本站原创摘 要 医院必须不断适应市场经济发展的要求,引入现代企业管理观念,逐步由福利事业型向服务企业型转变.在医疗管理方面,医院全面运营管理的建设基础在国内相对还比较薄弱.而试行医疗耗材管理体系能在这方面发挥重要的作用,使其避免运营上的漏洞与缺陷.
关 键 词 医院管理二级库管理供货监督供货条码化规范管理HIS接口高值医用耗材管理体系库存管理预警系统
doi:10.3969/j.issn.1007-614x.2010.12.253
如何转变管理模式,优化管理流程中,提高医疗耗材的管理水平,确保医疗耗材在医疗服务中的安全性、可靠性和有效性,正逐渐成为各大医院相关领导关注的焦点和必须认真对待的课题[1].
为什么现代化的医疗耗材管理系统可以取代传统医院的纸张式的管理呢首先,医院的耗材科都是以纸张的形式作为存储的介质存在着易丢失,存储空间大的缺点,既然存储空间要求大,那么存储的容量就会有所减少,信息量就更难保证了,易受环境影响而导致文件资料受损,查询、检索就变得很困难,还不能做到及时提供预警功能,给院方带来了不必要的损失.那么现代化医疗耗材管理系统正都克服了这些缺点,使医院的医疗耗材管理达到了无误,及时,准确.应市场的需要现推出全供应链的耗材软件系统,具备以下几个基本特点:①合法性:系统对数据处理符合医院各项医疗管理的规定,并要符合国家制订的一系列医疗收费标准的规定.各项费用输入输出形式要符合医院财务管理的需要和会计习惯.手工处理与计算机处理方式大致相同,这样可便于人员比较自然地从手工处理向计算机处理过渡.②可靠性:系统具有专门的采购管理功能,能通过此项功能对“新品入口”、“耗材申请”、“采购计划”、“供应商目录”等等进行可视化的操作,以防止人为疏忽造成不必要的损失.③灵活性:系统会随着不断的升级使医院管理信息系统要求不断提高,在结构上进行扩充和修改,能对新的变化,新的环境有较强的适应性或通用性.④易用性:系统使用模拟人为操作的流程形式,采用分层的模块化结构,各模块相对独立,模块间的连接用数据完成.各功能模块设计采用多层次的菜单提示和代码转换技术,使非专业者运用此系统时较轻松,不需要掌握很多的计算机专业知识便能操作完成,并要有一套简单明了高效率的操作方法.⑤联网性:要具备与其他各子系统及医院中心管理系统的联网功能,与HIS等系统做到了无缝对接.
基于预警和条形码技术建立的医疗耗材管理系统充分地考虑了医疗耗材科学管理的信息化发展方向,系统通过信息流对耗材的物流和资金流进行实时监控,及时客观地掌握医疗耗材的规范化全程管理,从而更好地为临床一线服务.医疗耗材管理是指在医疗环境下,根据一定的法规、制度、方法和流程,对医疗耗材在其整个生命周期中进行日常管理工作、组织协调和监督检查等工作的动态管理.日常的耗材领用流程:从采购计划、采购到科室、入库,最后发放到领取,均需要智能化的管理.医疗耗材管理系统将信息技术和条形码技术相结合,以独特的优势共享医疗耗材数据库的基础信息,优化管理流程,为提高医疗服务水平提供了一个良好的管理平台.为了更进一步加强医院各项物资的采购管理,规范采购行为,理顺进货渠道,低成本,使采购工作走上科学化、制度化、规范化的轨道,针对医疗耗材“应急性、繁多性、散多性、专业性、高科技性”等特点,根据国家招投标法及政府主管部门的有关规定,决定采用招标的方法对医疗耗材进行采购,同时为了做到公开、公平、公正,特制定了医疗耗材招标采购程序,现已将招标程序透明化.库房管理部分主要解决贵重耗材的入库登记、条形码打印、科室领用、有效期管理等问题.具体的流程包括,当一批贵重耗材需要入库时,操作员需要选择供货公司、领用科室、领用人,选择贵重材料的项目,填写单价、生产厂家,读取产品条形码(仅标识品种,不惟一),填写注册证号、批号以及有效期.最后由计算机按照一定的规则生成一维条形码(针对每一个产品,惟一的),并且由专人负责一一对应地贴在贵重耗材的外包装上[2].在打印的不干胶贴上,包括了一维条形码、中文名称、打印日期和操作员姓名.通过统计查询,库房的管理人员可以及时掌握全院各种贵重耗材进货、各科室领用和库存的情况.系统对即将过期的材料将提供预警功能.
随着市场经济竞争的日益激烈,越来越多的医院已经把注意力集中到在成本中占有相当比例的物资成本和物资管理费用上,因而动态的物资管理已经成为医院增加效益的利润源泉之一[3].
医疗耗材是医院日常工作中不可忽视的重要环节,管得好与坏,对医院的经济效益和科室盈亏都是很重要的.过去各科室在耗材的使用上虽然竭尽全力,但带有一定的盲目性,使之在最后的结算中才能知道结果.在运用了计算机管理后,对各种物品的库存及请领有了一个确切的数据,而且对产品的质量跟踪及性能各方面有了较全面的掌握,可随时提供所供物品的生产地、供货商、出产日期、有效期、批号、数量及发放量.管理工作提高了效率,增加了效益、减少了库存和各种原因造成的浪费.同时,应用计算机给出的数据,各科室的请领物品工作得到了科学的管理,能够提示对方物品量,加速了物品的周转,避免了过期,使医院耗材费用降到最低,带来超乎想象的经济效益.HIS系统的完美接口集合避免了“跑、冒、滴、漏”.
目前,大部分医院存在这样的现象:有着举足轻重作用的设备科,大部分的工作人员都是中年人或临退休人员,在吃力地运用计算机的同时,大量的数据输入使其很反感,在实际操作中也存在大量的错误,那么条形码技术的使用就解决了这种问题.条形码技术恰好可以帮助实现这一管理过程.在条形码管理系统中,每一个条形码惟一对应一样贵重耗材.医院的动态流程从进货、入库、领用、使用登记、维修和收回等各个环节均需要严格地监控管理,从而能确保病人在使用每一种贵重耗材时,都可以实现明明白白消费.而从库房管理、科室管理到职能部门的监控与预警,各个部门可以通过惟一对应的条形码查询、统计其入库、领用等使用状况,并可以根据病患的耗材使用记录中的条码核对该耗材的收费情况等.通过条形码辅助系统无论是哪个科室都可以随时统计和查询各种贵重耗材领用和使用的情况,能够及时掌握整个医院贵重耗材的使用情况、各科室使用情况甚至每个病人使用的明细账,做到责任到人,从而有效防止贵重耗材的遗失和乱收费现象,提高医院对其贵重耗材的动态管理能力.
现在国内很多医院都是非营利性医疗机构,都面临着资金来源数额少,承担工作任务重的压力,合理运用资金,减轻内耗,可以使医院的经济处在良性状态中.医疗耗材的采购占用医院经济支出的一大部分,医疗耗材的采购管理是做好医院经济管理的一个重要环节.