本站原创摘 要 ：合同管理,企业的经济往来,主要是通过合同形式进行的.一个企业的经营成败和合同及合同管理有密切关系.企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称.其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段.合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的.
关 键 词 ：合同管理、风险管理、对策
一、引言
改革开放后,计划经济向市场经济转形,在市场竞争中企业开始接触合同,引入合同管理.因处于起步阶段,合同管理既不规范,也没有模板,合同内容过于简单,漏洞不少,由此引发纠纷,损失惨重的事例不在少数.现代企业的经济往来,主要是通过合同形式进行的,合同管理成为现代企业经营管理的重要组成部分,能否把好合同管理关,自然成为现化企业经营管理成败的一个重要因素.
二、企业合同管理中的常见问题
(一)、合同主体不明确
各企业普遍存在对合同主体审核欠缺的问题,由于和法人的职能部门以及分公司非独立法人签订合同,并且没有明确的授权委托书的情况下,将造成对方在合同履行无必要或者纠纷发生后主张合同无效.有些合同存在文字不严谨,不严谨就是不准确,容易发生歧义和误解,导致合同在履行过程中存在争议.
(二)、审决合一
各成员企业中大多数企业存在合同审决合一问题.所谓审决合一,表现为合同审核章和合同专用章一人保管的情况以及合同作用无法充分发挥的问题,合同审核章的加盖完全取决于企业负责人的意愿表示.但是合同管理员的设立目的不是只作为简单的合同文书,而是要起到监督牵制作用的,合同专用章和合同审核章之所以分开保存,目的就是为了增加过滤和监督程序,如果审核和决定没有分开,就起不到真正的作用了.
(三)、违规责任规定无力度
合同审查中普遍存在违约责任条款说明模糊,只约定违约方应当依法承担违约责任、赔偿损失之类的不规范的法律用语.这样就容易导致法律赋予的任意性权利的丧失,等于放弃了争取可以明确数额,有效及时争取挽回损失的权利.尤其在签订境外合同时,由于国情不同、语言文字不同,加上翻译问题等使得合同本身可能存在不少疑问,这就更要有明确的规定使得双方明确合同的责任.
(四)、格式合同的陷阱
格式合同在很多企业中都有应用,这种格式合同的签订虽然有利于便捷交易的实现和降低交易成本,但是格式合同的内容应当严格审查,防止格式合同陷阱带来的损失.
三、产生合同问题的原因
(一)、市场与合同的关系认识不清
市场经济条件下,相互依存的关系.一方面,市场的运作需要合同.市场是靠合同动作的,市场主体各方都是靠合同去履行其权利义务的.另一方面,合同的成立必须以市场为前提.没有市场谈不上什么合同.合同是市场的产物,是市场可持续发展的动力.有些业内人士只顾到市场上承揽任务,却不去签订合同或者草率签订,结果遇上纠纷就没有协商与调解的依据,或者依据不足.
(二)、对合同与合同管理不够重视
合同管理是合同洽谈、草拟、签订、履行、变更、中止、终止或解除全过程的管理.合同产生在合同管理的前期阶段.在这一阶段往往受到高度重视.一旦合同签订了,合同就束之高阁了,甚至忘记了合同履行过程是实现权利义务的过程,而仅仅把它看成是生产过程.因此,合同管理的问题大多数产生在中期和后期履行阶段.但这并不是说前期阶段就没有问题.前期阶段所出现的问题,多数是由于急于签成合同而过于草率或者对发包人的迁就.
(三)、从业人员的合同法律意识不强
明显的表现是不认识合同与合同法律的关系.订立和履行合同往往离开合同法律,缺乏依法订立和履行的意识,以致产生了合同管理上的问题,造成不少失误和损失.合同法律的作用,从宏观来说是维护社会主义市场秩序,发展社会主义市场经济；从微观来说是规范合同各方主体的行为,维护他们的合法权益.任何离开合同法律所签订的合同都是无效合同,不受法律保护.
四、加强合同管理的措施
(一)、加强管理,建立管理制度
建立必要的常规管理制度.比如根据实际建立健全合同归口管理、合同授权委托、合同签订前的法律和经营论证、涉外投资中的法律尽职调查、合同审查及会签、重大疑难事项特别处置、合同专用章管理、合同台账及统计报表管理、合同归档、合同检查评比等各项合同管理制度.
(二)、明确职责,专人专管
推行合同相关的岗位授权制度.明确细分与合同相关的岗位、人员、授权条件、授权的范围和额度等,没有授权,任何人不得从事与合同相关的活动.岗位授权包括临时岗位授权和常规职权.前者比如,授权委托为合同事务人,应明确没有授权不得作为人.后者比如,对合同专用章的岗位授权：明确由合同管理部门（法律事务部门）统一刻制合同专用章,并对合同专用章统一登记编号、行文启用.同时明确专人保管合同专用章,严格按照合同管理规定使用合同专用章,并对使用情况登记造册,建立合同专用章使用登记台账,严禁任何部门或个人擅自使用.
(三)、建立内控反馈制度
重视合同动态管理,对合同履行过程中发生的合同变更、解除应按规定的程序报审；发生合同纠纷时承办部门应按要求积极配合法务人员收集、固定相关证据；合同执行完毕承办部门应将合同履行情况报法务部门备案.对合同处理出现的新情况,凡对单位利益有影响的,必须及时进行信息反馈.内控反馈制度应明确规定反馈人与被反馈人,进行反馈的条件,反馈的时间、内容、频率、协同办公平台或纸质信息的传递路线、负责处理反馈的部门和人员等.
(四)、 建立内控审批制度,规范合同文本管理
明确规定关于合同风险内控的要项审批程序、审批条件和进程、审批范围和审批额度、报送审批的必备文件以及进行审批的部门和人员.合同文本制作事关合同风险,应规范合同文本的管理.一是对国家有关部门或行业领域有标准文本或示范文本的合同,要求一律适用标准或示范文本；二是对企业业务量大、重复使用率高的合同,要结合实际,制成统一范本；三是对其他合同,要求在起草合同时,尽量细化合同条款,并参考其他类似合同示范文本来起草合同,以减少可能出现的疏漏.
(五)、 建立内控责任制度
按照权利、义务和责任相统一的原则,详细而明确地规定各有关部门和业务单元、职位、人员应负的责任和奖惩制度；有权必有责,用权受监督,该作为必作为,不该作为越权作为要受监督.明确规定各职能部门及法律事务部门在合同管理的权限和义务；明确规定合同从谈判、审查、签订到履行等各个环节的相关责任和注意事项；明确规定合同检查、通报,合同奖惩及归档管理等合同管理的各个方面.
(七)、 建立合同相关的内控审计检查制度
针对责任不清的情况,建立合同相关的内控审计检查制度.不作为,乱作为不被发现,就谈不上被追究,不作为、乱作为就有机可趁.所以,要严把审计、检查关,明确规定审计检查的对象、方式、内容,并对执行审计检查的部门和人员进行严格的监督.
（八）、建立要项合同管理岗位权力制衡制度
建立要项合同管理岗位权力制衡制度,实现职权界限分明并相互监督.要项合同管理岗位权力制衡制度主要包括：授权批准、业务经办、审计检查等等.对要项岗位可设置一岗双人,平行双职、平行双责,平行制约.例如：企业自行组织招标活动的话,集团层面应安排法务和纪委（审计）部门参与考察、监督和见证,从而与招标单位各司其职、相互监督.
五、结语
企业的合同管理离不开管理的职能.合同管理要全面计划,周密组织,科学领导并有效控制和妥善协调.合同管理,在制度和体制的设计上要力求环环相扣,形成逐级互衔的职权和责任系统,并能形成管理上的反馈回路,使管理方法不断能动而有针对性的调整创新.从而,最大限度地实现正确识别合同风险,科学定位风险维度,恰当处置合同风险,实现企业利益最大化.