本站原创机关工作特别是办公室业务繁忙,有时因大局需要还领办了很多责任不清的工作,经常出现“白+黑”、“5+2”工作,仍然完成不了任务的情况,很多干部成了“焦郁碌”――焦急、郁闷、忙碌.
我们将现代企业管理中的三种时间管理技巧,应用于机关管理工作中,有效化解了效率危机,使得在人员只减不增的情况下,实现了工作效率和成效双提升.
其一,计划管理法.计划管理就是将每日待办工作事项列出一份清单,排出优先次序,确认完成时间,以突出工作重点,实现最大效益,GTD（Getting Things Done―尽管去做）管理系统是目前的主流.GTD管理分为收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤.我们主要采取以下四种方式,实现领导行程、重大事项、交办工作、文件来电、干部个人“五个GTD”的效果.
每周五本办公室主要负责人召集“几大家”办公室相关负责人召开碰头会,汇整领导活动安排表及重大事项安排表,并利用及邮件的方式每日跟踪、回顾和调整；运用交办事项处理表,对领导交办事项和外单位来电每日跟踪进度,实行销号式办结；运用文件收发记录表,并结合时间管理软件进行限时闹钟提醒,对文件实行精确到小时的限时办结.
要求每名干部运用GTD EXCEL工具,对自己的GTD事项即时搜集,每日整理、组织,每周回顾,执行情况列为干部季度汇报工作和年终总结的重要内容,从而形成人人有计划、人人抓落实的工作格局.
其二,“四象限”法.时间管理“四象限”法是指根据重要性和紧急性,将工作事项分为“重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急”四个象限,采取不同解决方式的时间管理方法.
例如,办公室工作中,事故灾害的上报属于“重要紧急”的事项,需要立即去做,并避免扩大此类事务；工作制度建立、知识管理、技能提升属于“重要不紧急”的事项,需要定出时间细致地做；日常一般文件的签呈、一般来电,属于“不重要紧急”的工作,需要快速处理或授权去做；而“不重要不紧急”的事项,需要尽量避免去做.
在具体应用中,我们将134项日常事项归类制作成了“四象限”工作表,明确了各类事项的处理方式和处理时限,作为干部时间管理的依据,减少了干部对日常事项的思考、判断、汇报时间,增强了时间管理效率.
同时,为防止教条地执行“四象限”工作表造成的误判,我们对重要事项和模糊事项明确了汇报层级,形成了时间管理和责任制相结合的管理体系.
其三,网络图分析法.将网络图运用到机关管理工作中,就是将办公室的具体业务流程分解成作业、事件和路线三个因素,掌握之间的先后顺序和逻辑,以求得时间管理的最优方案.
例如,筹办一场会务,有会议通知、文件准备、讲稿准备、会场布置、餐宿安排等工作,其中会场布置又有确定参会人员、明确会议形式、拟定会议议程、排定会议座次等诸多细项作业.我们利用网络图将各项作业联接起来,按照“流程最短、并联工作、归并缩减,避免闲置”的方式制作了最优流程方案,并明确了各项作业的责任人和最早开工、最迟完工时间.
在这一网络图方案的支撑下,我们取得了全县性大会16小时内完成会务工作、连续8年会务工作 “零差错”的成绩.目前,我们已将会务安排、文件送签、档案管理等15项业务流程绘制成了网络图,作为日常工作的指南.
（作者为湖南省桃源县委办主任）