本站原创摘 要 ：作为财务管理系统的重要组成部分,财务档案管理工作是企事业单位档案管理过程中不可或缺的一环.本文从财务档案管理工作中存在的问题入手,探讨做好财务档案管理工作的有效措施.
关 键 词 ：财务档案；管理工作；存在问题；有效措施
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）08-0-01
财务档案管理属于财务管理系统的一部分,也是国家和企事业单位档案管理的重要组成部分.财务档案记录各种经济业务活动,反映各种经济情况及经济数据,并作为证据保留下来,为企业管理者制定经济计划和做出经济决策提供重要依据,这就是财务档案管理的主要内容.但目前财务档案管理中存在很多问题,对企业单位的经营运行造成不同程度的影响.针对存在的问题需进行科学的调整和管理,有助于财务档案管理工作顺利进行,并提高企业单位经济运营的效率.因此,在经济飞速发展的今天,应特别重视财务档案管理.
一、财务档案管理工作中存在的问题
改革开放后,我国社会经济不断发展,并在各方面取得了巨大进步.各项管理工作也逐渐完善起来,并取得了很大成就.财务档案管理作为管理工作的重要组成部分,也在不断进步,取得了很好的成绩.但在管理工作中依然存在很多问题,主要有以下几点：
1.缺乏财务档案管理意识或管理意识薄弱
记录企业财务信息的的财务档案是企业运营情况的真实写照,财务将各种财务信息收集并整理归档,使之成为企业单位管理人员进行科学决策的重要参考依据.但是很多财务管理人员或者企业单位的管理层缺乏财务档案管理的意识或者财务管理意识薄弱,导致很多财务信息的遗漏或遭到损害.其中不乏重要的财务资料和信息,这些财务资料和信息的遗失或损害会直接或间接影响企业单位的正常运行,从而给企业造成不同程度的经济损失.
2.缺乏专业管理人员
目前,只有在大型企事业单位才设有专门的人员来管理财务档案,并在财务档案管理工作上有明确的分工.其他企业很少设有专门的工作人员管理财务档案,且管理分工非常混乱,管理部门之间、管理人员之间的职责分工不明确.管理工作的缺位、越位、错位等现象普遍存在.档案管理工作非常混乱,如归档混乱、资料遗漏、信息不全、保存凌乱、档案分类混乱等,严重影响企业单位财政工作的正常运行.
3.财务归档工作不规范
目前很多企业单位的财务归档工作不规范,难以实现全面归档和全面管理.归档的内容大多只限于收集凭证,制作账表等简单的管理工作,对单位经营的各种合同、登记凭证等缺乏有效的管理,或者对档案资料归档不合理,保存不完整等.而正规的财务档案管理工作除了对账表及报表的进行归档外,还应对企业单位的经济合同、各类票据领用登记表、资产评估报告、检验资产报告、各种审计报告等进行归档,并送往专门的档案室保存完整.目前财务档案管理工作中存在的这些不规范行为,企业领导应引起足够的重视.
4.财务档案管理的基础设施不完整
属于财务档案管理的档案资料宜储存在专门的档案室,以便整理归档和查找.但目前我国大多企业单位,除一些大型企事业单位外,没有设立专门的财务档案管理室进行档案管理.或者即使设有档案室,但里面的基础设施也相当有限,有些只有档案架子和桌椅；另外,档案室的环境也相当恶劣,如无安全防护网,空气不流通、阴暗潮湿等,导致档案资料受潮、发霉发臭,甚至会遭他人篡改或者丢失等情况.
二、做好财务档案管理工作的有效措施
1.提高财务档案管理意识
针对企业单位在财务档案管理中缺乏足够管理意识的问题,企业单位的管理层应引起足够的重视.财务档案管理工作是实现科学决策的重要依据,良好的财政档案管理工作能协助管理者顺利开展工作,使各项工作落到实处.首先要进一步了解财务档案管理的意义,意识到财务档案管理是提高决策,尤其是经济决策的重要依据；再次,规范财务档案工作,并将其纳入企业日常管理中,制定相应的规章制度,保证财务档案管理工作有序进行；最后,严格监督档案管理工作人员,落实责任制,以此提高档案管理人员的责任感.
2.设立专人负责财务档案管理工作
财务档案管理工作关系企业单位领导的决策,针对很多企业领导忽略财务档案管理工作的行为,建议管理者重视财务档案管理工作,并设专人负责该项工作.如在小企业可安排一名财务人员专门负责财务档案管理,严格监督专门管理人员.重视培养财务档案管理人员的专业素质,组织相关的培训,提高管理人员的业务能力.使其掌握财务档案管理的流程,并注重细节,将档案编号入册,便于查找.若企业的档案不多,则可将整理好的档案统一交至档案室储存,并分类摆放.
3.注重财务档案的分类
利用先进的信息技术,将财务档案资料科学归类,建立财务档案数据库,逐渐转化旧的管理模式,实现电子文件归档的电子化,是财务档案管理的必然趋势.财务档案分类细化,如分为会计账簿、财务报告、会计凭证、预算报表、票据管理、合同管理、资产管理等,逐步走上电子信息档案数据库道路.
4.完善财务档案管理的基础设施
完善财务档案管理的基础设施,并加大对基础设施建设的投入是提高财务档案管理的有效途径.如设置专门的财务档案管理室,并优化档案室环境,如保持室内整洁、开窗通风、做好室内防湿工作等,完善档案室的基础设备,如配备装订机、灭火器、计算机、湿度计、干燥剂等.这些基础设施的配备和完善,是提高财务档案管理水平的有力保障.
总之,在财务档案管理中存在多种问题,针对存在的各种问题,及时采取有效措施进行改善或改进,有助于提高财务档案管理水平.使财务档案管理真正发挥在企业决策中的重要作用,实现企业经济运营正常化以及经济效益的最大化.