本站原创［摘 要］ 信息化时代的到来,信息技术在档案管理中得到广泛应用,如何利用好信息技术提高档案管理的工作效率是一个值得思考的问题.本文主要从信息化建设的重要性、档案管理人员的信息技术应用水平、信息化的基础建设和技术水平等角度对其进行了论述.
［关 键 词 ］ 档案管理； 信息化建设； 信息技术应用
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 069
［中图分类号］ G271 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）10- 0119- 01
蕴含丰富信息的档案信息资料的管理一直是一个复杂的工作,但是信息技术在档案管理工作的应用对其管理效率的提高发挥了巨大作用.
1.充分认识信息化建设必要性
目前,由于经常性的档案知识的宣传和普及,职工的档案意识得到提高,促进了档案的归档数量越来越多,归档范围越来越广,利用率越来越高.丰富、翔实的信息资料,通过收集、整理、归档后,不但具备了可持续利用价值,还将继续产生不可低估的社会效益和经济效益.而传统的档案管理模式已渐渐不能适应当前的信息化进程,不能满足事业发展的需要.社会对信息的需求量、系统性、时效性等要求在不断提高,纸质文件数量的日益增加,库存量的日渐饱和,传统的收集、整理、保管方式使档案管理工作更加繁重.因此,对档案管理方式进行信息化改革来适应档案信息化建设势在必行,可以更好地促进档案管理的科学化、规范化.档案信息化建设既为档案管理带来了挑战,也带来了发展机遇,全面促进了档案管理工作在信息化时挥更大的作用.档案管理的现代化,带来了档案管理工作的新活力,保证了档案管理全面持续的新发展,促进了档案信息的深入开发和利用,推动了事业的平稳和快速发展.
2.全面提高档案管理人员的综合素质
档案管理人员是档案信息化建设的执行者,档案信息化建设离不开档案管理人员综合素质的提高.电子档案管理在操作技术、安全保护技术、人员素质等方面的要求都高于纸质档案,因此,培养一大批思想素质好、有创新精神、知识面广、能够熟练运用计算机技术、业务素质高的档案管理人员显得尤为重要.通过有计划、有针对的系统培训,可以使档案管理人员尽快掌握信息技术的新知识,紧跟信息技术发展的步伐.档案现代化管理的核心就是档案管理人员对计算机技术的应用,是档案计算机管理的基础.计算机的高速运算与超强的数据处理能力使档案管理工作更科学有效,检索方法更先进快捷.档案管理人员要适应档案计算机管理以及电子文件的归档和管理工作,就必须掌握现代化信息技术,熟练运用电子计算机等各类现代化办公设备来进行电子文件的拷贝、制作、使用和维护,才能确保档案资料的使用安全.在熟练使用计算机的同时,档案管理人员要不断学习新技术,拓宽知识面,善于整理和分析相关资料,培养发现信息的能力,成为一名复合型人才.借助信息化建设提供的便利条件,能够快速准确地从纷繁复杂的信息中提取精华,积攒经验,为事业发展提供强有力的信息保障.
3.注重完善档案信息化的基础设施建设
一个既专业又安全的档案保管环境,有利于提高档案管理质量.档案室计算机及其配套设施的配置,促进了档案现代化管理.硬件和软件等基础设施的应用,加快了档案信息化的步伐.传统的档案管理工作,纸质档案资料占主体,不宜于长期保存和更新维护.扫描仪设备的配备,可以对纸质档案资料进行全文原貌逐页存储为图像文件,较好地保护了档案原件.职工档案意识的提高,使归档数量和档案利用率不断增加,档案管理工作越来越繁重.标准化的档案管理软件配备,具有规范化、通用化和较强的包容性,可以随时随地进行统计、打印报表、借阅登记、催还档案等工作,使档案人员能够从繁杂的日常事物中解脱出来.档案管理网络的使用实现了资源共享,丰富的网络信息库,使各部门之间合作更融洽,互为补充,减少了重复劳动,节约了大量人力、物力和财力.计算机的配置和广泛应用,增强了电子信息的存储,实现了最大化的档案信息数据聚集和快速检索,为档案利用人员提供的数据速度更快、系统性更强、完整性更高.档案信息化建设中要注意档案的根本作用即凭证作用,档案实体是档案发挥凭证作用的基础.在电子档案尚未得到确认的情况下,注意将电子档案与纸质档案并重存在,各尽其能,互相依存、互相转化.
4.不断加强档案信息技术的管理
传统的档案只有一种纸质文件,随着计算机相关技术和通讯网络技术的日益普及,出现了多种新型载体材料的档案.随着办公自动化程度的提高和无纸化办公的出现,电子文件越来越多,只有及时合理的归档管理,才能确保很多具有保存价值的档案信息不会遗漏和消失.信息存储的电子化已成为主要的发展趋势.激光全息存储,比普通微缩影像信息存储密度高几十倍,全息摄像机操作简单,记录快速,内容不易丢失,便于保存,可达数百年,但还达不到广泛普及.目前应用率较高的是光盘存储,是一种光学信息存储技术,可以记录载有声像的活动画面以及各种原件的图形和文字信息,存储密度高,易于随机检索,还原效果好,便于拷贝复制,适用范围广.但是电子文件在存入光盘后,长期保存的一定要定期进行复制,防止信息损失,最好不用磁盘存储.新型存储介质的载体档案的广泛应用,与传统纸质载体档案在形成介质、利用方式、存储方式上有着不同的特点和要求,要想有效保存和管理这些新型载体档案,确保档案信息内容安全、真实、完整,就要不断地将先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中,实现档案管理的专业化、自动化.档案信息化建设开辟了档案工作的新领域,推进了档案事业的平稳快速发展.
当前,档案管理工作正由手工操作向现代化管理转变,加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键,档案信息化建设是档案工作适应社会信息发展的必然选择.利用现代化信息技术,不但扩大了档案管理的功能,而且全面提升了为社会服务的能力,促进了档案事业的跨越式发展.
主要参考文献
［１］蔡玉芳． 论高校教学档案的信息化建设［Ｊ］． 湖南人文科技学院学报,２００９（２）．