本站原创【摘 要】目前通行的办公自动化比较权威性的定义是将计算机技术、通讯技术、系统科学、特别是行为科学应用在传统的数字处理技术难以处理、数量庞大且结构不明确、还包括非数字信息的办公事务处理工作中的一项综合技术关键.
【关 键 词 】信息平台；管理；提升
企业办公自动化系统作为企业信息化建设的重点之一进行开发和实施,以期待对日常办公流程和信息进行管理,实现无纸化办公,信息共享,更有效地提高工作效率.在事务处理、综合业务管理和决策中上发挥越来越大的作用,办公自动化已成为现代化管理的必然趋势,其应用程度已成为衡量企业管理现代化的重要标准,渗透到管理的各个方面和层面.
1.明确目标,做好规划
目前办公自动化系统软件很多,提供办公自动化系统建设服务的公司更是不计其数.要根据本单位业务情况,选择适合服务商提供适合软件版本尤为重要.
2.领导重视,做好沟通
自动化系统建设作为企业信息化建设的重要一环,需要一把手亲自过问,并从始至终地全程关注.办公自动化的管理思想是领导管理思想的现实体现,典型模块设计体现领导对管理的设计和实现.同时作为新的系统必然引发新的管理模式和手段与原有工作习惯和流程的冲突和矛盾,需要领导排出异议强力推进.
同时具体项目实施人员要做好汇报和沟通,要使领导对于项目进展情况有清晰地把握,了解项目计划完成情况以及遇到的困难（技术瓶颈和流程分析等）；通过召开项目会议,将建设双方的想法充分表达清楚,避免互相误解影响项目实施.同时要做好业务部门与软件服务商人员的衔接工作,将有关业务流程和管理方式细化为利于理解和表述的框图或表格形式；对于技术人员提出的技术实现问题,要从功能性出发,调整软件结构保证实现.
3.进行阶段总结,调整实施重点
办公自动化系统建设实施周期较长,需要软件技术人员与企业管理层和业务部门形成良好互动,才能保证最后完成的系统符合公司管理实际达到设计效果.因此除了按照计划进行推进,还要进行阶段项目会议,对工作进展和新问题进行总结,动态调整阶段工作重点.
3.1前期的调研和设计要注意详细分析管理模式和流程
对于开发进程的两种理解：一是开发公司的需求分析,二是应用方的理想设计：两种方式目的相同,但由于出发点不同导致进程控制有很大区别.对于企业办公系统的特殊性问题,一是流程与机关公文的区别,二是侧重点的不同.
实际工作中不同部门的工作分析内容无法整齐划一,如果软件人员对于细节的记录和估计不足,会导致后续工作受到影响.
3.2中期项目会议要抓住核心流程,明确工作重点
项目进行过程中要以工作流为中心,围绕主要功能模块完成实际功能,防止出现双方自弹自唱的局面.软件服务商通常习惯了利用已有的软件版本,利用其通用性解决用户问题,对于尚未成熟的产品来讲就容易与使用方发生矛盾,同时软件服务商推崇的解决方式可能与使用者的管理初衷背道而驰.
在项目阶段会议讨论中,要引导软件服务商从客户立场设身处地提出解决方案,而不是僵化地用软件进行套用,所举例子不应是其他单位的应用（包括实际用语,中心人物,框图的选择）,而要采用实际管理应用进行测试.应尽早将软件试用版投入测试,不要拘泥于软件的保密性,迟迟不愿意安装到企业服务器进行试用；实践证明对于软件性能的整体把握双方缺乏统一、无的放矢,是影响工程进度的重要因素.另一方面必须向双方明确管理流程分析的重要性,即软件开发人员进行通行的事前调研要认真记录整理不要受软件已有版本的限制；对于软件没有的功能部分也要做详细记录,此处可能是企业重点关心部分；同时使用方也要做到知无不言,言无不尽,尽量将管理要点提供准确和完备.否则走过场的方式导致软件使用方期望值提高,开发方完成难度也提高.同时避免如下情况：开发方咨询人员为软件技术人员,对于调查需求有先入为主的缺点,同时用户未看到相应产品或类似产品功能的情况下,提出的方案自然以我为主,不考虑通行做法.同时对于软件功能要做到实事求是,尤其是进行阶助能做什么不能做什么、不能做的部分通过何种方式给予解决,或是修改,或是干脆说不能,否则影响进度.
3.3注重项目细节,做好建立项目文档工作
要做好项目文档的整理工作,包括开发技术文档和备忘录等.要详细记载项目进度,对项目变更和费用改变要明确时间和责任人；同时对关键技术环节,要做好软件备忘录,便于使用.维护和版本控制.
对于项目文档细节应认真审核,如框图问题未令有关责任人修改,影.向流程设计而使问题放大；同时注意计算机流程与管理流程描述的框图应有所区别（保证功能一致性）.
3.4注重软件的测试和培训
办公自动化系统测试要采用本公司实际应用的例子和文件进行测试,关心数据结果、中间问题是否是软件设计漏洞所致,对于操作的方便性和软件统一性要做细致分析.关注细节,测试过程中不按固定流程进行操作,非常利于检验软件,应注意软件人员和业外人士的使用心理和习惯不同.充分考虑上线风险,对业务部门有关人员测试功能期望值不能过高,要以不同身份进行提前测试系统.只有真正上线使用才会凸现诸多问题,没到真正使用系统,会因为工作的惰性和不认真导致测试流于形式,而开发人员与业务经办人员对软件功能定位和实际工作晕的；中突也不会表现出来.
注重对新增模块功能的测试,实践经验表明此处会出现很多烦抚,由 于技术人员有时开发随意性较大（版本控制能力不足）；同时营销人员也 会出现未将所有信息转达到技术人员的情况,导致新增模块功能不能与预期设计统一,若没有文件记载设计内容变更会影响进度,同时导致双方信任度下降.要针对有关问题进行记录整理,修改,推进到应用,进一步发现问题.
同时要注重软件培训工作,对不同人员设计不同的培训方式：将集中培训和专项培训结合起来,培训可采用学习使用规程和网络实际应用交叉进行.培训人员早期选用软件公司技术人员,从功能性角度进行讲解和介绍；中期培训选择双方项目实施人员,从流程设计和部门使用入手讲解；后期选择具体业务部室人员进行讲解,主要从实际应用的问题和失误入手,具体指导实际操作步骤.通过软件培训与应用,办公自动化系统的各项功能会得到逐步的发挥,同时发现的问题有助于进一步修改和二次开发.
实践证明：办公自动化系统的引入,提高了工作效率,无纸化办公的方式降低了日常消耗同时引入了电子信息管理；以办公自动化系统为平台,企业可以方便地引入考勤管理、档案管理、日常个人办公计划和办公总结管理等多种管理手段；而其提供的网上交流模块、电子模块和公共服务模块等辅助功能模块,丰富了员工与管理层交流渠道,对于倡导企业文化提供了更广阔的平台.相信随着办公自动化系统应用层次的不断提高,其在企业现代化管理中的作用会更加体现出来. [科]