本站原创摘 要：高校档案管理工作开始引进现代化信息技术,给高校档案管理工作带来诸多优势：第一,加快了高校档案管理工作的速度；第二,巩固了高校档案管理工作的创新能力.由于我国引进信息数字化技术尚晚,技术水平不够高,当信息化管理高校档案应用于实际操作中,还存在一些漏洞,我们必须坚持不懈地去开发、研究.本文通过对我国的高校档案管理引进的信息化技术进行分析,找出存在的不足和漏洞,并且探索出解决问题的方法以供参考.
关 键 词 ：信息数字化；高校档案管理；研究分析
伴随数字信息对生活和工作的渗透,现代高校档案管理系统也开始采用信息化管理机制,从档案管理工作的职责和功能进行了深入改革,不仅削弱了档案管理工作的工作量,也提升了档案管理工作的工作效率.本文通过对以往的高校档案管理系统存在的漏洞和不足进行发现并分析,然后分析信息化管理系统对高校档案管理体制的优化,就提高管理效率和减轻管理压力提出了几条策略.
1.高校传统的档案管理
档案管理工作不能带给企业单位显著的物质效益,不能引起足够的重视,特别是教育机构,大部分我国高校并不重视档案管理工作,这种现象也造成了诸多问题：
第一,以往从事高校档案管理工作的工作人员工作效率都不够高,大部分的高校领导对档案管理工作并不重视,因此对工作人员的工作待遇也较低.大部分高校领导在档案管理工作人员的选择方面,主要选择一些退休老干部或者是关系户.这种行为直接降低了档案管理工作人员的整体水平,也影响了高校档案管理工作的效率.
第二,档案管理工作在工作流程上相对容易,对脑力的要求并不高,但是在工作内容方面比较繁琐,档案管理工作人员的耐力和仔细程度尤为重要.高校管理工作体系并不完善,也不够组织化.诸多部门只是管理本部门的档案,但是很多部门的档案之间是存在联系的,并且一些信息都是相关、分享的,由于管理体系不够完善合理,使得部门只能收集自己部门的信息,并且与别的部门分开记载,损耗了较多人力资源和物质资源.
第三,因为我国诸多高校都是后期合并在一起的,在合并的时候,由于档案管理体系不够系统,导致失去了很多信息,所以我国诸多高校的档案信息不够完整,也一定程度上降低了高校档案管理工作的工作效率.
2.信息数字化对高校档案管理工作的影响
高校档案管理工作进行了信息数字化的改革,使得工作方法更加简便,工作效率也得到了显著性的提高,文章就此进行了研究.
2.1 精简了高校档案工作程序和内容,提高了工作效率
第一,高校档案采用信息数字化管理模式能够提高工作效率,不仅很多档案都能够利用数字信息进行储存,而且提高了空间的利用率,最重要的是确保了档案能够完整且全面的保存下来.以往的纸质档案不仅不易保存,而且程序繁琐,降低了信息的管理效率.
第二,对档案管理工作的步骤进行了简化,提高了单位时间内的工作效率,也减少了档案的流失,以往的档案管理都是由工作人员完成,需要花很长时间,而且信息的信度不够高.采用数字信息化管理对以往的高校档案管理工作进行改革,能够加快信息管理工作的速率.
第三,数字信息化的档案管理工作只需要借助数据库和搜索信息功能平台就能快速查找信息,高校完成检索任务.
2.2 推动了高校校务管理工作的公正化、清晰化建设
对高校档案管理工作进行信息化改革,经由校园校务管理平台就能处理,学校还能通过信息平台对外界宣布学校的相关条件――办学条件、招生条件、教师聘任条件、就业和出国条件等等.老师和学生可以更方便地了解学校的信息,一方面合理地利用了高校档案信息管理的作用,另一方面使学校的校务公开以便人们了解,同时提高了高校档案管理工作的水平,有助于强化高校档案管理工作的能力和提高工作效率.
2.3 加快了高校档案管理工作的信息共享建设
信息时代的来临,使得信息的数量和区域不断上涨,人们无论在工作还是生活中都急需共享信息.对高校档案管理进行信息化管理,一方面能使校内信息得到广泛宣传,另一方面使各个高校之间的档案系统保持连接,促进我国的高校、单位和区域之间的交流,进而使各大高校进行信息上的沟通和学习,有助于我国高校学生的求学、老师的应聘和科研人员的需要,从一定程度上节约了大量人力、物力、财力.
3.要全面推广使用计算机对高校档案进行管理的方式
信息智能化工具管理方法使得管理高校档案这方面更加简便快捷,它减小了学校的花销,使高校档案便于全面、整体化的管理.
3.1提升档案管理方面人员的整体素质和能力
由于现在智能化管理软件和档案管理思想更趋于市场化,还有花样百出的新型管理方法和理论.所以,对于高校档案管理人来说,他们必须要按时增加和学习对管理方面的新型知识体系,领会更多其他新型管理内容体系,然后把新型的管理方法和其他不同的管理系统总结到一起,整体提升管理人能力和对专业知识结构的认识,完成高校对档案管理方面有较高的整理性和先进性.
3.2对高校档案管理方面要加强管理制度
此种管理方法要求学校必须要有足够的先进设施和新型技术软件,但这最多间接性能带给学校一定的好处,所以大多数高校都不想在管理档案这方面花费太多心思和费用,如果想提高高校档案管理的整体水平,就必须加强管理的智能管理和科学管理,不过多考虑资费问题,使高校档案管理更加有序,虽然从一开始来说会花费很多费用,但如果慢慢的发展,这种方法有利于管理人员的管理更加简便,减少了管理人员的工作并减少了财务的花销,从这方面来看,这样使得高校档案管理意义更加明显,扩大了管理区域使得高校有效发展.
3.3对高校档案管理的安全性进行有效保障
在对高校档案管理方面,我们不仅要保证他的先进性还要保证它的安全性,校内信息安全才不会使高校利益不受到损失,对于高校档案信息方面来说,影响其安全性的是网络病毒,网络攻击等,要加强计算的防御系统,同时也要对重要内容做好备份.
现代信息技术发展迅速,我们的日常生活娱乐中将会越来越多的使用这些信息技术,对于高校档案技术来说,也将越来越趋向于信息化管理,由此我们可知,以后纸质版档案将会完全被电子版档案代替.