计算机在档案管理中的运用

摘 要 ：随着现代化办公管理的需要,计算机在档案管理中越来越发挥着重要的作用,档案现代化的管理得益于计算机的方便和快捷,高效、快速的运行提高了档案管理的效率,计算机网络信息之大顺应了档案管理的需求.本文将就计算机在档案管理中的运用问题进行分析.

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一、计算机在档案管理中的作用

(一)计算机在档案管理中的运用是时展的要求

随着全球信息一体化进程不断推进,任何事物的发展都不能孤立整体的社会发展而存在.世界的发展是客观的,计算机运用的普及是发展的需要,也是时代的要求.档案的管理本身是随着时代的发展而不断的变化,以传统的方式进行档案管理远远不能跟上档案管理发展的步伐,当今的信息随时都在不断地变化,在档案管理中,档案的信息可能随时都要跟进,运用传统的人工操作很难将巨大的信息量及时地更新,因此,运用计算机进行档案管理是客观发展的需求.

当今时代的发展对档案管理的要求也在不断地提高,如果仅仅依靠传统的方法进行管理,根本跟不上时代管理发展的需求,很多现代化的档案管理理念和管理方式必须通过计算机或是网络技术才能进行具体操作,受人为干预操作的管理方式逐渐被淘汰,因此,想要有效的跟进档案管理,就必须与时代接轨,顺应时展的需要.

(二)档案管理本身依赖于计算机技术

在信息迅速发展的今天,很难想象档案管理完全依靠人工进行操作的可能性.一方面,档案管理的信息量之大、范围之广、要求的准确性之高,如果仅仅依靠人工操作,难免会出现问题甚至差错,完全依靠人工进行档案管理工作,效率低下,准确率较低,且不易察觉错误信息,给档案管理造成一定的影响；另一方面,完全依靠人工进行档案管理工作会给人为的非正常操作带来很多机会,失去了档案的真实性特点.

相反,运用计算机进行相关的档案管理则会事半功倍,首先,计算机以其存储量大的特点解决了档案管理中占据位置的特点,给档案管理节约了空间,其次,计算机的运算速度之快、精准度较高,操作你快捷,为管理效率的提高提供了条件,再次,计算机缺少了人为因素的干预,使得可信度提高,保证了档案管理的安全.总之,计算机在档案管理中的运用,是档案管理的客观需求,证明了档案管理本身的特点依赖于计算机技术.

(三)计算机的运用促进了档案管理的发展

传统的档案管理过程中难免会出现种种的弊端,给档案管理工作带来不良的影响,特别在人事档案管理中,一旦某个环节出现问题,将会影响到相关档案人员的人事安全,造成档案管理的混乱,严重影响到档案管理机制的健全.

计算机技术的运用大大提高了档案管理的方便程度,不但以其效率之高、可信度之大获得认可,而且计算机运用到档案管理中也为档案管理机制的健全和档案管理的规范提供了依据.利用计算机技术进行档案管理也能够不断地优化管理水平,在计算机网络技术的支持下,档案管理的相关程序和系统都能够随时进行更新.事物的发展总是在不断地趋于完善,尽管运用计算机进行档案管理本身依然会存在问题,但总的而言,它克服了以往人工管理中出现的种种弊端,使制约档案管理的诸多因素得到解决,从而促进了档案管理的发展.

二、计算机在档案管理中的运用

(一)计算机能解决一些档案管理中的问题

尽管人工进行档案操作管理在以往形成一种专门的学问,但是依旧不能回避人工管理中的问题,尽管这些问题都不是不可克服的主要问题,但给档案管理的合理分类和档案管理规范带来相应的影响,具体体现在以下几个方面.

由于人工档案管理的范围较大,在具体的档案管理中体现出很多方面相对缺乏规范,例如检索系统与标题、档号、目录等对应不上,不能准确的查找目标,给目录检索带来很大的麻烦,文档的分组依据不同等,很多档案在标注信息时由于出自不同人之手,在管理和辨别档案时会出现不同程度的偏颇,给管理工作带来不便.利用计算机技术的目的在于能够对案卷进行有效和理的归类,既是是不同的类别,也能锁定其查找的范围,针对文档的标码和检索,计算机都能通过程序的编订来解决.至于档案的空间储存来说,计算机更是以其容量大、储存时间久取代了以往档案不易保存的特点.

(二)计算机进行档案管理应遵循规范化原则

档案管理本身具有自己管理的原则和标准,运用计算机进行档案管理应该而且必须遵守档案管理的原则和标准,规范各项操作,运用计算机进行档案管理时应当做到以下几点.首先,要做好案卷的核查工作,准确的判断案卷的综合价值,对重要的案卷应进行归总,而对于重复或失效的案卷则要酌情处理,以免造成重复和冗赘.其次,要对案卷进行整合,实现其规范化管理,对于标题、页码、目录不明确的要经过核实或矫正后进行标注,确保每一个项目都能在管理中实现其规范的特征.再次,要确保检索目标的准确定位,确保管理人员在检索时能够精确到具体的案卷,尽量不要出现检索内容与案卷不想对应的情况.

计算机进行档案管理时遵循规范化原则是档案管理内在的精神要求,实施规范化管理措施也是为档案管理本身服务,传统的管理如此,计算机技术下的档案管理更应如此,才能体现其优越于人工操作的特点.

(三)计算机进行档案管理应不断优化

计算机对档案的归类管理和规范并不是一劳永逸的,和其他的计算机管理类型一样,档案的管理也需要不断地优化升级,毕竟在现阶段而言,计算机在档案管理中还不能实现完全智能化的特点,还有很多的项目需要人为的配合才能实现,想要计算机档案管理技术朝着自动化、智能化的方向发展,还必须具备优化意识和创新意识.

在案卷输录过程中,尽量避免冗长繁琐的词条出现给检索带来的麻烦,在系统的优化中,要考虑到档案层次和调理,使其不用花费太多的检索时间,对数据库的归类和检索要进行登记和统计,对各项数据进行核对,在确认无误后进行备份处理,以免出现在优化过程中造成数据丢失的情况.再次,计算机档案管理的系统管理和升级应该配备相应的人员,组成开发项目小组进行研究,更好的实现计算机在档案管理中的作用和价值.