档案管理信息化的重点

档案管理信息化,是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务.换言之,档案信息化是指档案管理模式从过去的以档案实体保管为重点向以档案实体这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程.档案管理信息化的终极目标是实现信息资源的社会共享.

档案信息化建设的主要任务是:制定档案信息化管理的有关标准,研制、推广档案管理应用软件;加强电子文件和电子档案的管理,做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用,保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效,建立、规范、联通各区域网络,建立全国档案信息网络,并入国家信息网.不难看出,档案管理的信息化包含以下几个方面内容:实现档案信息的数字化、网络化,将不同载体的档案资源转化为数字化信息,实现档案资源的合理配置,建立起规范的、标准的、目录数据库及技术支撑平台;档案信息共享,实现档案信息传输的网络化和档案资源的共享化,档案管理人员需要有较好的知识结构、具有专业的档案管理知识和一定的计算机操作能力;档案管理工作必须科学化,能在正确的系统论、管理论的基础上做出正确的决策.

档案管理信息化的前提是规范化和标准化.由于历史原因,档案业务基础差,案卷质量不高,共享性差,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移檀性差;档案自动化工作尚无统一的标准,仅着眼于某一个馆或某个专业系统,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案管理工作的信息化.档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分,也是现代档案工作的基础,是档案工作现代化的必由之路.首先观念现代化,即要正确确立各部门档案是重要的信息资源这—重要观念.其次在具体管理上要与时俱进,要正确确立信息化档案管理的理念,制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制,提高档案的服务质量.同时,要以现代科学理论为指导,根据档案工作的客观规律和档案的特点进行合理地组织、计划和控制,实现管理方法科学化、管理机构高效化、管理形式现代化.

档案管理信息化,就要加强对电子文件的归档管理,对各种不同类型不同载体的档案进行数字化,为保证电子文档的真实、完整、有效,应制定电子档案管理方法.计算机技术的应用是档案管理技术现代化的中心,而计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的,要科学制定、贯彻和修订各项标准,使档案工作逐步实现标准化.档案信息化体系由基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设五个方面构成,其中尤为重要的是基础设施建设和档案信息资源建设两项内容.

档案管理信息化,必须要确保档案信息的安全性和完整性.档案信息的安全包括档案管理系统软硬件自身的安全,还包括档案信息传播的安全.安全管理制度应从机房管理、软件管理、操作、监督等多方面着手,以维护计算机系统的物理安全.软件方面的问题可以通过技术手段来解决,在选择、设计档案管理系统时要充分考虑到系统的安全性把它作为一个重要的指标.

档案管理信息化,必须重视档案业务流程的重组.档案管理信息化建设是在网络环境下,通过计算机技术和现代网络技术在档案管理中的广泛应用,改变原有的手工作业管理模式为自动化集成管理的工作方式,在这一变革中,档案业务流程的重组包括:档案信息收集、管理方式的改变.数据处理在文件处理阶段就可完成,公文处理与档案管理有机结合,实现文档一体化可以自动完成各类档案资料的统计工作,绘出各类统计报表;档案信息检索与提供利用方式的变革.网络环境下将实现自动分类、自动标引、自动编目及自动检索等工作,多数档案资源可通过计算机网络进行查阅和对外提供服务;档案指导、编研工作从有形实体向虚拟网络转变等.信息技术重建档案管理的运行环境和作业环境,传统档案组织机构、业务流程,管理体系越来越不适应档案管理信息化的趋势,所以有必要从管理理念到组织机构,从业务内容到业务流程进行有效重组,以适应变革的要求.


综上所述,在新的环境下,档案人员除了继续做好档案信息资源的收集和保管,更多的还要了解用户的需求,扩大服务内容,利用信息技术展示档案信息资源,真正实现档案管理的信息化.

(作者单位:海南省档案馆 570204)

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