随着服务业的整体快速发展,零售行业的范围边界也在不断拓展,那么针对这一特点,如何构筑一个安全高效的适合新兴零售行业需要的资金管理方法呢?
一、零售行业的变化特点
1、部分高档商品从传统百货业中分离出来,单独成立连锁零售店,如服装(ZARA、雅戈尔)、手表(雷达、海鸥)、化妆品、高档营养品等.
2、原先的小型单体零售店在对整体形象进行胎换骨的变化、大幅提升品牌形象后,开始开设连锁零售店,如面包房(克莉丝汀、元祖、85度C)、洗衣店、餐饮行业等.
3、它们共同的特点是注重品牌的塑造,店面装修精致,注重顾客体验式消费,店堂服务在销售过程中产生的附加值很高,商品销售呈现高毛利、高费用的特点.
4、出于零售业自身的特点,商品销售以销售或POS刷卡为主(对于一些高价值商品零售业,POS刷卡金额将占到50%以上),即“一手交钱一手交货”,基本不存在赊销,同时由于各家零售店面分散在全国各地,因此如何保证这些资金的安全是财务管理人员需要重点考虑的问题.
二、传统的针对零售行业的资金安全性管理方法及缺陷
(一)自行管理,每家店自行收款和付款
1、管理方式:总部出于风险控制的需要,派出财务人员监督和管理,或虽不派出,但对各店的财务人员进行垂直管理.
2、缺陷:这样的做法本身存在一定固有缺陷,如果每家店设置一名财务人员管理资金,由于缺乏相互的牵制,自身风险很大.如果设置两名财务人员,一人管钱一人管账,虽然能控制财务风险,但是从管理成本的角度出发,很不经济.同时由于资金分散在各家店,不能集中使用,使资金的使用成本很高,周转效率很低.
(二)“收支两条线的管理”
1.管理方式:即销售款项全部汇回总部,门店所需日常费用由总部划拨,自行支付.
2、缺陷:这样的做法解决了因资金分散带来的资金使用成本高、周转效率低的问题,但仍然无法解决风险控制问题.如何能保证店里及时和全额汇回销售款,如何保证总部划拨资金的安全性都是需要加以考虑的问题.
三、解决思路
面对以上的困境,财务人员如何高效而安全的进行资金管理呢,结合笔者所在公司对资金管理工作中的不断探索,总结了以下的方法,供大家参考.
1、总体原则.建立全国统一管理的网络银行系统,通过网银自动划回资金,大额费用总部集中支付,小额费用支出通过备用金方式管理.
2、严格控制各分店的银行开户.各分店根据需要只能开设两个账户:货款户和税款户.货款户用来归集货款入账,其中POS消费款项可自动归集到货款户,消费部门每天集中缴纳到货款户.税款户的开设是为了满足各地税务机关要求开设税款专户的管理要求,如税务机关无此要求的,可不开设税款账户,仅开设一个货款账户.账户开设完毕后,开户许可证、财务专用章、法人印鉴章全部收回总部统一管理,这样做可以保证资金只进不出,控制住资金被划拨的风险.
3、货款自动划转.目前的网银可以提供总部自动汇划分店资金的功能.即各店的资金可每天(也可每几天、每周、每月或设置超过一定额度即自动划款)自动划转到总部银行账户.因此每天各店的资金归集到各自的银行账户后,总部即可在第二天自动收到各店汇回的款项,整个汇划过程不需任何人为操作,大大降低了风险发生的可能性.
4、大额款项总部集中支付.公司总部可结合各店的实际情况,对超过使用规定的资金一律从总部集中付款,如房租、电费、购置固定资产、工资、统筹保险等,均可从总部集中支付,由于大多数款项都从总部支付,各店的需要量也就大大减少,降低了资金安全问题的发生.网上银行目前采取的硬件加密方法,可保证资金的安全性,并且目前的网上银行可实现与企业ERP的对接.各店可在ERP中操作资金付款申请,在通过审批后可自动转入网银系统进行自动付款,并可自动生成付款凭证,极大的提高了工作效率.
5、分店小额零星支付通过备用金形式管理.对于各分店零星购物所需要的资金,如购买办公用品等可通过备用金的形式支付.对各店的店长借支2000-3000元的备用金,店长用该笔资金对各自需要支付的小额零星费用进行支付,单据寄回总部,经财务部门审核报销后补足给予备用金.
四、总结
通过以上的几点方法,借助银行网上银行系统,可以很大程度上减少各分支机构的资金使用量,绝大部分资金通过总部集中管理、集中支付,基本杜绝了人为操作的可能行,在提升资金安全性的基础上,也提高了资金的利用效率,降低了使用成本.但需要加以注意的是,在使用以上方法时,还需对以下方面加以控制:
1、控制分店消费金额的及时入账.对于高档零售连锁店,虽然超过50%的消费均通过信用卡刷卡消费进行,并且该比例不断上升,但仍然有消费部分,门店可能存在销售款项不及时缴存银行或被挪用的情况发生.针对这一情况除了要求各店建立相互牵制的制度(如向银行缴款由收银员以外的人,将缴款单交给收银员)外,可通过加强实物盘点的方式解决.如果商品实际已销售而资金未上缴公司,通过实物盘点必然出现实物短少的情况,从而发现舞弊的现象,另一方面,定期盘点也是保证各店存货安全的重要措施.
2、对备用金的管理.虽然单店的备用金金额不大,但是由于连锁零售门店数量众多,因此这笔备用金的总额也是不小的资金量,为了加强对备用金的管理,需要对备用金的需求量进行定期的回顾,宜保持在15天左右的资金使用量为佳,另外要定期进行盘点,防止备用金被挪用.
(责任编辑:韩梅)