关于医院档案归档管理的

【关 键 词 】 医院档案； 归档管理

doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.03.092

医院档案是记录医院基础建设、重大事件、业务发展、科研教育、医院管理、财务管理、大型医疗设备管理等重要的史存资料.加强医院档案管理工作,特别是做好医院档案的归档管理,对于提高医院综合管理水平,指导医院今后的改革与发展有着无法替代的作用.

1.医院档案归档管理工作现状

随着医院管理向科学化、现代化和标准化发展,医院档案管理作为医院管理工作的重要组成部分,必须适应新的形势,抢抓机遇,加快推行医院档案管理规范化和现代化建设,更好地服务于临床医疗、教学、科研等工作,满足医务人员、患者和社会公众的医疗信息需求,充分发挥档案信息资源在深化医药卫生体制改革、促进医院现代化建设中的重要作用.目前,医院档案归档管理过程中存在的一些问题不容忽视,必须采取切实措施加以解决.

1.1 档案意识不强,对档案归档管理方面的认识淡薄 有些医院领导认为档案工作可有可无,档案管理不重要,只注重医院经济效益,而忽略了医院发展的连续性和历史资料的完整性.加强医院档案管理,有利于医院领导决策的科学化、系统化,为医院管理者通过对多年档案信息的收集、汇总、加工、储存、分析,形成科学决策提供有效依据,使档案管理更好地为医院各项工作服务；有利于医疗质量与医疗技术的管理,为开展新业务、新技术提供真实、准确、科学的依据；有利于医院的设备设施管理,保证医疗设备的利用效果；有利于医学科研成果与医学技术的形成与推广应用,促进临床科研与学术活动的开展.

1.2 医院档案管理体制落后,没有完全实行一体化管理 长期以来,由于历史的原因和医院行业管理的要求,我国医院的档案管理基本上是属于传统的、封闭的、松散的管理模式,通常设在医院行政办公室的综合档案室,一般只管理文书档案、科技档案、财会档案和部分实物档案、音像档案等,而医疗文书档案、X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务部门管理,且基本停留在手工收集、检索阶段,信息量小,不利于档案的收集、利用和开发.

1.3 归档制度不健全,档案收集效率不高 档案室是集中统一管理本单位档案的机构.档案室的档案收集工作是文件归档管理工作的第一道关口,是依照各项归档制度来完成的.建立归档制度,是做好档案工作的前提和条件.目前,很多医院对纳入档案管理的内容没有明确的要求和统一的管理标准和模式,也没有制定统一的立卷归档制度,各医院根据自己的理解和实践在进行管理,使许多应该纳入管理的档案没有纳入到管理之中.另外,目前在医院目标管理考核方案中,尚未将档案管理纳入目标考核,致使档案收集效率不高,档案不齐全.

1.4 医院档案管理人员业务水平不高,人员素质亟待提高 在现代化档案管理工作中,医院档案工作者不仅要具备档案管理专业知识素养,还要懂得现代化科学管理档案的实质内涵和特点,只有这样,才能适应现代化管理的需要.但是,习惯于传统管理方法的医院档案管理人员在意识上还无法适应现代化的档案管理技术,还不能对现代化的信息设备运用自如.

2.加强医院档案归档管理的对策与建议

2.1 建立健全档案工作网络 医院档案管理网络组织建设是开展档案管理工作的基础.推行医院档案现代化管理,就是对医院在全部医疗活动和医院两个文明建设中形成的档案进行系统规范的现代化管理,以便更好地服务于医疗工作.因此,必须建立健全档案管理网络,明确文书档案以机关职能部门为主,其中包括党群工作、行政管理、医疗、护理、预防保健、基本建设、设备仪器和会计管理.业务管理档案则以临床科室为主体,包括内科、外科、妇产科、儿科等.科技档案以科研教学为主.各部门或科室都应明确1名负责人兼管档案工作,形成较完整的医院档案工作网络,负责收集、接收和初步整理所在部门管理范围内具有保存价值的档案资料,以保证档案的系统完整.

2.2 创新医院档案归档管理方式 随着科学技术的不断进步,现代医学研究和治疗技术与声学、光学、磁学、电子学以及信息论、控制论、核物理学及生物工程等多学科不断结合并应用于临床实践,推动医疗工作不断向前发展,必然不断地产生新的类型的档案,这就要求档案人员还应不断地了解相应的背景知识,创新思维,更新知识,改变传统的手工归档、人工检索等管理方法,能很好地利用计算机进行医院档案资料的起草、修改、生成,完成医院行政管理工作中形成的公文处理和流转程序,实现电子文件网上实时归档,并保证电子文件传输过程中的安全,以便对电子文件、电子档案进行科学地管理和有效地利用.

2.3 进一步改进医院档案归档管理服务模式 医院档案工作者要变被动服务为主动服务.变被动接受各科室文件归档为主动上门指导科室开展指导档案立卷整理业务,主动与立档者或档案利用者建立联系,按照档案管理的要求,随时收集档案材料,并积极为档案利用者提供服务.要深入临床一线进行调研,了解各项医疗工作对档案信息要求,有目的地从室藏档案材料中挖掘有价值的信息,开展编研工作,编制多种检索工具,为临床、科研、领导决策提供主动服务.同时,加强档案利用反馈信息的管理,了解和研究档案利用的各种反馈信息,提高档案利用率.

2.4 优化档案工作者的素质和结构 随着档案管理手段的日益进步,对档案专业人才的素质建设提出愈来愈高的要求.因此,要实现档案管理工作的可持续发展,则应不断提高档案管理队伍的综合素质.加强档案管理工作人员对档案管理基础知识、档案法的学习,努力提高理论知识和档案意识.引进部分高科技人才,通过其所带来的计算机前沿知识和档案后台管理技能,可以加快实现对电子档案的初步数字化和网络化进程.同时,鼓励档案管理人员利用业余时间参加各种继续教育课程的学习,如计算机课程培训、归档文件整理等,以实现医院档案管理现代化,进而充分发挥医院档案工作的重要作用.

（收稿日期：2011-11-25）

（本文编辑：王宇）