本站原创随着各项制度的改革,人事制度改革也日益深入.人事档案管理工作如何主动顺应时展的要求,更新人事档案管理的内容、范围,档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等,是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题.现就人事档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析.
一、人事档案现状及存在的问题
1. 对档案的重视程度不够.长期以来,相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区,认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作,不是单位的主要工作,不能给单位创造经济效益,只要“守好摊”,不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了.这表明一些人对档案工作缺乏了解,忽视档案工作,这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求.
2. 人事档案交接手续不严密,重视不够.档案管理人员大多不是专职的,所以在离岗或调动工作时,移交档案、手续不按程序,该检查的不检查,该清理的不清理,该签字的不签字,导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清.甚至有人认为,档案交接只是一串钥匙的问题,使得人事档案交接工作前后脱节,出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象.
3. 管理力量薄弱,管理水平不高,管理手段落后.大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求,档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,档案收集意识淡薄.而且大多数档案管理人员身兼数职,对档案工作精力投入不足.一些归档的材料还不够真实准确,归档材料未能及时、准确地得到补充,使存档的材料不能真实地反映本人现实情况,导致人事档案的不完整.
4. 档案管理人员对档案的重要性宣传不到位.一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传,使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管,属于非专业人员管理.由于受专业和时间限制,档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术.
二、人事档案管理对策及思考
人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映,所以,只有加强人事档案的管理,充分发挥其利用价值,才能更好地为党组织、人事部门提供工作参考,为人民服务.针对以上存在的问题,就干部人事档案管理工作提出以下几点思考及对策.
1. 严格按程序交接.人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作,应按程序.档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理,做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还,整理好借据,并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交,并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等,还应在移交文件上签字盖章,要做到对交接工作负责.
2. 强化档案管理意识,严格档案管理程序.强化领导干部的档案管理意识,完善档案管理硬件设备,增加档案库房,购买空调、除湿机、档案密集架和电脑.引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统.档案管理是人事管理工作的重要环节,与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关,因此应提高档案管理人员综合素质,提高工作主动性,从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档.此外,还应建立健全档案管理制度,努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠.
3. 健全档案管理制度.建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一,规章制度要体现合理性、科学性.建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际,以适应单位档案管理的需要.第二,简明实用.制度必须具有可操作性,其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标,以便更好地发挥制度的指导和规范作用.第三,坚持制度约束的双向性.既约束领导又约束职工.领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行,而职工是单位的主要构成群体,是制度的主要约束对象和执行者.第四,坚持制度执行的严肃性.档案部门既是制定档案规章制度的主管部门,又是规章制度的执行部门.在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性.
4. 建章立制,有章可循,规范操作.积极主动做好档案收集工作,做到制度上墙,操作人员有章可循.建立职工借阅档案登记簿,职工档案转入、转出登记簿,职工档案材料转入、转出登记簿,档案材料移交表等.对由于历史原因,确实收集不到的档案材料,要查明原因,登记说明,为以后的查找工作提供方便.因此,我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤,及时追补和补充新的资料,真正起到人事档案的依据作用.
5. 积极做好宣传工作,加强档案管理人员的事业心、责任感.积极做好宣传工作,对收集的材料要认真核实,把真实可靠的材料收入人事档案,把好质量关.在档案鉴别过程中,档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整,充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性,不断改进工作方式、工作方法,创新工作模式,提高工作效率,提高业务素质.在鉴别过程中,能明辨是非,坚决把那些虚假的资料拒之门外,维护人事档案的真实性、可靠性、完整性.
6. 提高人民群众对档案材料重要性的认识.一是加大宣传力度,提高对人事档案重要性的认识,做好咨询服务工作,利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识,使其认识到,人事档案并不是可有可无的,它对本人今后工作有着重要的影响.二是加强对人事档案的规范化管理,做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范.三是加强收集工作,完善档案内容,及时补充档案缺失材料,提高档案的利用价值.
总之,要使档案工作有新的进展和突破,就要抓住当前有利时机,加强学习、不断改革创新,冲破原有的思路、模式,形成一整套新的档案思想、档案观念,才能适应档案事业的发展,并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献.