本站原创[摘 要]随着社会信息化时代的到来,人们对信息技术的依赖性越来越大,信息化管理技术对提高事业单位管理工作的质量和水平有着重要的推动作用.事业单位档案管理的信息化是现代化管理体制发展的必然方向,它能不断提高管理工作质量,且让管理工作走向规范化和科学化.本文将对事业单位档案的信息化管理进行简单探讨,了解信息化管理的必然趋势和实现信息化管理的有效策略.
[关 键 词 ]事业单位；档案管理；信息化管理
一、事业单位档案信息化管理的必然性
事业单位档案信息化管理具有一定的必然性,档案信息化管理就是将传统的纸质档案便成为数字信息的方式来储存重要的用户信息,并且合理使用这些重要的信息档案.这种电子储存方式具有其独特的优势,能长期有效的保存,且不会变质和遗失,电子管理方式能实现资源在线共享,建立单位与客户之间的联系和交流,因此,事业单位实现档案信息化管理具有一定的必然性.
(一)科技进步的必然结果
事业单位档案信息化管理是我国现代化高科技不断发展的必然结果.随着科技的不断进步,人类研究和使用的信息技术在不断提高,信息技术对人们工作和生活的影响越来越大,它是人们获取信息的重要途径.且随着计算机专业软件的开发和使用,很多专业的管理软件层出不穷,且在实际工作中得到很多的利用.如现在被广泛使用的人事管理软件、财务管理软件以及办公室管理软件等,这些都被广泛的应用在档案管理工作中,且具有很强的实用性.
(二)管理水平提高的有效方式
事业单位档案信息化管理能够促进工作人员努力学习现代化先进管理软件技术,并且能操作计算机相关软件,不断提高档案管理工作的水平和质量.档案信息化管理是利用计算机软件进行管理工作,其具有很强的技术性和规范性,很多软件中已经设计好相关的项目和储存信息内容,工作人员只要根据实际档案情况填写内容,这样既能减少工作任务,又能完善档案内容,并且提高档案管理工作的水平,是一种有效的档案管理方式.
二、档案信息化管理的有效策略
(一)进行档案信息网站的有效建设
档案网站,也就是企事业单位的在网络上成立的信息站点,是通过网页的途径来进行档案信息的提供和服务.实施档案资源的网上咨询、查找、电子文件直接提供或者实时归档.它也是对于档案实行数字化转变的主要目的,也是信息化档案发展的重要手段和目标.在进行信息化档案建设的时候,应该将档案管理体系纳入企事业单位的相关信息管理系统中,从而实现系统一体化建设,对于本单位的相关部门的各项信息进行资源共享和统筹考虑,将实现系统管理中的综合效益.选取适合的具有升级换代功能和开发功能的档案管理体系是有效实现档案上网的条件之一.只有符合进行网络管理的条件才能够使得相关检索功能变得强大,才能够对于计算机的实际优势充分发挥,为不同的用户提供高效、优质的服务.标准化相关网络设备,选择的产品要符合我国内外的相关标准,能够确保产品进行及时的更新换代,从而有效避免重新开发.
(二)强化事业单位档案信息化管理
强化事业单位档案信息化管理,首先从提高管理人员综合素质开始,管理人员要不断强化信息化管理工作意识,在工作中积极努力学习计算机技术,掌握基本的操作方法,这样才能开展实践工作.单位要定期对管理人员进行培训,并且要开展培训评估工作,对于进步明显的员工进行奖励,实现工作人员内部的优胜劣汰,从而达到增强档案管理人员管理意识的目的.只有档案管理工作人员的综合素质得到提高,他们才能将档案信息化管理工作落实到位,并且不断深入进行信息化管理模式的探索,不断完善新的信息化管理体制.
(三)扩充事业单位档案信息资源,加快基础设备建设
档案信息化管理必然为档案信息资源的扩大提供有力的条件,信息化档案管理使得工作人员可以利用网络力量,通过收索引擎,收集和整理单位档案信息资源,并且及时根据新的信息情况,更新现有的档案信息,实现资源的及时性和共享性.单位要加快信息化管理基础设备的建设,信息化管理是以计算机为基础,要为管理工作购买质量好的设备,保证设备的使用寿命,防止档案信息的损坏和丢失.事业单位要加大设备购买和围护的投资力度,在设备采购阶段,要采买储存量大的数字设备,方便管理人员储存大量的有用信息.在计算机中安装专业的防毒软件,且使用性能强大的计算机硬盘,从而确保档案资源的安全,更好地实现档案信息化管理.
(四)合理使用和建设单位档案信息化管理的收索引擎
档案信息化管理要合理使用相关的收索引擎,从而更好更快的找到所需要的档案资源.收索引擎是目前计算机中自带的一种相关功能,它可以通过输入关键字而立即收索相关资料,这样既能节省时间,又能及时完成工作.在事业单位档案信息化管理中,单位管理人员要合理利用计算机这一功能,建立自己内部的收索引擎,以便于管理人员更好地开展工作,方便领导及时掌握相关信息.从而实现档案信息化管理,且发挥信息化管理的作用,提高档案管理工作的质量和效率.
三、结束语
综上所述,事业单位档案信息化管理具有一定的历史必然性,同时信息化管理对提高管理工作的质量和效率有着重要的促进作用.因此,事业单位要加强单位信息化管理设备的相关建设,不断提高硬件设施,为档案信息化管理提供优质的基础设备,保证信息化管理工作正常有效的开展.同时,还要充分利用网络资源,不断扩充单位信息资料,实现资源共享和长久保存.