关于离退休档案管理模式的

摘 要：近年来,随着我国老龄化程度的不断加深以及人口总量的持续上升,我国的离退休人员越来越多,这使得离退休人员的档案管理工作显得愈发重要.然而,现有的档案管理模式已经不适应新形势的要求,需要继续完善和创新.本文分析了旧有的离退休档案管理模式存在的几个问题,并提出了创新离退休档案管理模式的一些对策和建议.

关 键 词 ：创新；离退休；档案管理模式

人事档案是在人事管理活动中形成的,用来反映和记录个人主要经历、政治面貌、品德作风,一人一档,以备考察的文件材料.目前,离退休人员的档案管理模式多沿用传统的方式方法,妨碍了人事档案作用的有效发挥.因此,需要通过创新才能推动档案管理模式的进一步发展.

1.离退休档案管理模式分析

离退休人员档案管理模式大致有两种,即集中式和分散式.

1.1 集中式管理模式

集中式管理是将离退休人员的人事档案统一移交到档案管理中心进行集中管理.这种管理方式有利于人力、物力、财力等的节约,集中管理后,档案管理人员不再需要频繁往返于各档案所在地,有效地畅通了信息渠道.另外,由于配有专门的管理人员以及完备的设备设施,使得原来档案管理过程中存在的安全隐患得以消除.但同时,集中式管理需要雄厚的财物支持,由于集中式管理需要软件、硬件系统双过关,还需专门的管理人员,因此许多地方仍不具有集中式管理离退休人员人事档案的条件.

1.2 分散式管理模式

这种方式较为常见,即将离退休人员的档案存放在其户口所在的乡镇或街道档案管理服务中心.分散式管理后,由于各个档案管理中心的软硬件条件参差不齐,因此管理的标准很难一致,这就造成了一些地方的档案管理规范远远达不到标准.分散式管理的优点在于方便、灵活,由于档案管理中心在接收了离退休人员的人事档案后,随之提供档案的管理,并不需要再将档案转移,因此离退休人员或其他相关部门需要查阅档案时,只需要去固定的、熟悉的档案管理中心查阅,符合人们求近、求便的要求.但与此同时,分散的档案管理中心大部分无法配备专业的管理人员,有些甚至不能实现电子化管理,因此这种方式与我们要建立的完善的档案管理体制有很大的冲突.

2.离退休档案管理模式存在的问题

无论是集中式管理还是分散式管理都存在着一些不容忽视的问题,只有先解决这些基本的问题,才能创新离退休人员档案管理的模式.

2.1 思想认识不到位

档案管理工作是一项长期的、默默无闻的工作,不容易取得引人注目的成绩.就笔者所在的档案管理中心而言,除了要承担档案管理工作之外,还要配合其他部门的工作等,任务繁重.加上缺少资金等的支持,使得很多工作人员认为离退休人员的档案管理工作不重要,只要能够做到“守得住”,不泄密不丢失,能提供查阅就可以了,从而形成了离退休档案管理工作长期处于应付被动的状态.

2.2 档案管理人员专业素质相对较低

在现有的档案管理人员中,大部分缺乏专业方面的培训,对档案的重要性不太了解,对档案的管理要求以及文件材料等的整理、收集、归档等工作不太熟悉.并且许多档案管理人员身兼几职,不能做到全心全意投入到档案管理工作中.

2.3 档案管理方式落后

目前,大部分的离退休档案管理工作仍旧停留在人工作业的阶段.比如在装订的时候采用传统的打孔方法,这种方法既有可能破坏原始记录的完整性,又不利于新文件的插入和旧文件的修改删除,工作效率相对低下.虽然也有配备了计算机、扫描仪等先进设备,但是由于缺乏相关专业操作人员,使得设备利用率低.此外,目前尚没有专门针对离退休人员的系列软件,不能适应新形势的需要.

3.创新离退休档案管理模式的对策

根据我国档案管理部门当前的基础建设状况,以及离退休人员档案管理的特点,笔者认为创新离退休档案管理模式有以下几方面的对策：

3.1 注重离退休人员档案管理软件的开发

档案管理信息化是大势所趋,这符合国家信息化建设的要求,也满足档案管理中心自身发展的需要.由于离退休人员档案构成比较简单,服务范围、项目有限等,结合这些特点,开发具有针对性的档案管理软件系统.专门的离退休档案管理系统不仅能够长期、大量保存人事档案,而且省去了大量的人工劳动,查询档案工作变的简单方便,文件资料的保密性大大增强,实时更新能力提升,并真正实现了离退休人员档案的动态管理.与此同时,还要建立覆盖全市的离退休人员档案管理网络系统.全市联网变成现实,将为各个档案管理中心提供便利的互动空间,并将很大程度地缓解档案管理人员的工作

负担.

3.2 集中为主,建立统一的离退休档案管理中心

建立集中的离退休档案管理中心有着以下几方面的优势：

首先,集中式的档案管理能够有效地发挥整体优势,是合理科学配置资源的内在要求.其次,离退休人员档案的集中管理有利于社会保障体系的有效运行,例如可以为养老金发放部门及时提供完整的档案等.再次,档案的集中管理与信息系统的结合有效增强了数据记录的准确性.在应用了信息系统之后,离退休人员的档案处于动态的管理之中,信息的更新、人员的增减等都能通过专门的离退休档案管理软件显示出来,这实现了数据记录正确、统一、规范的目标.

3.3 分散为辅,建立街道、乡镇等档案管理基层平台

当前离退休人员的数量十分壮观,如果其人事档案的整理、移交、归档等工作全都在市级档案管理中心,那么会造成市级档案管理中心工作人员的任务过大,效率过低等情况的发生,因此,档案管理工作应适当分配给各级基层的管理平台.离退休人员的档案在集中管理之前,需要经过街道、乡镇的各级档案管理中心进行收集和整理,形成统一的规范,然后定期移交给市档案管理中心,这就是集中为主、分散为辅的管理模式.

3.4 加强人才队伍建设

离退休人员的人事档案管理不同于在职员工的人事档案管理.离退休人员年纪大,与单位联系比较松散,对于离退休人员的养老金调整、社会化发放,医疗费报销,居家养老护理服务以及丧葬安排等许多事务性工作都需要不定期查阅其档案,这对于档案管理人员的敬业精神、工作态度以及专业技术都有非常高的要求.除此之外,还应当培养专业素质高的信息化人员队伍.对于信息化系统中的应用软件、数据库等,需要配备专门的操作人员和技术人员,才能实现信息化真正正面作用于档案管理工作.

4.结语

离退休人员为我国的社会建设作出了突出贡献,他们是不容忽视的力量,是社会的“宝藏”.为了做好离退休人员的档案管理工作,必须持续不断地创新档案管理模式,必须与时俱进地完善档案管理模式,最终更好地服务于档案管理工作.