本站原创摘 要 ：新生报到工作是高校学籍管理工作中极其重要的环节,同时也反映了高校的管理水平和管理效率.文章通过新生报到流程,分析了电子报到系统的功能和设计流程,并选择Visual FoxPro软件设计和开发了新生电子报到系统.基于VF的新生电子报到系统具有高效、准确的特点,克服了手工登记、人工查找、统计困难等传统新生报到工作中存在的费时、费力、易出错等缺点.
关 键 词 ：新生报到；学籍管理；Visual FoxPro；新生电子报到系统
中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2012)06-1328-03
Design and Implementation of Electronic Register System for Freshmen Based on VF
ZHANG Bu1, WANG Jun2, WU Xiu-shi3
(1. Academic Affairs Office, Shenyang Agricultural University, Shenyang 110866, China, 2. College of Information and Electrical Engineer ing, Shenyang Agricultural University, Shenyang 110866, China, 3. Yingkou Power Supply Company, Yingkou 115000, China)
Abstract: The freshmen reception was an important part in academic statues management and reflected the level of management and effi ciency of management. This paper analyzed the function and design flow of electronic register system, and chose Visual FoxPro software to design and exploit electronic register system for freshmen. Electronic register system with its characteristics of accuracy and high efficiency was based on VF technology, which solved the problems of time consumption, energy consumption and errors in the traditional system of freshmen reception which were based on handwork, searching and statistics.
Key words: freshmen reception, academic statues management, Visual FoxPro, electronic register system for freshmen
新生入学报到是高校学籍管理中一项非常重要的工作,它涉及到教务处、学生处、计财处、后勤处、处、团委及各学院等诸多部门,但是目前很多高校的新生入学报到都采用人工方式,即先打印好新生名单,在报到当天来一名学生就在名单中做一个标记,这种方式不但繁琐,浪费人力,而且容易出错,也不能准确确定该生的真实身份.因此,构建一个适应高校新生报到的电子系统不但可以提高新生报到工作效率,还可以缓解因场地、人手等软硬件条件不足而带来的矛盾,同时应用新生电子报到系统还可以一目了然的发现新生的基本信息和照片,从而大大的降低新生因而入学的可能性.
1新生报到流程
新生入学报到之前,学生处会发放录取通知书和录取报到说明,新生须按照说明的要求在规定的时间内将学费和宿舍费存入,由银行代扣学费和宿舍费,部分不能如期缴清学费的学生在报到当天直接到计财处缴清学费,申请助学贷款的同学直接到学生处助学贷款处绿色通道.在新生报到当天,教务处学籍管理人员通过Inter收到缴清学费和绿色通道学生的数据,在报到现场学籍管理人员根据该数据,核实录取通知书、和准考证进行报到注册,经身份核实无误后打印《新生报到单》,学生持此报到单分别到处、后勤处、团委及各个学院分别户口迁移、就餐卡、组织关系及宿舍的现场分配等等,新生报到流程图如图1所示.
2新生电子报到系统的设计与实现
目前,各高校的学生学籍注册原始数据和各省教育厅的审核数据都来源于当年的新生录取数据,其文件类型为FoxPro中的“. dbf”格式.为了方便数据管理和接口的控制,本文选用Visual FoxPro作为其数据库管理系统和应用数据库.同
时,Visual FoxPro也是一个功能强大的交互式数据管理工具,是为数据结构和应用程序开发而设计的功能强大的面向对象的环境.无论是组织信息、运行查询、创建集成的关系型数据库系统,还是为最终用户编写功能全面的数据管理应用程序,Visual FoxPro都可以提供管理数据所需的所有工具.
2.1新生电子报到系统的功能
依据新生报到流程图,可以看出高校的新生电子报到系统必须具备以下几项基本功能：
1）招生数据校验功能：教务处学籍管理人员从学生处招生办获得招生录取数据,首先要对录取数据进行必要的逻辑性和合法
性审核,所以新生电子报到系统必须可以对录取数据进行必要的校验.
2）新生学籍信息管理功能：学校学籍管理人员和辅导员根据招生办提供的招生信息和学生实际入学报到情况,对注册报到的学生根据专业进行分班、编制学号、删除无效记录（招生流失未报到的学生）等数据处理,并添加必要的学籍内容（如学制、层次、学习方式等）.审核无误后,新生电子报到系统应形成规范的学生学籍注册信息文件.
3）新生信息查询和统计功能：学籍管理人员根据新生的注册信息进行各种信息的统计,也可进行新生注册数据的随机查询等.
2.2新生电子报到系统的设计流程
新生电子报到系统的大致工作流程分为以下9个环节：
1）导入程序将本校的录取数据和新生照片导入新生报到数据,对数据进行逻辑性和合法性校验,并进行数据和照片匹配；2）各院系辅导员对本院系的所有新生按专业进行分班；
3）通过网络连接,教务处汇总计财处、贷款中心的数据,确定缴费新生数据,以保证完费注册；
4）报到当天,电子报到系统通过考生号或号检索到该生的信息和照片,在确认信息无误后,现场打印新生报到单；
5）按照招生省区、招生层次、系、专业四种方式统计,分为报到与未报到两种情况实时更新汇总；
6）招办及各学院负责将延期报到的新生补录到教务处；
7）教务处根据实际报到新生数,按照所在班级、专业分配学号；8）确定新生信息无误后,系统将新生数据导成dbf文件；
9）根据各部门需求的不同,系统生成不同的统计材料.
2.3新生电子报到系统各模块的设计2.3.1系统管理模块设计
系统管理模块主要用于保证系统的安全性,因为新生数据涉及到考生号、、户籍所在地等许多私人信息,所以在登录时设置用户名和是非常必要的,2009年秋季新生报到窗口的客户端登录界面如图2所示.
图2客户端登录界面2.3.2数据处理模块设计
在进行数据处理之前,首先要对所在学院、专业、班级等信息进行编码管理、排序和赋予属性.然后将反映新生属性的各类数
据和新生照片导入到数据处理模块.最后数据处理模块完成对导入数据的校验、审核和补充,确保数据的准确性和完整性.2.3.3报到模块设计
新生报到的后台数据库集中存储在服务器上,前台只要安装新生的管理系统软件,并赋予操作的权限,就可以通过校园网上的任意一台计算机来完成,实行客户―服务器管理模式.在新生报到模块设置考生号查询按钮,通过输入考生号来查询新生的信息,报到窗口如图3所示,包括新生的照片、考生号、姓名、性别、所在学院、专业、班级等等.同时为方便报到当天的管理,直接在报到界面设置辅助打印、标记功能.
图3新生入学电子报到窗口2.3.4查询和统计模块设计
对新生数据进行分类统计分析是学校学籍管理部门的重要工作,所以查询和统计模块设计的目的主要是学籍管理人员通过该模块可以形成各种需要的统计信息又也可进行新生注册数据的随机查询等.为方便查询和统计新生的报到情况,查询和统计模块设计为按照招生省区、是否报到、专业等情况进行查询和统计并实时更新汇总,并可以生成相应视图报表或另存为DBF等格式,如图4所示.
图4新生报到信息查询窗口
3系统特点
1）系统安装简便,信息实现共享
新生电子报到系统采用的是典型的客户机―服务器模式,各工作站只需安装应用系统即可连接并操作数据库.本系统对数据进行集中的管理,并使用统一的数据标准和格式,建立多种与其它管理系统的数据接口,实现数据的高度共享与集中.
2）操作界面友好,运行高效稳定
该系统源程序简单易懂,数据库使用简单,管理方便,拥有与用户互动良好的操作界面,使用效率高,安全可靠.
3）符合管理实际,信息实时显示
本系统统筹考虑各部门的工作流程,认识到各部门的管理实际,高度利用新生数据,实现了人性化管理,并能让学校领导及时、准确地统计和分析数据,掌握报到现场的动态情况.
4结束语
采用电子报到系统对新生报到工作进行网络管理,是当前新生报到管理工作实际的需要,这不仅可使新生报到管理工作更方
便、更规范、更快捷,也改变了传统的手工报到工作方法,使管理手段得到进一步的优化,实现了无纸化管理.运用此系统,有效地促进学校各部门的协调运作,大大提高了工作效率,也提升了学校的学籍管理水平,有助于为新生家长和社会各界提供更人性化、信息化、现代化的服务.此外,迎新工作结束后,可以导出已经报到注册的新生的基本数据,为学校其他管理系统（例如教务管理系统）所用,以实现数据共享,减少了大量重复劳动.