本站原创【摘 要】进入数字化时代后,计算机技术以及互联网技术发展越来越快,这也促进了文书档案事业管理机制的改革.应用网络技术以及信息技术,可以提高文书档案管理的效率,本文对当前文书档案管理的现状进行了介绍,对基于数字化时代文书档案管理需要注意的问题进行了探讨,希望对相关工作人员提供一定帮助,保证文书档案可以发挥出更大的效用价值.
【关 键 词 】数字化；文书档案；管理；现状；问题
文书档案管理是文书档案事业中一项重要的工作,而且具有一定的复杂性,相关管理人员需要做好文件鉴定、收集、整理以及保管等工作,这有助于提高文书档案的利用率.社会在不断发展的过程中,文书档案的利用价值越来越高,这对文书档案馆的工作人员也提出了更高的要求,其必须不断的完善管理体系,还要改进管理技术,这样才能保证文书档案信息的有效性,才能促进文书档案事业更好的发展.
1.当前文书档案管理的现状
进入数字化时代后,文书档案管理部门面临着重大的挑战,为了更好的满足社会发展形势,必须改进落后的管理技术,还要积极利用数字化、网络化技术,提高文书档案管理的效率.文书档案管理是对文件资料的重新整理与分类,可以筛选出有价值的信息,提高了资源的利用率.在整理的过程中,需要对检查不合格的文件进行修整,还要对这些文件进行重新装订与编号.我国很多文书档案馆中,工作人员仍然采用的是人工整理的方式,这不利于提高文档管理的效率.文书档案的种类在不断增多,文书档案管理工作越来越繁琐,而且工作量也越来越大,如果还采用人工管理的方式,会影响档案整理的质量以及效率.另外,在很多档案馆中,还存在人力资源不足的问题,管理人员技术水平比较差,而且缺乏工作经验,降低了档案管理的质量.还有的档案馆,管理人员更替比较频繁,新员工对工作流程并不熟悉,而且缺乏专业指导,在整理文书档案时,存在操作不规范等问题.这些现象也说明文书档案馆的领导者对管理工作并不重视,而且管理意识比较薄弱,影响了文书档案管理工作的顺利进行.
2.基于数字化时代文书档案管理需要注意的问题
2.1基础设施的建设
进入数字化时代后,文书档案馆的管理人员一定加强基础设施的建设,这样才能适应当前社会的发展形势,计算机在文书档案馆中越来越普及,运用先进的技术以及基础设施,可以提高档案管理的水平.只有引进现代化的基础设施,才能促进文书档案管理制度的改革,利用数字化技术,可以提高检索的效率,可以节省使用者的时间,还可以简化工作流程,实现资源的优化配置,为文书档案的数字化转变提供了保障.科技在不断的发展,文书档案想要实现数字化管理,需要加强基础设施的建设,这可以促进信息的交流,可以实现资源共享.在利用信息化以及数字化技术时,也要注意信息资料的安全性,防止不法分子利用信息技术窃取重要档案资料信息.所以,管理人员必须掌握一定安全保密措施,一定要多积累计算机知识.
进入数字化时代后,文书档案馆的管理者必须不断的改进技术,还要不断的完善文书档案管理系统,实现内部网络与外部网络的隔离,这样可以有效的防止信息泄露；管理人员还可以建立防火墙,对文书档案管理系统进行有效的保护,防火墙具有身份识别的功能,所以,对于保密文件,只有管理员才有访问的资格.另外,文书档案馆的领导者还要加强对工作人员的技能培训,帮助他们更快地适应数字化环境下的工作流程,以免因为误操作而导致信息的泄露或是损坏.
2.2人才队伍的建设
文书档案管理工作人员的队伍建设,是实现文书档案管理数字化的必要基础.身为一名从事文书档案管理工作的专业人员,不仅要具备一定的库藏掌控能力,对库藏的情况以及工作流程了然于心,同时还要注意对库藏的勤加整理.而在进行立卷工作时,立卷人员也需要把已经完毕了的单篇文书随时归入到预计案卷的范围,并通过收发文登记定时地对手中的材料进行核对,从而实现全部文件材料的及时到位,以令立卷工作的初步环节与文书档案管理主体流程的末端环节进行统一,为后面的文书立卷工作提供一个服务基础.
由于在文书当管理的传统工作模式下,并没有对文书管理工作人员的职责进行明确的划分,故此导致工作人员的业务素养较差.因此,这就要求上级领导部门对有关文书档案管理的各个部门进行一番彻底的调查,实际掌握各部门的工作情况,对于一些部门出现了缺少专职的档案管理工作人员的情况,要及时提出一些整改意见,同时也要对文书档案管理的工作进行一些有必要的指导.与此同时,要定期对文书档案管理的工作人员进行业务技能的培训,让他们熟悉在数字化环境中,该如何更加有效的进行文书档案管理工作.而除此之外,工作人员之间的沟通与交流也是必不可少的,只有通过在交流中总结工作心得,并相互学习、共同进步才能够真正使得文书档案管理工作提高效率,满足社会发展的需求.
2.3管理思想的转变
具备了数字化的办公条件,拥有了强大的人才队伍,不过是满足了文书档案管理数字化的基本条件,而想要真正实现文书档案管理的数字化,还缺少了一个至关重要的因素,那便是对文书档案管理人员以及领导人员的思想意识的转变.没有与数字化基本条件相匹配的正确思想,即便有了最优秀的设备与人才,也依旧难以实现文书档案管理真正从传统制度中转变过来.故此,对于领导人员来讲,要充分了解文书档案管理数字化在如今社会背景下的意义,并正确指导文书档案管理数字化的建设工作,同时还要积极提供各种建设所需的资源,为实现文书档案管理的数字化提供指导意义以及建设基础.
对于文书档案管理的工作人员来讲,则需要深入学习现代化文书档案管理的思想,并在工作的过程当中,端正态度,谨守工作规范与流程,一改在传统的管理工作当中的所存在的无规范、低效率现象.由此,通过领导人员与工作人员的上下齐心,以现代化的文书档案管理思想为指导,以优良的现代化设备为基础,真正实现文书档案管理的数字化建设,以满足社会发展的需求.
3.结语
文书档案管理是一项重要的工作,其对企业单位组织的发展有着重要影响,做好文书档案管理工作,可以为企业领导者制定发展规划提供指导与参考作用.进入数字化时代后,传统的文书档案管理方法已经无法适应社会发展的需求,相关技术比较滞后,阻碍了档案管理事业的快速发展,所以,相关管理人员一定要对管理技术进行改进,对管理机制进行完善,这样才能保证文书档案信息发挥出最大的效用价值.
【参考文献】
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