项目管理中沟通的作用

［摘 要］随着世界经济发展水平的提高,企业管理也在发生着越来越多的变化.沟通是人际之间传递信息的过程,它对于项目取得成功是必不可少的,良好的沟通是做好项目管理工作、更好的实现项目目标的重要前提.因此,本文对项目管理中沟通的作用进行了详细研究.

［关 键 词 ］项目管理 沟通 有效 信息

随着经济的全球化,企业面对的环境日趋复杂,竞争越发激烈,在重大机遇面前能否把握机会,实现企业的发展战略,项目化管理必将大行其道.在项目管理中,沟通与协调是进行各方面管理的纽带,是在人、思想和信息之间建立的联系,它对于项目取得成功是必不可少的,而且是非常重要的.沟通与协调可使矛盾着的各个方面居于统一体中,使系统结构均衡,使项目实施和运行过程顺利.所以,大多数的企业管理人和项目执行者都将沟通、谈判列为推进项目进程发展的首要步骤,而为此投入大量的精力.

每个项目经理都要了解项目团队每位成员需要什么类型的信息,并在项目工作中根据不同的目的采用不同的沟通方式.对于目前来说,越来越发达的科技将引导着我们今后的生活方式向多元性发展,相对应的,沟通的方式和途径也会越来越多样化.其中包括：书面材料、电子邮件、、短信、会议、实地沟通、正式的论坛、非正式沟通活动等.其中：

一、书面材料

对于一些重要的、需双方确认的信息可以采取这种正式的方式进行沟通.例如,在项目管理中,对沟通过的、认可的、重要的事项需通过书面材料的形式予以备案留存.

二、电子邮件

通过这种方式可以及时、方便地传递与客户、供应商、项目团队成员之间、上层管理者之间的文件,比如项目计划、备忘录、会议纪要、工作报告、项目预算、项目文档等等.

三、提供一个正式的论坛

在此上面可以公布用来沟通的政策和工作程序.

四、项目会议

通过项目会议可以比较直接地沟通项目状况、存在的问题,并及时得以解决的方式等.

五、电视网络会议

为身处异地的项目团队成员提供一个参与沟通的方式,既快捷、直观也可多方讨论.

六、内部网、互联网留言板

可与全体成员进行正式地沟通项目状况,进展和目标,并可及时发布最新通知.

七、实地沟通

与你的团队、客户、供应商等面对面地实地沟通并当场解决问题.

八、非正式沟通活动

如联谊活动、聚会、个别交流等,都可使其与项目相关方关系更加融洽,更利于及时、有效、顺利地完成项目.

所有这些沟通方式,无论多复杂,实际上都可以简化成一对一的沟通形式,但是具体到沟通的最终形态都只是两者之间的事情,即信息发出者和信息接收者.相对于项目管理当中沟通起到的主要作用就是建立一个由信息发出者给出的参考和信息接收者获得的思考的一个平台,例如项目经理与项目团队对于项目进展之间的信息互动.

因此作为一名项目经理就要承担起整个项目管理的沟通环节.项目经理的沟通能力是影响管理和领导核心项目团队的主要因素,所以在项目运营中项目经理就不应该埋在一大堆的技术、管理工作中,甚至可能需要花费百分之九十或更多的时间去与项目干系人进行沟通,所以他们应站在较高的角度去审视整个项目,使自己既能准确地把客户的意图传递给项目相关人员,同时又能及时正确地去理解项目相关人员的需求,达成一种共识,使他们可以更好的理解你、支持你、帮助你.

计划和组织是项目管理中重要的两个步骤,同样,优秀的项目经理还应懂得如何计划沟通工作,这就要要牢记5个“C”.

1.清楚（Clear）：说明主题；围绕主题；帮助接收者理解信息；恰当地使用术语.

2.简洁（Concise）：抓住重点；不让信息漫无边际.

3.礼貌（Courteous）：讲礼貌,注意语调.

4.一贯（Consistent）：使用恰当的语调和媒介传递想要传递的信息；所有信息要素都应传达一样的信息.

5.令人信服（Compelling）：让他们有理由去注意.

项目管理的过程包括项目启动、需求确认、计划安排、项目实施、项目验收、项目收款等,在各个阶段都需要有项目经理围绕项目的进度、成本、质量等要素与客户、项目组成员、供应商、上层管理者及其他相关项目经理等进行沟通、协调和控制.与项目各个相关方之间保持持续、有效的沟通,是促成项目成功的诸多因素中最重要的一项因素.作为项目经理,为调动项目组成员的的工作热情、提高其效率,还应充分了解项目成员的个性、喜好等,并采取不同的沟通方法,使项目组成员的工作协调一致,从而保证按时、按质、按量完成预期的任务.

沟通的目的是为了两者之间的交流,交换信息、拓宽思路和统一认识.在执行项目的过程中因受到惯例时间、财政因素以及资源限制的影响,很容易在意见分歧当中发生冲突.冲突大多是由错误的认知、缺乏信息或不存在的问题等因素引起的,归根结底还是沟通无效导致的.即使发生冲突也要以整个项目为根本,用比较圆润易接受的沟通方式、积极和适当的方法去解决问题,保持和谐的气氛.

任何作为都是有成本的,沟通亦然.最主要的沟通成本包括三方面：一是直接的时间成本,沟通所花费的时间和精力；二是在沟通过程中,由于沟通不利,信息的失真和损失；三是沟通之于职场发展的价值.其中,在信息传递的过程中,成本的大小取决于表达能力、理解能力、观点和思维的一致性以及表达成一致的意愿强烈程度等多种因素.而且,在很多情况下,即使是两个同样具有很强的表达和理解能力的人,他们进行沟通要达成一致,所需要花费的沟通成本也有可能是巨大的,而且很可能是沉没成本.所以,在项目管理中,若项目经理与项目团队沟通不畅,很容易发生上令下不达；若项目团队成员之间的沟通不到位,链接协调能力也就不会强.如此,沟通是学问,沟通是艺术,若能做到沟通和谐,自然也会成为赢家.

客户是项目成果的使用者.因此,在项目的整个过程中,项目经理都应与其决策层、业务部门保持及时有效的沟通,以便获得他们的支持、参与和推动,特别是项目启动的前期更为重要.良好的沟通能使双方对于项目目标和范围达成共识,保证项目健康的进行.在与客户的沟通中首先要培养客户对项目的价值与战略重要性的认同感,形成双向交流,以保持信息的一致性,增强项目进度的透明度,并确保双方了解项目的进展.其次,必须通过良好的沟通就客户的需求达成一致,否则会给项目带来无穷的隐患,甚至会使项目前功尽弃.再次,还要与客户在管理思想、管理理念上要达成一致,争取客户的理解和支持,如果项目初期就没有得到客户的支持和认同,那么真不知道还有什么方式能够推动项目的启动和继续.

项目经理在与上层管理者的沟通还需要注意很多细节,上层管理者往往更加关心的是项目的工期、成本、质量等等.作为项目经理,就应该经常主动地与上层管理者保持沟通,及时地反馈信息,特别是将可能会延期、将增加项目成本、会产生质量问题的苗头等等提早汇报,使上层管理者能及时并适时调整工作计划,在人力、物力、财力等方面给予支持,保证项目的顺利进行.

项目经理还需要保证沟通的有效性,任何经过深思熟虑和充满信心的计划都有可能百密一疏,沟通也不例外,而要建立有效沟通的前提条件是需要树立一定的威信,在解决和处理事物的能力中胜人一筹,得到别人的认可.没有这些先决条件,或许你的努力在对方的眼里就只是一出蹩脚的表演.

最后在项目管理的沟通过程当中最为重要的一点就是要保证信息的正确传递,信息的传递一定是双向.首先,必须保证你所传递的是正确的、有价值的信息,而不是给他们提供过量的、不相关的或是重复性的信息,也就是说传递的信息质量要高.其次,必须保证信息被接收者可以准确及时的收到.无论是通过哪一种沟通的形式都必须要有回馈的机制,以确保信息的及时性和有效性.再次,必须保证对收到信息的理解是正确的,以免给项目带来或大或小的损失.对于一些重要的信息,在可行的情况下采用双方会谈的方式可能会更快更准确地让对方接收.

综上所述,在项目管理中,沟通是关乎项目成功与否的重要因素而且是管理工作至关重要的组成部分.所有的项目都是在不断的沟通与交流的过程中建立起来的,有效的沟通都是项目管理一个策略性过程,起着非常重要的作用.项目管理中涉及到众多的项目干系人,为保证项目沟通的有效性,项目经理只有建立项目沟通计划、灵活运用各种沟通形式、尽早和主动的与项目干系人进行沟通、保持畅通的沟通渠道、运用沟通技巧等方法,才能保证信息传递的准确、及时、理解无误,以保证项目顺利完成.