本站原创医院档案信息资料是医院信息的载体,是医院医疗管理工作中的重要组成部分.信息资源作为医院最为宝贵的一大资源,能否将其合理利用,将直接影响到医院的生存与发展.在现阶段,依靠传统的档案管理办法已经无法适应当今时代的发展和工作的需要.随着信息技术的发展,利用计算机和网络技术管理医疗文书档案等已经成为医院档案管理最有效的工具.
医院的档案管理工作庞大而复杂,包括行政文书档案、人事档案、工资档案、和病历病案等.目前,大部分医院档案管理仍然采用传统的管理模式和工作方法,已不适应当前新形式的需要,迫切需要实现网络化和现代化.实现医院信网络息化管理是以计算机、通讯技术和数据库为其构成要素,以资源共享和开发为目的.将图书、档案、病案信息整合加工后,利用检索平台和搜索引擎,使医护人员和其它管理人员能够在办公室随时查看信息资源.只有实现计算机网络化管理,才能真实体现出医院档案的价值,更好的为医院的医、护、教、研和管理服务,更好的为其他需要医院档案的领域服务.
1.现医院档案管理中存在的问题
1.1 随着科学技术的进步,计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用,档案的内涵和外沿都在发生变化.特别是在医院档案的范围由当初的文书档案、照片档案、病例档案、人事档案等发展到今天的科研档案、胶片档案、病理切片档案等,而运用计算机及网络技术管理档案的却较少,一些档案工作还停留在手工收集、检索,信息量小,然而人们在公务和事物或交流信息过程中产生的电子文件档案,如文本、图像、声音或影像等主要来源于计算机,这样就不利于档案的收集、利用和开发.
1.2 医院档案管理制度不够健全、规范,档案管理分散,各自为政,标准不一,装具参差不齐,资料重复保存,档案利用率低下.内容界定不清,管理范围不明.到目前为止,医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度标准.随着科学技术的进步,社会的发展,档案的内涵和外延都在发生变化.各级医院在管理档案时,根据自己的理解和实践进行管理,使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理.
1.3 医院档案管理水平不高,现代化管理手段应用较差,随着科学技术的进步,计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用,医院管理手段也在不断进步,而运用计算机及网络技术管理档案的确很少,基本还停留在手工收集、检索,信息量小,不利于档案的收集、利用和开发.
1.4 未将档案管理与医疗业务建设同步规划、同步发展,在医院近期和远期规划中,一般对医院规模、医疗设备、技术水平、人员结构等都作了比较详尽的规划.而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中,造成档案管理水平不能与医疗业务同步发展.档案管理水平的滞后,必将影响医院管理水平的提高,影响业务技术的发展.
2.医院档案实行网络化管理的具体方面和内容
2.1 文书过程和归档网络化管理：文书工作是档案工作的基础,文书处理过程的好、坏直接影响着档案的内在质量.为适应新形势下的工作需求,我们把每天收到的文件用计算机登记,按照批办的次序在局域网内传阅,并设定传阅时间和催办时间,若传阅文件未及时返回,催办程序会发出信息,提醒承办人及时阅文.并对处理完毕的文件进行随时预立卷整理,以避免以往档案人员年终整理全年档案工作量大的压力.
2.2 病历档案实现网络化管理：随着医学事业的发展,疾病谱的不断扩大和新技术、新项目的开展,各种创伤性手术的开展包括腹腔镜、胸腔镜下各种手术的名称进行编码输入计算机,运用计算机综合查询分析功能,将各类手术及疗效情况一一列出,通过局域网反馈到各临床科室,使医务人员在进行科研活动和撰写论文时能及时查阅,同时,通过计算机对病案信息处理加工后再反馈给临床科室,以便他们能总结经验,找出问题,及时改进,进一步提高医务人员的医疗服务水平.
2.3 人事档案实现网络化管理：根据人事档案的特点,运用现代化手段,建立和完善人事档案网络化管理,从实体管理向网络管理转变,实现人事档案的动态管理,把日常工作中遇到的问题分门别类,实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理.
2.4 医院图书馆实现网络化管理：随着图书馆业务的拓展,业务档案作为知识的结晶和重要的信息资源越来越被人们所重视和利用.对在工作中形成的经验和认识以及在各个环节中自然形成和产生的知识、数据、资料等信息成品或半成品记录下来,形成档案,并通过网络传递来进行知识交流,成为共享知识,将隐性知识转化为显性知识,最大限度地实现档案信息隐性知识的价值.通过对图书业务档案的再整合,为读者提供更快捷、更有价值的信息.
3.档案管理实现计算机网络化的建议和方式
3.1 领导重视是关键：档案网络信息化管理是医院现代化管理的组成部分.虽然只是医院主体医疗业务管理的辅助部分,但却是医院领导决策所依据的信息体系.这就需要领导更新观念,提高对档案工作的思想认识；调整档案管理模式,使管理模式从单纯的纸质收集、整理、利用的管理,逐步过渡到计算机网络化管理方式中来,充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用.
3.2 加强标准化建设：标准化是实现信息网络化的前提.医院档案管理协调机构应召集有关专家,根据国际、国内标准及行业发展趋势,制定出网络化过程中各医院共同遵守的各项标准,如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等,这样可以在向资源共享过渡时少走弯路,避免人力、物力、财力的浪费.
3.3 人员素质的提高是必备条件：计算机技术的发展,特别是网络技术的应用改变着传统的档案管理模式,要求档案人员在网上进行收集、整理、编目、检索、借阅、统计工作.现代化档案管理工作中,档案人员除了具备档案专业知识外,还要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力.而目前医院现有的档案专业人员知识结构较为单一,尤其是计算机网络技术的应用能力较低,知识面较窄.因此,档案专业人才的培养也是日益显得重要了.只有通过学习和培训,提高档案干部队伍的综合素质,才能适应计算机技术、信息技术不断发展的需要,才能充分发挥档案计算机管理的优势,这也是当今档案管理现代化发展必须解决的问题.
在网络信息高速发展的今天,面对信息技术的挑战,医院的档案管理工作必须真正实现网络化,大力进行网络资源建设,并与互连网接轨,全面实现资源共享,为医疗卫生单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务,档案管理工作走向全方位现代化.
作者单位：014000 包头市中心医院