女性秘书的优势

【摘 要】心理学上认为,不同的性别规定了个人的行为、性格、感情等一般特征的差异性,任何职业都有其区别于其他职业的特殊性,秘书工作更是表现得尤为明显.秘书群体中很大部分人员组成为女性,她们与男性秘书具有哪些方面的差异,在工作中又应当如何扬长避短,更加出色表现呢?本论文主要就是采用实证分析、案例研究等方法,借鉴心理学的研究成果,针对女性的行为、性格、感情等一般特征的特点,来分析女性进入秘书行业后的优势.

【关 键 词】女性秘书；秘书工作；性格特征；性别优势

一、秘书工作对从业人员性别的要求

秘书工作从广义上来说是对领导部门的辅助性工作,它属于管理工作中的一环.由秘书工作自身职责等引发了许多对相关从业者的要求.

(一)秘书工作内涵

1.秘书工作的定义及职责

秘书是领导身边的综合辅助人员和公务服务人员.他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办会、办事等为主要职能,是领导的参谋和助手.一般认为,我国现今秘书的主要职责是协助领导人处理综合情况、调查研究、联系接待、文书和交办事项等,其具有独特的工作性质和工作内容.

2.秘书工作的性质及女性优势的相应体现

（1）辅助性.秘书是领导决策的坚定执行者和坚决维护者,秘书必须始终坚定不移地贯彻领导决策,执行领导决定.心理学研究表明,男女在天然的情感和意志活动中具有很大差异：男性一般有支配欲,而女性则具有忍耐心和依赖心.我国传统社会的“男主外、女主内”的思想根深蒂固,在许多家庭事务上,一般是男性占主导地位,女性则更多为家庭各个环节作多方位、小细节的周到顾全.女性性格上较温柔和顺,工作时较耐心细致,所以比男性更适宜从事辅助性、服务性职业.当领导在下达某项命令或决定的时候,女性秘书能够充分发挥其辅助作用来执行领导的意图,而男性秘书则可能出于其天生的支配而在执行过程中加上自己的一些想法,或是擅自以自己的视角解读领导的思想.无论这些做法是对是错,都有可能会引发领导的不快,会影响领导与秘书之间的合作关系.曹操与杨修的故事就是个很好的例证.固然杨修牵扯到曹操选继承人的行为成为了其悲剧命运的主要原因,但他对曹操的冒犯也是加剧自身灭亡的重要因素.作为一位类似于今天的秘书长职务的主簿,杨修太过自持聪明,自命不凡,一直揣度曹操的心理并公诸于众,无视曹操的尊严,再加上曹操是一位心胸狭隘、多疑的领导,这样领导和秘书的组合注定无法长久存在.

（2）潜隐性.秘书要保持一颗平常心,要有甘当绿叶的精神,这是秘书工作的基本要求.秘书工作要求秘书人员不越职、不越权.在政治现实中,秘书与领导干部之间有超乎寻常的依赖关系.心理学上来说,男性较之女性具有更强烈的支配.秘书很容易以身边人身份与领导干部达成默契,夸大其社会功能,导致秘书自我膨胀,将公权私有化.在实际运作中,政治权力失控的过程有相当一部分是由秘书来完成的.当年震惊全国的“河北第一秘”巨贪李真,到今天仍是人们不时提起的话题,他就是一个男性秘书物欲极端膨胀、铤而走险的例子.他在为领导当秘书时,不但经常钱权交易,而且生活作风极不检点,多次主动跟人要烟要酒；经常假借领导之名来获得相应的好处以满足物欲,不仅损坏了领导的名声,也为我国行政工作带来很大损失.这就证明,男性的野心对领导会具有潜在威胁.一方面,领导身边的男性工作人员如果不能克制自己对权力、金钱的,势必也会诱使领导走上腐败之路；另一方面,男性秘书对权力的渴望也导致其不甘人后,更不愿意做一个默默奉献的幕后工作者.而女性秘书则不同,她们一般对权力不过分追求,具有服从性、被动性,甘于为领导做一些幕后工作.在这一点上,女性秘书的“淡泊名利”反倒会对领导腐败行为产生抑制作用.

（3）综合性.人们把秘书工作比喻为“上管天文地理,下管鸡毛蒜皮”,这就体现出秘书工作的面面俱到、事无巨细.一般认为,男性一般更乐于作在大方向上的决定,而不愿将其细化到所有环节的执行工作,长此以往秘书工作必然会出现漏洞.相比之下,女性的细致周到则完全符合秘书工作的综合性要求,无论是工作上的还是人际交往方面的甚至于领导生活起居方面的事务,女性都能面面俱到.

（4）机密性.秘书身处各类机关的心脏位置,大量接触机要文件,掌握许多核心机密,一旦泄密则会带来巨大损失,所以必须强化秘书的保密意识.较之乐于在饭桌上大谈公事的男性,女性秘书较文静、谨慎、自律性强,即使在私下交流时也较少涉及工作方面,更不会以知晓机密事件为炫耀资本,有利于保密,这让领导比较放心.这正是传统的党政秘书工作中常用女秘书担任机要秘书的一大原因.

(二)秘书工作内容上女性优势的体现

1.事务性工作上的优势.秘书工作内容多为繁琐复杂的小事,在这一方面女性形象思维优势明显高于男性,她们对具体事、细节、人名、地名、词汇、数字等方面的记忆比男性发达；一般女性都具有管理细腻、条理性强等方面的内在素质,在事业和生活中具有“多功能”的优势；女性由于手指灵巧、耐心仔细,她们的打字速度远胜于男性；而且总体上来看女性具有较好的外语接受能力,正符合我国市场经济下需要加强与外国沟通交流这一需要.女性仿佛具有“多核处理器”一般,可以同时做好几件事而不出错,迎合了秘书工作事务繁多的特点.

2.协调沟通工作上的优势.秘书需要处理好上下级关系,沟通联络平衡左右关系,协调领导、部门之间的关系,接待受理群众来信来访,应付处理各种突发的紧急事件.在这方面,女性表现得更加出色.不仅在谈话方式上较男性生动活泼,女性还具有声音悦耳、富有感彩的特点,容易被服务对象接受,给人留下美好的印象.与上级沟通时,女性在提建议时始终处于温和有弹性的状态,能通过正当的渠道、妥善的方法向领导机关和有关领导反映,以便及时进行纠正和处理,这样能够满足领导的成功感,做到对领导政治上负责.这与男性秘书直截了当指出领导错误相比,往往更易于被领导者接受.与平级、下级沟通时,女性也普遍具有态度温柔和蔼、感情丰富的特征,在社交场合或工作协作中更能赢得别人的好感,这一点对化解商业交往中的矛盾或尴尬绝对是大有裨益的.