单位编号在教育人事管理中的延伸运用

摘 要 :单位编号结合Excel函数公式在日常教育人事管理中的科学运用,既能保证数据的正确性和完整性,实现快速而又灵活的数据响应,达到事半功倍的效果,同时也能减轻下属单位人事干部的工作压力,为上级部门及时提供各类有效数据以供参考引用.

关 键 词 :单位编号 Excel 人事管理

中图分类号:TP391 文献标识码:A 文章编号:1007-9416(2013)09-0185-04

数字编码在人类日常生活中的运用非常广泛,如邮政编码、、、公路路线编号、门牌、车牌等等,人们可以从不同的数字编码中寻找规律,获取信息,享受便利.

数字编码同样可以应用在日常的教育人事管理中,达到事半功倍的效果.

1.给每个下属单位确定编码

按我国现行教育管理体制,中小学、幼儿园、职业类学校一般由县(区)一级教育部门主管.

本县教育局下属有事业法人单位及各类公办、民办学校(幼儿园)近100家,每次布置一项工作,一般完成后都需要接收整理、汇总统计各单位上报材料.笔者第一次经手就觉得犹如梗骨在喉——弄清楚材料尚未上报的单位倒也简单,对着会议签到单打勾就行,但要在一大堆材料中快速、精确地找出某一指定单位的材料,却实在是费时费力.

为学校单位编码很好地解决了这个问题:(1)可以根据单位类别、性质等特点,每个单位对应一个编号;(2)制作单位编号表,让每一个单位都清楚各自特定并且唯一的编号;(3)要求单位上报的纸质材料在右上角填单位编号,整理时把上报材料按单位编号顺序排列后,可快速准确查找指定单位的材料;(4)要求单位上报的电子文档在文件名前加单位编号,接收后保存到一个指定的文件夹中,刷新后可以清楚快捷地发现缺报单位,也可轻松点击查看任意一个单位的上报材料.

熟能生巧,用不了多长时间,一般人都能熟练地根据编号联想到学校名称,或根据学校名称快速报出单位编号.

2.建立单位基本信息数据表

根据单位实际情况及单位编号建立单位基本信息数据表.(见表1)

3.结合VLOOKUP函数的用法

3.1 VLOOKUP函数的语法含义

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)可以写为:

VLOOKUP(需在第一列中查找的数据,需要在其中查找数据的数据表,需返回某列值的列号,逻辑值True或False)

(1)Lookup_value为“需在数据表第一列中查找的数据”,可以是数值、文本字符串或引用.

(2)Table_array 为“需要在其中查找数据的数据表”,可以使用单元格区域或区域名称等.①如果range_lookup为TRUE或省略,则table_array的第一列中的数值必须按升序排列,否则,函数VLOOKUP不能返回正确的数值.如果range_lookup为FALSE,table_array不必进行排序.②Table_array的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值.若为文本时,不区分文本的大小写.

(3)Col_index_num为table_array中待返回的匹配值的列序号.

Col_index_num为1时,返回table_array第一列中的数值;

Col_ index_num为2时,返回table_array第二列中的数值,以此类推.

如果Col_index_num小于1,函数VLOOKUP返回错误值#VALUE!;

如果Col_index_num大于table_array的列数,函数VLOOKUP返回错误值#REF!.

(4)Range_lookup为一逻辑值,指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配.如果为TRUE或省略,则返回近似匹配值,也就是说,如果找不到精确匹配值,则返回小于lookup_value的最大数值;如果range_value为FALSE,函数VLOOKUP将返回精确匹配值.如果找不到,则返回错误值#N/A.

(5)关于True和False的应用.

先举个例子,假如让你在数万条记录的表格中查找给定编号的某个人,假如编号已按由小到大的顺序排序,你会很轻松地找到这个人;假如编号没有排序,你只好从上到下一条一条地查找,很费事.用VLOOKUP查找数据也是这样,当第一列已排序,第四个参数用True(或确省),Excel会很轻松地找到数据,效率较高.当第一列没有排序,第四个参数用False,Excel会从上到下一条一条地查找,效率较低.因此,单位编码表中的单位编码一般应按从小到大的顺序排列.

3.2 简单运用——输入单位编号自动显示单位名称

简单运用一般适用于一个单位上报的单表,在右上角输入单位编号以方便上报后的整理.

单位编号输入前,表格如下:(见表2)

操作步骤:把H1单元格图案设置为绿色,把单元格图案设置为蓝色并输入公式:等于LOOKUP($H$1,数据!$A$3:$A$12,数据!$C$3:$C$12),按回车键,单元格将显示“#N/A”,在H1单元格(绿色)输入单位编号将显示对应单位名称.为保持表格美观,在H1单元格为零时不显示“#N/A”,可结合IF组合公式等于IF(H1等于0,0, LOOKUP($H$1,数据!$A$3:$A$12,数据!$C$3:$C$12)),当H1等于0时,单元格显示为“0”,如需不显示“0”,选中菜单点工具--选项--视图,取消显示零值的勾就可以了.如果你的打印机不能打印彩案,选中菜单点文件--页面设置--工作表,在单色打印前的方框中点击打勾. 单位编号输入后,表格显示如下:(见表3)

3.3 复合运用——输入单位编号自动显示该单位的多种信息

复合运用经常应用在人事统计中.可以把教育局人事科掌握并核定的各单位信息填加到数据表中,如教职工数、联系、负责人、职称等级人数、工资总数等

以统计教职工人员数为例,设置数据表如下,隐藏L--P列并锁定.(见表4)

在下发的要求学校上报的统计表中,设置校对公式.(见表5)

表中蓝色区域或可根据名册自动生成,浅区域根据数据表生成.如L6等于IF(E6等于0,0,IF(K1等于0,0,LOOKUP(K1,数据!$A$4:$A$13,数据!$M$4:$M$13))),公式含义:假如E6单元格数字为零(或未输入)时,本单元格显示为零,当E6单元格数字不为零时进入下一判断,假如K1单元格数字为零(或未输入)时,本单元格显示为零,当E6和K1单元格都不为零时, VLOOKUP函数在数据表中查找并在本单元格显示对应数据.用相同方法设置浅区域其他单元格的公式,取消零显示.

选中L6单元格,选菜单--格式—条件格式,设置如下:(见表6)

当E6单元格生成数据(或输入)与L6数据不一致时,将在L6单元格出现显眼的红色,以提醒E6生成(或输入)数据与教育局核定数据有误,应仔细检查名册或与教育局人事科联系,以确定真实数据.

点格式刷,把浅区域其他单元格设置成同一条件格式.

输入单位编号,表格显示如下:(见表7)

以上校对设置为直接式提醒,也可设置为检验式提醒.

修改公式L6等于IF(L1等于1,IF(E6等于0,0,IF(K1等于0,0,LOOKUP(K1,数据!$A$4:$A$13,数据!$M$4:$M$13))),0),用相同方法设置浅区域其他单元格的公式,取消零显示.

全选表格,点菜单—格式—单元格—保护,在锁定和隐藏前方框内打勾,确定退出,选中L1单元格,点菜单—格式—单元格—保护,去掉锁定和隐藏前方框内勾子,确定退出.点菜单--工具--保护--保护工作表,输入两次,确定退出.这样,学校人事将无法看到本表的公式设置和校对提醒,而教育局校验人员只要在L1单元格输入“1”(当然也可以是其他任意的数字或文字),就能在区域显示校对信息.

从以上步骤可以让填表人逐步意识到表格设置者对Excel表格中颜色设置的一般规则:表册中绿色单元格应手工输入,蓝色单元格有公式设置(不得修改),单元格有公式设置(可以修改),橙色单元格有批注说明,校对信息全部为公式设置不得修改,如校对栏有红色显示请应修改对应输入数据或在备注中补充说明.

4 结合数组公式运用--整个教育系统多单位信息数据汇总

下属单位上报的数据经审核无误后,数组公式的运用将会使后期的汇总统计工作变得轻松自如.常见于各类定期上报的实时同步信息统计报表中,如每年9月份的教育统计年报、12月份的人事年报和工资年报中有关职称、岗位设置、学历、专任教师任课情况等数据的统计.

以职称为例,新建一个Excel文件,重命名为“教育系统专业技术人员按系列按职称分类明细汇总表”,建立三个表分别命名为“名册”、“明细”、“汇总”.

按要求完成名册表,每条人员信息前两列为单位编号和根据编号自动生成的单位简称,以便公式引用.(见表8)

设置明细表如下:(见表9)

公式设置:

C5单元格:等于COUNTIF(名册!$B$4:$B$3849,B5),求名册中B列中“嘉善电大”出现的次数(即该单位在本名册中的专技人员总数),设置条件格式,C5不等于D5+E5+等+R5,显示红色警示.

D5单元格:{等于SUM(IF((名册!$B$4:$B$3849等于B5)*(名册!$K$4:$K$3849等于"教师")*(名册!$M$4:$M$3849等于$D$4),1,0))},求名册中同时符合B列等于“嘉善电大”、K列等于“教师”、M列等于“副高”三个条件的人员数,即嘉善电大具有副高职称的教师人数.数组公式设置结束时必须同时按Shift、Ctrl和Enter键退出,才会显示数组公式标记{ }并生成数据.

按同样方法设置E5至R5单元格数组公式.

选中D5至R5单元格,把光标移到R5单元格右下角,当出现小十字时往下拖动至行14,完成公式填充,表格将自动汇总并显示如下数据.(见表10)

设置汇总表如下:(见表11)

设置公式:

B5单元格公式等于SUMPRODUCT((明细!$T$5:$T$14等于$A$5)*(明细!C5:C14)),含义为明细表中同时满足单位区域2等于县城的各单位人数总和,即单位区域2为“县城”的所有单位的人数之和;

B16单元格公式等于SUMPRODUCT((明细!$S$5:$S$14等于$A$14)*(明细!$U$5:$U$14等于$A$16)*(明细!C5:C14)),含义为明细表中同时满足“单位区域1等于农村、单位类别1等于小学”的各单位人数总和,即所有农村小学人数之和.


按同样方法设置B列其他单元格公式.

选中B5至B26单元格,把光标移到B26单元格右下角,当出现小十字时往右拖动至列Q,完成公式填充,表格将自动汇总并显示如下数据.(见表12)

因表中公式繁多,千万别奢望一次成功,往往要经过多次调试检验、校对修改,才能成功将名册表信息与统计表完全连接.

为防止明细表和汇总表公式遭到意外破坏,点工具--保护工作表--输入两次,锁定两表所有单元格,确定退出.

自此,教育系统专业技术人员按系列按职称分类明细汇总统计模板制作完成,增加、删除、修改名册表中人员信息,明细表和汇总表中统计数据将自动同步更新.

使用单位编号并结合Excel函数公式后,你会发现原本烦琐枯燥的人事工作逐渐变得生动有趣起来,既能充分保证数据的正确性和完整性,又极大地减轻了学校人事干部工作的压力,也便于整理汇总,并能及时提供各类实时同步有效数据供上级部门参考引用.

单位编号还可应用在工资管理、收入统计、职称评审、人员调配等其他人事工作中,往往都能取得意想不到的便捷效果.

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