本站原创基建工程档案管理是对基建工程建设档案资料进行收集、整理、组卷、移交、编目、保管、检索、利用和信息开发的工作,是一项管理性工作.一个优秀的基建工程档案管理者,对基建工程的档案管理应做到管理水平专业化、文件材料规范化、归档程序制度化、数据管理现代化、服务利用人性化.只有这样才能使基建工程档案信息得到充分利用,才能真正体现档案的价值,实现档案为现实服务的根本目的.
1科学系统地分类,使基建企业工程档案管理专业化
基建档案正确地分类,是保证卷宗内档案系统整理、编目、利用及运用计算机管理的基础.高校档案管理的重点从过去的文书档案、教学档案、会计档案管理转移到以基建工程建设为主的科技档案管理.
根据国家档案局制订的《企业档案分类规则》及住建部制订的《城建档案分类大纲》,结合基建工程档案的自然形成规律和特点,在保持档案本身所固有的内在联系和系统性、便于保管和利用的原则下,将科技档案分成4大类:基础工程建设类、建筑类、设备类、科研类.根据高校基本建设发展的重点,将基础工程建设类作为其中第一大类.其档案资料属于所有档案中最重要的一部分.
2依据国标、行标,使归档基建工程文件材料规范化
结合国家颁布的《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及住建部颁布的《城镇基建工程施工及验收规范》(C33-2005)、《城镇基建室内工程施工与质量验收规范》(C94-2009)的标准要求,制订《基建工程文件归档规定》,对基建工程建设竣工资料中归档文件材料的内容进行调整、补充,确定了基建工程文件的归档范围,并对归档的文件质量做出明确要求.在工程竣工验收时,力求做到归档的基础建设工程文件内容真实、齐全、系统,其归档的文件质量符合要求.只有这样,才能为日后档案利用提供准确、完整的原始资料.
3文件的内容要求
3.1 基建工程文件材料归档内容
(1)工程依据文件.
①工程项目建议书、申请报告及审批文件、批准的设计任务书、初步设计、技术设计文件、施工图和其它建设文件,②工程项目建设合同文件、招投标文件、设计变更通告单、工程量清单等,③建设工程规划许可证、施工许可证、质量监督注册文件、报建审核书、报建图、竣工测量验收合格证、工程质量评估报告,④财务文件(预算书).
(2)交工技术文件.
①施工资质证书,②图纸会审记录、技术交底记录、工程变更单(图)、施工组织设计等,③开工报告、工程竣工报告、工程保修书等,④重大质量事故分析、处理报告,⑤材料、设备、仪表等的出厂的合格证明,材质书或检验报告,⑥施工记录:隐蔽工程记录、焊接记录、管道吹扫记录、强度和严密性试验记录、阀门试验记录、电气仪表工程的安装调试记录等,⑦竣工图纸:竣工图应反映隐蔽工程、实际安装定位、设计中未包含的项目、工程管道与其它市政设施特殊处理的位置等.
(3)验收合格记录.
①测量记录,②隐蔽工程验收记录,③沟槽及回填记录,④防腐绝缘合格记录,⑤焊接外观检查记录和无损探伤检查记录,⑥管道吹扫合格记录,⑦强度和严密性试验合格记录,⑧设备安装合格记录,⑨储配与调压各项工程的验收及整本验收合格记录,⑩电气、仪表安装测试合格记录,在施工中受检的其它合格记录.
(4)竣工图.
竣工图有:①总平面图:比例为1∶2000或1∶5000,②平面(带状)图:比例为1∶500或以标准地形图绘制,③纵断面图:比例为横向X∶1∶500,纵向Y∶l∶50或l∶100,④工程及特殊部位(重要的隐蔽工程)施工图.
(5)工程竣工验收文件(各项工程的程序验收及整体验收记录).
①工程竣工总结,②竣工验收记录,③财务决算文件(决算文件及交付使用财产总表和财产明细表).
(6)监理文件.
①监理规划,②监理月报中的有关质量问题,③监理会议纪要中的有关质量问题,④进度控制,⑤质量控制,⑥造价控制,⑦分包资质,⑧监理通知,⑨监理工作总结.
3.2 基建工程文件材料归档内容
(1)设计文件及设计变更文件,(2)设备、管道组成件、主要材料的合格证、检定证书或质量证明书,(3)施工安装技术文件:焊工资格备案、阀门试验记录、射线探伤检验报告、超声波试验报告、隐蔽工程记录、基建管道安装工程检查记录,(4)质量事故处理记录,(5)城镇基建工程质量验收记录:基建分项工程质量验收记录、基建分部(子部分)工程质量验收记录、基建单位(子单位)工程竣工验收记录,(6)其它相关记录.
4文件的质量要求
(1)归档的工程文件应为原件.
(2)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程.
(3)工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合.
(4)工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等.
(5)工程文件应字迹清楚,图样清晰、图表整洁,签字盖章手续完备.
(6)工程文件中的文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm).图纸宜采用国家标准图幅.
(7)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张.图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图.计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图复印件.
(8)所有竣工图均应加盖竣工图章.
①竣工图章的基本内容应包括:“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术人、编制日期、监理单位、现场监理、总监.②竣工图章尺寸为80mm×80mm,③竣工图章应使用不易褪色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处.
(9)利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据,凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过1/3的,应当重新绘制竣工图.
(10)不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠》方法(GB/1O6O9.3－89)统一折叠成A4(297mm×210mm),图标露在外面.
5落实规章制度、使基建工程文件从形成到归档利用制度化
高校基建归档制度的建立是确保各类文件从形成到归档一系列工作程序化、规范化、制度化.在基建工程档案管理方面制定相应的规章制度,从而使基建工程文件从形成到整理归档直至保管利用都有了一整套管理控制措施.
首先把文件材料的形成、积累、整理、归档作为工作程序纳入到基建工程建设、管理的各项规章制度中.且它们是与建设的进程同步,即“工程立项开工与竣工资料收集同步,工程施工过程与竣工资料形成同步,工程完工验收与合同竣工资料验收同步”.只有把它纳入到工程建设和管理的规章制度中,并使其规范化,才能为工程提供完整的竣工资料.其次、把文件材料管理纳入到设计单位、建设单位、监理单位及各施工单位的职责范围内,并纳入到各工程计划、施工技术、质量管理的制度中.在进行工程验收时,文件材料是否完整、准确、真实是工程技术监督检查、质量检查、管理的一个重要环节,是保证工程验收合格的重要因素.没有完整、准确的文件材料就不算完成计划,没有质量合格的文件材料,工程就不算达标,验收就不能通过.
第二,把文件材料管理纳入到工程技术人员岗位责任制中.明确资料管理人员、工程管理人员、设计人员、工程监理人员、施工管理人员在文件材料的形成、积累、整理、归档过程中各自所必须担负的责任,并进行考核.竣工资料的归档控制:为了确保已竣工的档案资料按时归档,确定了财务部门必须在得到档案室关于竣工资料已归档的签章后方可进行工程尾款结算这一内部制度,保证了竣工资料的归档率达100%.档案的移交:工程竣工后由工程承办部门编制资料移交目录,按目录清单向档案室归档,双方签章,各持一份,以示凭据.
6加强信息化建设,实现基建工程数据管理现代化
为了提高基建工程及其设施的监控及管理水平,科学、准确、有效地掌握全市基建管理信息,可以建立SCADA系统、GPS卫星定位系统、GIS基建地理信息系统.档案部门配置主要以管理工程建设档案为主的档案管理系统.
(1)基建信息管理:为了准确把握地下管线信息,GIS部门在每项管线工程竣工后,根据管线竣工图现场测量并结合GPS坐标定位,形成详细、准确数据后输人到GIS系统,形成了一套完整的基建管网分布图.对于管网改造GIS部门也及时修改,从而实现了对地下基建管线信息的全面的数据化管理.并定期对移交到档案馆的管网数据光盘覆盖更新.确保为高校基本建设提供第一手基建信息.
(2)基建工程档案管理:对已竣工的基建工程.
档案一套移交档案馆,一套由本单位保管.利用档案管理系统软件对归本单位保管的基建工程档案进行微机管理,并实现了对全部室藏档案的目录录入、检索.通过导入、扫描、摄影等数码技术将一些重要文件的内容通过系统中原文管理功能存入档案管理系统数据库.档案管理系统软件的运用使基建工程档案管理更有序、查询更方便,利用更及时.并且提高了档案的查全率和查准率(我们依据《城市建设档案著录规范》中基建工程著录项目完善了档案管理系统,使录入的信息更适应基建工程档案管理的需要).
综上所述,高校基建在基建工程建设中只有严格执行了基建工程管理的各项规章制度,实行规范化管理,并通过工程技术人员辛勤负责工作、才能保证基建工程档案从形成到归档按质按时、井然有序,才能体现基建工程的整体管理水平和质量.档案工作者只有对基建工程档案的科学管理、辛勤用心服务,才能实现档案资源的有效开发利用,才能为高校的工程建设、决算审计、基本建设管理、领导决策提供最准确的资料及最详实的数据,才能更好地为学院的基本建设服务.