本站原创档案是人类社会的原始记录.它不仅在人们现实生活中具有重要的凭证与参考作用,而且对于维护人类社会的历史面貌具有重要的意义.档案是企业宝贵的文化财富和重要的信息资源.档案安全管理是档案工作中的重要环节,它不仅直接关系到企业各项工作能否正常进行,还关系到馆藏档案的质量和寿命.因此,档案安全管理是档案工作的永恒主题和根本任务,企业的各级领导,档案部门必须把档案安全工作放到重要位置,警钟长鸣,居安思危,确保档案安全.
企业档案面临多种安全威胁：地震、洪水、火灾、盗窃等,这些天灾人祸都是正在面临或者将要面临的显性安全威胁或者隐性安全威胁.档案是企业变迁的历史记录和宝贵财富,是企业赖以生存和发展的基础.档案具有唯一性的特点,一旦损毁,将给企业造成不可弥补的损失.因此,企业做好档案安全管理是必要的.
那么什么是企业档案安全管理呢?企业档案安全管理就是企业管理者特别是企业档案管理部门以及企业安全管理部门为避免或者减轻安全威胁给企业档案带来损害、损失甚至毁坏,而有计划、有组织地学习、制定和实施一系列安全管理措施和策略,建立突发事件应急预案.
要做好企业档案的安全管理工作,首先要懂得什么危及档案安全的隐患.危及档案安全的隐患主要为自然灾害和社会安全事件.自然灾害对档案安全的影响自然灾害的种类很多,对档案安全造成的影响有：地震、火灾、水灾、雷电等.地震是人类面临的最有破坏力的自然灾害之一,对人们的生命财产严重的威胁,同样,地震也会对档案造成巨大的破坏.“5.12”汶川大地震,就使震区的档案馆舍和档案受到严重损失.水灾是我们日常生活中最常见的一种自然灾害,水害对档案的危害不言自明,不管灾害大小,档案特别是纸质类档案只要被水淹,就会造成损失.突发性的雷、电、火灾往往会造成档案的大面积焚毁,损失无法估量. 社会安全事件危害对档案的影响社会安全事件是相对于自然而言的人为因素,是通过暴力破坏直接或者间接危害档案安全,产生的后果较为严重.
最后,谈谈企业档案安全管理的应对措施.
树立档案安全管理意识档案是国家的宝贵财富,是不可再生资源.一旦被损毁,其损失无法挽回.为保证企业利益和企业档案安全,我们要从对历史负责、子孙后代负责的高度,始终把档案安全管理作为档案工作的大事来抓.要树立档案利用服从档案安全的意识,确保档案的绝对安全,企业应加强档案安全宣传教育,采取多种形式开展教育活动,提高全员的法律意识、责任意识和档案安全保护意识.各级领导要切实加强对档案安全管理工作的领导,将档案安全工作列入本企业安全生产工作的计划中,及时关注、研究和解决存在的安全隐患问题,确保档案安全管理工作责任的落实.
建立健全档案安全管理体系.解决档案安全管理问题,不能只靠企业档案管理部门,应建立由企业安全生产管理部门到各职能部门,以及档案部门的档案安全管理体系,成立企业档案安全管理机构,这是企业档案安全管理工作有效开展的组织保证,是处理安全问题时必不可少的组织环节.企业档案安全管理部门根据企业安全管理的实际情况制定周密细致、便于操作、切实可行的突发性灾害、事故应急预案,并不断完善应急措施,经常进行档案安全检查,发现不安全因素要立即整改,确保档案的安全.
建立档案安全管理责任制度.“不以规矩,无以成方圆”.安全管理制度的建立和完善,是企业档案安全管理的制度保证.要在严格执行档案法律、法规、规章制度的基础上,完善档案安全管理的岗位责任制,做到责任到人、措施到位.企业员工尤其是档案工作人员应该熟知安全管理制度,并在制度的指导下有序开展档案安全管理工作.
确保数字档案信息安全.随着档案信息化进程的加快,档案信息的数字化和网络化利用,需要高度重视档案利用安全工作,认真执行国家有关档案工作的保密制度,建立档案信息、数据上网审批制度,加强上网档案信息的管理.加强电子文件的安全管理,采取科学的管理方法和先进的技术手段,从制度入手,从技术要求和管理措施两方面保证档案数据库和电子档案的安全,确保档案信息的安全.
确保档案库房的安全.档案库房是档案存放基地,是档案安全管理的重要环节.档案库房建设必须符合档案安全保管的条件,安装库房防火、防盗报警监控系统,实现对档案实体、库房与设备的监控.要对档案库房进行定期检查,对已配备的设施完好情况及时检查,出现隐患及时解决,确保档案库房安全.有针对性地加强高温、汛期等季节性时期的档案安全保护,应对可能出现的突发事件,确保档案的绝对安全.
综上所述,我们应该居安思危,重新审视档案安全管理工作.档案安全管理应遵循严格管理、预防为主、防治结合、确保安全的原则,切实加强对档案安全管理工作的领导,运用现代技术不断跟进和完善档案安全管理设施设备,建立与完善档案安全工作的长效机制,实现档案安全的规范管理、严格管理、现代化管理、应急管理,最大限度延长档案的寿命,确保档案工作万无一失.
（作者单位：江苏联宏纺织有限公司）