信息化变革档案管理探析

档案是信息社会经济和社会发展的宝贵信息资源,开发这些宝贵的档案信息资源,并使之信息化,实现资源共享是新世纪档案事业发展的必然趋势,是事关档案事业全局发展的重大战略.从当前我国档案界的情况看,档案信息化在逐步推进,并取得了一定的实效,但在此进程中,仍有许多问题需要我们面对与解决.

档案信息化由谁来做

档案信息化就是指在档案工作中充分利用现代计算机技术、网络技术、信息技术,对档案资源进行处理、管理、开发并提供利用,达到为社会发展提供服务的目的.档案信息化在我国是一项新事物,目前并没有形成一套较完整的理论,还没有相对固定的模式要我们去遵循.过去一段时间我们的做法是由各省市地方的档案部门先行做出一些成果之后,再由国家档案局加以推广与形成标准实行,往往达不到应用的目的.发达国家的做法是立法在先,国家制定统一标准,成立专门部门对档案管理软件进行检测,从而使整个国家的档案实现共享与统一的平台.整个档案信息化是由国家档案部门为核心并推动档案信息化工作的.因此,成效显著,其社会的影响力都是非常大的.在我国,由于各地区的经济发展水平不同,经济较发达地区的档案部门信息化工作推进得快一些,经济不发达地区的档案部门信息化甚至还没有起步.这就形成了目前全国档案信息化地区发展不平衡、标准不统一等现状.

在档案信息化具体实施过程中,也存在许多的人为制约因素:一是目前我国的档案人员普遍缺乏必要的信息素养和开发档案信息的能力,思维调整速度不快,影响了档案信息开发的力度和深度.于是出现了信息开发单一,仅局限于开发检索性、介绍性、汇编性的内部档案参考材料,缺少系统性、综合性、专题性的档案信息开发材料.二是信息化技术运用能力不强.表现在掌握计算机操作技术欠佳,对信息化的设备功能开发配备不全.由于档案人员大多只懂档案管理而对计算机应用仅处在知之不多的状况,故无法开发这些信息设备应有的功能,对其仅仅停留在一些简单的应用操作管理阶段,从而也就无法展示档案的魅力.三是接受信息的能力手段落后.缺乏必备的英语水平和网络运用技能档案信息人才,在国际互联网显得乏力.四是信息开发预测意识不够.表现在针对各个时期的中心工作和经济建设的重点开发预测性的档案信息少,及时为领导干部在某项决策中提供警示性参考的档案信息少,为专业技术人员就某一方面的技术工作开发建设性的档案信息少,从而使开发出来的档案信息在经济工作中缺少推广应用的前景,影响了档案自身价值的发挥.

档案信息化做什么

档案信息化是项高投入的事业,不仅要投入大量的人力,而且需要投入大量的资金,若造成浪费实在可惜.不少单位在对方案的可行性及预期效果论证不足的情况下就仓促上马,其结果是达不到信息化要求.有的即便眼前似乎较原先进了一大步,但没有发展的空间,过不了多久就呈现出滞后现象,这些实际上就是浪费.有的在档案数字化建设中不切实际,提出“纸质档案全部数字化”、“x年内完成xx万卷档案的扫描”等尽管纸质档案数字化是档案信息化的基础工作之一,但从目前我国的经济实力看,我们是否承担得起并且是否确有必要消耗大量的资金、人力、物力来实现馆藏“全部数字化”目前,我国有些档案馆在纸质档案数字化过程中已经采用先鉴定,再数字化.其中,数字化鉴定中提出了利用为本,常用、急用与需抢救的先上等原则;取得了较好的实效,但鉴定的标准还有争议.某些单位在目前缺乏实施细则和标准与指标体系的情况下,在基础工作准备不足的情况下出现了过热地追求档案工作的“现代化”、“信息化”,过于追求纸质档案数字化的速度、进度、完成量,有些单位甚至片面地认为馆藏数字化加信息上网就是信息化,这样做可能会存在一定的隐患,最终即便把所有的馆藏都进行了数字化处理也很难说达到信息化的目的.从实际情况看不少单位数据库建设质量不高,例如著录标引深度不规范、信息检索途径单一、信息资源分散、信息化建设各自为政等,离信息化管理的要求尚有距离.没有标准化就没有信息化,大力加强档案信息管理标准化的研究和制定,是当前档案信息化的首要任务,是档案部门在大规模进行档案数字化过程中必须首先解决的重要问题,应该放在突出的位置而不能掉以轻心.信息化建设是一个很复杂的系统工程,绝非轻而易举.它涉及包括计算机硬件、网络、信息输出、获取、处理、信息安全以及微电子等多个技术问题,需要资金,需要人才,在运行模式上也需要探索一条符合我国国情和档案工作实际情况的路子,还有许多工作要做.

档案信息化怎么做

档案信息化首先要考虑的应该是理念定位.首先,档案“社会记忆”功能不能丢.对于档案部门来说,保存和延续“社会记忆”是立业之本,提供信息服务社会是强业之路.档案信息化建设必须要在实现“社会记忆”功能的基础上进行,它不仅要利用先进的信息技术来拓展和实现档案部门提供信息服务功能,更要确保档案部门保存“社会记忆”功能的实现.因此,在档案信息化建设中要加大对数字化档案研究的力度,解决数字化档案的长期保存与安全传输等问题.否则,“社会记忆”就会面临丢失的危险.其次,档案馆文化属性不能抛弃.档案信息化发展到一定程度时必然走上构建数字档案馆的轨道,业内多数人从技术运用、资源共享、网络服务等角度将数字档案馆定义为一个数字化的信息系统或仓储,而很少注重档案馆的文化底蕴.在这种认识指导下建设的数字档案馆将会把档案馆内在的文化品质忽视甚至完全抛弃.数字档案馆和传统档案馆担负着相同的社会职能,都是社会的科学文化事业机构,在研究、构建数字档案馆时应克服惟技术主义倾向,要重视数字档案馆的人文因素.第三,照顾普通百姓的实际与需求.个人利用者是档案信息化建设成果的普通受用者,但对个人来说,由于受必要的上网设备、费用、知识、操作技能以及对信息的需求等因素的制约,档案信息化与他们还有一段距离.“信息化”不是使档案部门富有现代气息,而是建设一种新型的更加适应广大用户需求的档案部门.所以,档案信息化建设应顾及现实、照顾普通百姓的需求,保持与社会同步发展,积极培养用户档案需求,增强社会档案意识.第四,数字化不等于信息化.档案信息化建设具有广泛的内容,它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定等等.因此,不能简单地把档案文献的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设,而应从多方面人手促进信息化建设.第五,防止过分强调安全.维护档案信息安全是必要的,但过于强调保密会贻误信息化的进程.有关专家曾提出,信息安全不是越安全越好,犹如一个房间需要几把锁和装什么性能的锁,取决于里面放了些什么东西.档案信息化要考虑成本、安全、效果三者的关系.就档案而言,信息化一般应达到信息不被删除、篡改.


其次档案信息化应做好建设定位.第一,面对现实、正确决策.当务之急应该是组织全国核心力量研究档案信息化建设,包括发展的总体框架、规划、措施、技术支撑、标准规范等,使档案信息化建设驶入规范、有序的发展轨道.第二,强化质量、优势建设.档案信息化不是表面的、形式的,信息化的程度不能看数字化档案文献有多少和上网档案信息量,而更要关注经信息化“包装”的档案信息是否找到了特定的用户,是否实现了档案服务功能的全面拓展和充分实现.信息化不只在量,更在于质.如果经信息化“洗礼”的档案文献依然不能被社会利用,那么这种信息化意义不大.为此,档案部门必须走出“大而全”和“小而全”的死胡同,注重自身的优势建设.第三,突出特色,提高核心竞争力.在信息社会,面对众多的信息“竞争对手”,档案部门要想立于不败之地,就须保持自己的本色,向社会提供真实可靠的信息,树立一种提供真实信息的信誉,提高档案部门在信息时代立足的“核心竞争力”.但也要认识到,将所藏档案不加分类、区别地数字化,单纯追求网上档案信息存量并不可取,因为,由于众多因素使我国馆(室)藏中有相当部分是“死档案”,并不具有真正的价值,对此不必进行“信息化”加工,相反要做适时适当的处理.第四,联合发展,信息共享.档案信息化建设是信息化建设的一部分,某个地区或部门的信息化也不是真正意义上的信息化.因此,信息化进程中要注重档案信息整合,优化国家档案信息资源的布局,走联合发展之路.可以在三个层面构建:在档案系统内部,建立一个全国性的档案联机合作编目、联合目录和馆际互借系统;在全国范围内,把档案信息化看做是国家信息化的重要组成部分,加强与图书馆、博物馆、情报中心和其他信息机构的合作,以整体优势实现信息资源共享;在全球范围内,倡导与国际档案界的合作,开发具有国际意义的档案信息资源.在信息化建设的这一重要发展时期,“统筹规划,国家主导;统一标准,联合建设;互联互通,资源共享”的国家信息政策完全符合档案工作发展状况.

(作者单位:辽宁省档案局110006)

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