本站原创摘 要 ：档案是一种普遍存在且意义深刻的社会事物.档案管理是一种普遍存在且意义深刻的社会现象.随着科技的发展,信息水平日益提升.提高档案的现代化管理水平水平是新时期档案工作的重要课题,是提升电子政府效率的需要,是顺应信息化发展趋势的必然选择.档案工作的存在与发展,是我国经济发展制度创新、文化繁荣、社会进步的重要条件,具有不可替代的综合贡献力.
关 键 词 ：档案管理,电子政府
档案之有用,源于之其特有的、强大的凭证价值和参考（情报）价值.曾经指出：经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,离不开档案与档案工作.档案管理作为国家利益的捍卫力,经济发发展的拉动力,社会进步的保障力,科技创新和文化繁荣的促进力,其管理具有重要意义.在信息化浪潮中必须确保先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合,提高档案工作整体水平.随着信息时代的发展.档案管理方式已发展到以电子档案为中心,业务处理过程档案化以应用为中心的新模式.本文将对档案的现代化管理进行分析,提出几点意见［1］.
1.档案工作的概述
广义上的档案工作是指档案事业,所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究、档案的宣传及出版等工作.狭义上的档案工作是指档案管理工作,具体业务工作内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用八个环节,前六个环节称为基础工作,后两个环节称为编研利用工作.档案工作具有管理性,服务性和政治性［2］.
随着时代进步,现代档案工作发生了以下四点转变：
1.1 在工作定性、定位方面,从附属性、机要性转为服务性、职能性；
1.2 在工作格局方面,从封闭转为开放,从以保管为主导,转为以开发利用为主导；
1.3 在服务对象方面,从单纯为领导服务、为本单位内部服务,转为同时面向全员和社会服务；
1.4 在服务方式方法上,从被动的、手工的、内向型的服务,转为主动的、开发性的、数字化和网络化的服务
当前档案管理主要存在的问题为档案总量偏少,载体形式单一,并且载体结构具有缺陷.
其相应的解决措施为：
(1)密切关注经济社会发展和各项工作的新领域、新业务、新事物,拓展建档范围,加强收集工作；
(2)健全档案管理制度,保障档案收集完整；
(3)在档案结构的多元化上下功夫,重视各种门类、各种载体特别是电子文件的归档和收集.
2.档案的现代化管理
2.1 构建现代化档案管理新理念.
构建现代化档案管理新理念,需要明确的档案管理任务和发展目标：以妥善保存档案,便捷应用为发展目标.
2.2 解决适用、配套的管理设施.
不少档案管理设施仍停留在50、60年代的木制柜,由于条件有限落实困难,温湿度控制乏术.档案资料堆积混杂,
档案基本管理设备缺乏［3］.
因此,在档案管理中需要注重场所,装具以及信息化设施使用情况,确保档案的妥善管理.
2.3 实行制度化、规范化、标准化管理.
制度化、规范化、标准化三者之间有密不可分的关系.制度是对各方关系、行为准则、办事程序作出统一规定.规范是对工作的数量、质量、方式、方法等作出统一规定.标准是对普遍性的业务技术作出统一规定.制度根据法律、法规、政策制定,偏重宏观,以调整关系、规范秩序为主要目的,有强制性.规范、标准以科学、技术以及普遍性的经验的综合成果为基础制定,偏重微观业务,侧重业务性、技术性和操作性,一般属非强制性.其中,档案工作的标准化为重中之重.
档案工作的标准化是一个过程,即标准的制订和实施的实践过程.其实质为简单化,统一化,系列化,通用化,典型化,格式化［4］.
档案工作标准化体系的构成包括档案工作基础标准,档案工作业务技术标准以及与档案工作标准相关的标准.
——档案工作基础标准.包括档案专业基本术语标准、档案馆代码编制标准,档案种类划分标准,档案计量单位标准,档案统计工作标准,等等.
——档案工作业务技术标准.包括档案收集标准、档案整理标准、档案编目与检索标准、档案统计标准、档案鉴定标准,档案保管与保护标准,等等.
——与档案工作标准相关的标准.如：文件制成材料质量标准,底图、蓝图制作规范,竣工图编制标准,技术文件格式,国家机关公文格式,CAD电子文件光盘存储与归档标准,等等.档案工作标准体系,就其横向结构而言,一般分为国际标准、国际区域性标准、国家标准、行业或专业标准、地方标准、企业标准等.
因此,在档案工作标准化的实施过程需要增强贯彻标准化的意识；认真学习、掌握标准文本的内容、要求；要有推行标准的保障措施,运用法律、经济、行政手段保证标准的贯彻执行.
2.4 大力推进档案信息化.
档案信息化既是整个档案管理现代化的重要基础,也是体现档案管理现代化水平的主要标志.档案信息化的三大任务,分别为文档一体化管理,电子文件归档管理和档案数字化、网络化.
2.5 着力进行档案信息资源的有效开发.
档案信息资源开发具有很大的潜在价值,但其目前有以下问题：1、档案资源匮乏；2、数字化程度低；3、可检索性差.因此应该大力开展档案信息资源的有效开发.
3.结语
档案的现代化管理是档案事业不断进步的重要动力和源泉,做好档案管理,思想上要高度重视,要根据自身的情况来确定工作思路,加强档案的基础业务工作,重视档案收集完整和齐全,重视档案编研工作,重视档案信息化建设和实现网络化的查阅和检索,积极争取职能部门的支持,存进档案管理与信息化的结合,推动其不断发展.只有现代化管理,才有使档案管理具有更广阔的发展空间.