合同档案的管理

Hanlizhen：企业在业务管理中签订的各类合同是单独作为一个类别管理,还是放到文书档案里呢?

Svy：如果该单位设有专人管理,有专门针对合同的规章制度,而且,合同相对比较集中,那么,可以单独作为一个类别进行管理.

一井水：合同档案是按文种划分的,而企业档案分类是以工作职能来划分的,如党群、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备仪器、会计、人事等十大类,每类都可能涉及合同档案,因此,属于哪类合同归到哪类进行管理.

Zhoumingming：合同比较多的单位,把合同单独设成合同档案门类比较方便管理.而且,科怡软件公司已经把合同档案单纯设置了模块.其目录按“档号、合同名称、合同编号、责任者、甲方、乙方、签订日期、金额、备注”等子目录项来设置,查找方便.

后发制人：如合同数量不是很多、比较零散时,可不单独设置模块,将其归入对应门类便可；如合同数量较多也相对集中,最好另设一个模块单独管理.

zzia050406220：比较合理的管理方法就是合同整理时分散到各个类别的档案中去,像“一井水”所说,属于哪一类就归到哪一类去,在管理系统中建立合同数据库,将合同的基本信息,如编号、名称、合同对方、合同属性、金额、履行情况、整理互见号等详细著录.既保证原有档案间联系,维护其完整性和系统性,又实现了检索和利用的便捷性.

svy：还有另外一种方法,那就是实体集中存放,然后,通过档案管理系统,将相应的条目或者数字档案放到对应的类别里去.

郭东升：一般说,不将合同入在会计类、人事类.牵涉这两类的合同一般应入其相关行政管理类、经营管理类.国家档案局已经出台了企业档案实体分类整理规则,应该依照规则结合本企业实际贯彻执行.作为企业,国家为之出台的分类暂行规则,是本单位制订分类方案的基本依据.企业应该以此为基本框架,结合单位实际编制本单位的分类方案.

Smxlhy：同意一井水的观点,合同档案应归入相应类别,并区分不同价值来保持文件间有机联系.

一井水：合同是一类文书的名称,而不能把它作为一类档案,企业档案基本是按照工作职能来分类,每一项工作职能都会形成相关合同档案,并不需要人为拆散合同,而是按照合同形成部门与内容归入相关类别即可.如合同档案再单设一类,那施工合同归入基建档案行,归入合同档案还行,就不具有唯一性了.

Svy：我们单位的合同工作由专门部门进行主管,并按季度形成管理报表.合同管理有对应的主管职能部门、规章制度和工作人员,本身已形成独立的工作体系.确实合同存在多种分类属性,很多从属于项目.我们的合同由于分部门保管,也很自然形成了各总部特点的合同档案.从档案整理的角度来分析,其实,已经区分了部门(工作职能)和年度,但作为相对独立的一项工作,把合同档案单独管理更为恰当.

郭东升：在企业档案整理中,同一类目的合同数量多,应该单独立卷.而不可用形式分类法将其单独设类.属于不同类目的合同,应该归在不同类目里.

马帅章：合同应与其涉及事项放在一起,保证了某一项工作档案资料的完整性,也便于在利用合同档案时根据关 键 词 有效检索出来.将合同档案与其所归属事项相关资料存放在一起,管理利用都很方便!

Zhoumingming：合同档案能否单独设类,主要看是否方便查找利用,不要机械地用传统管理模式来约束它.对于产生合同数量特别多的单位,如何将合同档案与其所归属的事项相关资料存放在一起呢?

马帅章：合同数量特别多的意思如何理解呢?即便是特别多的话,依然可以与所归属事项资料放在一起,这样,也便于理解合同内容涉及事项与合同的来龙去脉.单独将合同拿出来分为一类,可在以下两种情况应用：一是全部档案的主体以合同为主,二是所有档案中合同利用率特高,而其他档案利用率平平.

小鱼儿：针对合同档案的管理问题,各单位应根据具体情况具体对待.机关事业单位往往合同比较少,大都依据《规则》按文书档案整理方法进行了归档,既保证了文件材料的完整性,查找利用起来也比较方便.企业单位,往往企业合同比较多,可把合同单独设为一类,便于更好地为企业服务.比如,我们为一民营企业指导,在帮助其制订分类方案时发现,企业的各种证照、验资报告利用率比较高,如果分散归档不易利用.我们针对企业的具体情况,就把各种证照、验资报告单列了出来.虽然,不太符合档案管理的相关规则、规定,但得到了企业的认可.

Svy：证照、章程、验资报告使用非常频繁.这三者一定要单独和别的文件区分开,我单位采用的是“复印+扫描”双套制.这类材料都属于产权档案.

zhouya1117：1.在合同档案相对较少的时候,合同档案自然不必单独设类,属于不同类目的合同,应归档在不同类目中；可采取双套制的方式,复印一套合同集中后做成资料,方便查阅利用.2.在合同档案相对很多的时候,尤其是针对某些特殊系统、特殊单位,就应单独设置类目对合同档案进行管理.

郭东升：我赞成合同档案的管理应该根据实际情况而定的观点.但我以为,无论合同多少,属于不同类目的合同,应该归档在不同的类目中,即使在合同档案相对很多的时候.试想,一级类目如果是合同类,行政管理类、生产技术管理类、产品类、设备类、基建类等都要归为此类了,就会平行类目交叉、上下类目互不从属,类目混乱不言而喻.

龙正义：如数量比较多,可专门划为一类；如数量较少,则可归入文书档案之中；如是跟某个项目有关,则放入该项目档案之中,这还是传统的管理手段.如实现了高度的信息化管理,那所有文件不分种类全部可以大流水排序,所谓的分类只是文件的一个标签而已.如找某个档案,通过标题、编号、年度、责任者等要素来检索,甚至可全文检索,还可自动相似性排序,跟该文件内容相关的文件都可以自动排列出来.这时,档案实体如何分类如何排序已经不重要了.

Svy：近期,我们就遇到很现实的合同管理问题.要求汇总全部合同目录,正本的保存也在商定保管方案.初步拟订三种方案,一是高度集中；二是维持部门分别保管；三是分类管理,有统有分. 小刀：汇总合同目录一由档案管理部门弄,二或由合同管理部门弄,我们这边多是合同管理部门弄的,相当详细.保管方案还是集中管理便于管理,利用上应该也不存在影响因素,是我就选择高度集中.

亓晓华：据了解,有些单位对部分应归档的合同、协议、房屋产权文件等经济类档案文件资料归档不及时,甚至根本不归档,长期滞留在经办人或单位负责人手中,甚至还有的认为这些资料已无用而销毁.致使该归档的资料流失或残缺不全,产生诸多危害.要做好合同档案的管理,我认为,须做到以下五点：1.加强合同档案归档的宣传工作,规范合同的文本格式,增强职工的档案意识和法律意识；2.把好合同档案归档的关口,确保合同协议的及时、高效归档；3.对归档的合同档案要进行科学、细致的分类,以便查找利用；4.档案工作人员要改变以往的“等待”归档意识,变“被动”为“主动”；5.逐步实现合同档案管理信息化,进一步加强合同档案归档管理.

月色微凉：本人根据公司情况,做了一个《合同档案整理指引》.

一、范围：本指引中的合同是指公司及所属各单位与其他民事主体签订的各类合同.

二、合同整理要求：1.本指引中的合同档案必须是合同签订双方按合同要求签字、盖章已生效的合同；2.各类合同的文本（正、副）及其相关附件资料随合同一起归档；3.合同档案是公司档案全宗的重要组成部分,必须由各项目公司的综合档案室统一管理,任何部门和个人都不得擅自扣押、丢失、修改、销毁合同档案.

三、合同整理方法：1.收集.（1）对方先盖章的合同：合同签订后,由各经办人拿到行政人事部或综合管理部盖章后,由盖章人即时留存一套合同原件、合同相关附件及合同审批件一同归档；（2）我方先盖章合同：各经办部门专（兼）职资料员负责对由我方先盖章的合同跟进直至合同签订完毕,在收到双方盖章生效的合同原件后,即可归档到行政人事部或综合管理部档案保管人处；（3）合同履行中如发生合同纠纷,承办人员应将处理合同纠纷的文件在签字或生效后,及时向本单位的档案部门移交归档,档案部门应将这些文件收集齐全后归入企管类档案.2.整理.（1）合同档案实行按件归档的方式；（2）合同档案按年度—保管期限来整理,同一年度、同一保管期限内按时间顺序排流水件号,并按件号进行排列、存放.3.确定保管期限.合同档案的保管期限分为“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四个期限,在档号结构中,用数字分别表示为“1”、“2”、“3”、“4”,即永久为“1”,30年为“2”,10年为“3”,5年为“4”.4.编页.5.盖档号章.（1）合同档案号的形成：全宗号—分类号—年度—保管期限—件号；（2）盖档号章的位置：文件右上角,尽量不要压盖原合同内容；（3）填写档号章里的内容：类别号为“H”；年度一般以合同里盖章处的签订日期为准；保管期限填写：“10年”“5年”等；件号以合同在同年度同保管期限下的流水号作为件号.6.信息录入.将合同基本信息录入电脑.7.扫描.将整理完毕的合同档案进行扫描.8.装盒.（1）统一年度统一保管期限档案装一盒,数量多的可以分盒装,但是件号保持连续；（2）每一盒内部合同档案装盒顺序：卷内备考表置于盒底,中间是归档合同档案,上面是卷内目录.9.上架排列.合同档案装盒后同一年度同一保管期限的合同顺序从上至下从左至右排列.

四、合同档案的利用：1.在合同期内,各合同签订单位应尽量使用保管在本单位、本部门的合同.2.外借合同原件不得涂改、损坏,并及时归还.

五、合同鉴定销毁：1.合同档案保管期已满需销毁时,需编制《合同档案销毁清册》,并报控股行政部领导批准后方可销毁.2.合同销毁时,必须有两个以上人进行监销.3.项目公司合同销毁后,销毁清册需要报控股总部档案室备案.4.合同销毁后,应在相应的电子条目上标注“已销毁”.5.每年七月份清理一次已达到保管期限的合同档案.

(摘自《档案界》网站)