及稿量的增减等因素的影响,期刊的出版频率常常发生变化.因此,当某种刊的出版频率改变时,要及时修改该书目数据的出版频率代码.修改出版频率代码时一定要注意与326字段记录的出版频率相一致.具体做法是:将最新的出版频率放在326字段的第1个@a子字段并用@b标明出版频率改变的起止时间,然后将以前的出版频率情况按照发生变化的先后顺序重复@a、@b子字段.

4.200字段(题名与责任说明)

200字段描述正题名与正题名有关的其他题名信息.根据《中国文献编目规则》(第二版)和“国家标准”,题名发生次要变化时则不需要编制新的书目数据的原则.对于期刊题名的变化,我们应该视刊名变化的情况决定是新编,还是更新书目数据.当正题名发生主要变化时,必须编制新的书目数据;否则可以考虑更新数据.更新200字段时一定要注意与之相关的其它字段的更新,如:3―、4―、5―字段的相应更新.期刊题名的变化是错综复杂的,如不及时更新就可能造成混乱,甚至分不清是一种刊,还是两种刊.


5.207字段(资料特定细节项:连续出版物卷期编号)

207字段标识期刊的出版卷期年月日.卷期标识变化表现为,一种刊有时用年标识,有时用卷标识,有时有总期,有时没总期,有时总期相连,有时总期不相连等等.当某一种刊出现不同卷期标识时应在207字段重复@a子字段,将不同卷期标识断开并逐一详细记录.207字段记录的出版时间,要注意与100字段、210字段和326字段所反映的时间相一致.

6.210字段(出版发行等)

210字段描述出版发行地和出版者的信息.某刊的出版地、出版发行者发生变化后,将其新的出版地、出版发行者记录在210字段,变更前的出版地、出版发行者在304、306字段作附注说明.

7.215字段(载体形态项)

215字段是记载包括数量、有无图标、尺寸、附件等信息.社会的进步,与国际化的接轨等因素,使期刊的外形尺寸变化较多;期刊载体形态的多样化,期刊附件的增加等都需要在215字段及时作更新,并在307字段予以说明.

8.3―字段(附注块)

3―字段是以自由行文的方式对各个著录项目进行必要的补 充说明的.凡其它字段需要作补充说明的均应使用相应的3―字段作详细说明.

9.4―字段(款目连接项)

4―字段是记录中的每个款目连接字段所包含的数据字段.是用来连接此刊与彼刊并表明其逻辑关系的重要字段,4―字段的连接可以将某刊的来龙去脉揭示的非常清楚.获得4―连接字段的信息,除刊上有明确标明以外,还要从刊的卷首语、发刊词、目录页等处去发现信息.

10.701、711字段(个人名称-等同知识责任、团体名称-等同知识责任)

期刊的责任者在期刊编目中是变化最大的一个项目.主编、总编辑、主办单位等等受各种因素的制约都会频频出现变化,其表现为:责任者的更换、增减和责任方式的改变等.对于责任者的变化,一般应将最新的责任者增加在701、711字段的最前面,并把原先的责任者保留,并在314字段进行说明.

总之,中文期刊的书目数据要适应期刊的变化而改变,每个字段都有可能发生改变,应该努力做到完美.

三、实现中文期刊动态编目的途径

讨论中文期刊实现动态编目的途径,必然要从图书馆中文期刊的工作流程上去看.图书馆的中文期刊工作一般由采访、编目、记到三部分组成,这三个部分之间既有相对的独立性,又有相互的联系,这三者之间怎样结合才能有利于实现中文期刊的动态编目呢?仅以国家图书馆中文期刊工作为例,国家图书馆传统的期刊工作采编流程是:采访人员负责采访,编目人员负责编目,记到人员负责记到,三者之间基本独自完成自己的工作;这种工作方式,使工作人员不可能熟练掌握期刊工作全部流程的业务知识,只能把工作重点放在自己所负责的范围内,不太注意关心其他环节的问题,即使发现问题,如果彼此间不及时沟通,就会造成工作中的一些疏漏,使应该及时发现并解决的问题得不到及时处理,势必造成期刊编目数据出现一些缺陷,这也是我馆期刊编目数据总得不到及时更新的主要原因.大家知道,中文期刊广泛存在着一号多刊、一刊多版等情况,此类情况相当严重,这就给从事期刊采访的人员造成困扰,采访人员如果不懂编目就难以判断取舍,会出现期刊品种采购不全或者同一种期刊的部分卷、册漏采现象;关于记到工作,期刊记到工作一般会被忽略为简单工作,似乎和采访、编目工作关系不大,不影响期刊工作全局,其实这是一个严重的误区.实践证明:期刊记到是期刊工作的一个重要环节.可以形象地说:期刊记到是期刊工作的前哨,因为只有记到人员才能接触某种刊的每一期,只有关注每一期,才能知道其什么时候发生了什么样的变化.由此不难看出:中文期刊的采访、编目、记到工作密不可分.因此,我认为:实施中文期刊工作采访、编目、记到一体化,是中文期刊实现动态编目的必然途径.

期刊工作实现采访、编目、记到一体化,对整个期刊工作来讲,有着广泛前景和意义.在采访时可根据订刊目录对连续出版物进行实时查重、;采访来的期刊及时进行编目,在编目中遇有不详的项目,可与该刊的编辑部直接进行沟通,尽量做到全面、准确揭示文献的各种特征;然后,通过在记到中发现的问题及时更新编目数据,使期刊的编目数据能够及时、准确地得到维护;同时也可避免以往因采访、编目分开造成的一些工作重复等.

综上所述,中文期刊工作做到采访、编目、记到一体化,是中文期刊实现动态编目的必然途径,是提高中文期刊采访工作效率,确保高质量编目工作的有效方法.

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