工程项目管理中的成本信息化管理

摘 要 ：论述了成本信息化管理及其现状,成本管理信息化系统的建设.

关 键 词 ：项目管理；成本；信息化；

引言

工程项目管理的过程,就是各类信息的管理过程,施工过程综合运用信息处理技术并加强信息流通等方面的综合可称为项目管理系统,目前较常见的信息系统主要有财务管理系统、项目成本管理系统、人力资源管理系统、商业智能、办公自动化系统.随着市场竞争的剧烈加大,企业的成本意识也不断加大,作为项目管理中的重要组成部分--“成本管理”,也随着各类项目管理软件的出现而出现,并不断完善,已具备从传统的管理方式转向采用信息化手段方式来加强项目成本管理的条件,从本质上提高项目管理单位的管理能力和水平.

1..成本信息化管理及其现状

1.1 成本信息化管理

整个项目实施过程中主要有工作流、物流、资金流以及人员流等四个主要流动过程,每个项目信息流又包括两个主要信息交换过程,一是项目与外界的互相信息交换；二是项目内部信息交换,包括横向或网络信息交流,正式与非正式信息渠道等.在工程管理中也出现了成本预算管理信息系统、合同管理信息系统、质量管理信息系统、材料管理信息系统及进度管理信息系统等,通过这些系统的紧密结合与相互之间的数据共享,达到管理信息的集成,各个系统之间也通过信息共享达到协调一致,防范风险,提高经济效益,使企业高层决策得心应手.

1.2 成本信息化管理现状

1.2.1认识误区.很多人将成本管理狭义的理解为预结算工作,实际上成本管理是一个涉及设计、采购、招投标、合同管理的综合系统工程,即现代化成本管理应为全过程管理工作；

1.2.2重视程度不够.传统的成本管理往往以财务或造价人员为主,而现代企业管理中的成本管理应涉及采购、生产、销售、技术及质检全过程管理；传统成本管理只注重对实际成本的核算与控制,将成本管理的责任划归于现场班组或生产单位,在现实生产中以成本控制为幌子,奉行一些偷工减料、以次充好的手段来所谓的“降低工程成本”,而对整个生命周期的管理及相关信息沟通不良等导致的成本则往往忽略不计；

1.2.3数据不准确,不及时.传统的成本核算方法是建筑产品主要以手工、半手工等多种形式,由此而得的数据的准确性及及时性通常很难保证；

1.2.4标准成本难执行.部分建筑企业耗费大量人力和财力而制定的类似企业定额等标准成本,但在实际执行中存在很大难度,往往由于没有信息系统的支撑而导致成本差异分析、成本标准更新及完善等工作的科学性和动态性都较差.

以上情况当在太多的项目同时进行时,情况更为突出,无法进行统一管理,相关人员也无法快速及时获取所需信息,无法分享和保留信息,工作重复,最后造成工程进度滞后,质量降低,成本失控的后果.

2. 成本管理信息化系统的建设

2.1 成本信息管理软件实施的意义和原则.

信息管理主要包括硬件设施升级和软件开发.具体实施原则：从前期收到项目任务开始进行成本估算操作（试项目情况而定）；从规划设计开始到施工图设计,进行目标成本的录入和修订工作；在项目的执行过程中,进行合同的录入、变更签证、结算工作；软件系统根据以上数据自动生成动态成本信息,通过对估算、目标、计划、合同、合同执行的管理,计算出动态成本,并比较动态成本与目标成本,找出差异,实现合同管理、付款计划及动态查询.这样企业可以成本与资金控制为核心,将成本控制与项目进度计划、甲供设备材料密切关联,将财务资金流入关联,实现业务的全过程、全方位协调管理,力求最大限度的揭示问题的实质,以降低决策失误的风险,最终达到成本控制的目的.

2.2 信息管理实施要点

2.2.1组织架构设置.针对该种信息的开发.其组织架构通常采取集中管理制,公司总部设立成本管理部,区域公司设立成本控制部,各区域公司专职人员负责对信息管理软件中数据的录入与维护,总部对区域公司数据进行汇总、运用.

2.2.2标准流程的建立

企业内部或工程项目部在对工程项目进行信息化管理前,应对成本管理流程进行梳理,并对成本管理进行整体规划和设计,最终根据其制定出规范的成本管理流程,在管理实施后则应随时对各个成本环节进行监控,以便随时发现问题并及时进行调整和优化；

2.2.3成本科目管理.信息化管理的前提必须要先行制定一系列的标准科目,科目设置应与各企业的产品具体要求相配套,并可以进行“渐进细分”,力争作到与合同对应.

2.2.4目标成本管理.与项目的时间计划一样,成本计划及控制也有一个从宏观到微观、从粗放到细致的过程.在项目初期,首先是确定一个项目总体的投资估算即估算成本,然后在逐渐细划到成本目标的过程.运用信息管理软件,可做到在成本目标制定、动态成本和目标成本偏差处理以及成本责任制度方面均采取集中管理制,由公司总部制定、修订成本目标,区域公司设置成本负责人,相关各部门则根据成本目标将责任进行再分配.

2.2.5 责任成本划分

大多数管理企业在工程管理过程中虽有责任划分但往往由于管理条件限制导致责任成本的执行和考核不能落实,因此在信息化管理中应对整个项目的经济生命期内各个环节的责任成本予以明确界定,使项目的各个成本核算和控制能围绕目标的实现来运作,最大程度的减少“目标与执行脱钩”现象的出现,真正做到“权责明晰,有据可依”.

3..结语

企业规模在不断壮大中,能否做到多少程度的信息资源流畅是判断这家公司是否摆脱粗放式开发管理的关键.通过对项目进行科学规划和管理,在信息化管理过程中做到规范业务流程,加快了信息传递速度,提高资金使用率,降低经营风险,大大提高了企业决策者对项目单位成本的控制力度,提高项目管理水平.