本站原创摘 要 ：本文阐述了图书馆的设备类固定资产管理要点及管理模式的优化, 通过引入动态、精准、无形资产和管理会计等四个核心管理理念,提升资产管理层次,从而认真、全面地做好固定资产的管理工作.
关 键 词 ：图书馆 设备类资产 管理工作
随着社会的发展,图书馆作为为公众提供方便快捷的文献信息服务的门,重要性日益凸显.图书馆的社会服务效能,取决于图书馆的管理工作效能.设备类资产管理作为图书馆管理工作的重要环节,在提升服务效能、增强管理效率、防止资产流失,推动图书馆由传统型向现代化转型发展中,发挥着基础保障作用.建立科学的管理理念,引导管理工作由静态变为动态、由粗放走向精准、由有形延至无形,由看管转化到效能,是现代条件下做好设备类资产管理工作的总体趋势和必然要求.
1.建立动态管理理念,随时掌握资产状态
固定资产并不是“固定”的资产,它形似不动,但状态处在时刻变化当中.原来库存的,经过申请领用开始启用,散布在全馆各个部门中；原来属于某个使用者的,随着使用者工作的变动产生了相应的变动；原来使用状态很好的,可能由于时间的推移出现了需要修理乃至入库待报废的状况等等.对资产管理引入动态管理的理念,就是突破传统的数量管理方式,置资产的变化于动态掌握之中,在资产的调整和变化过程中达到优化资产配置、提高资产使用效率、减少资产流失的目的.
实施动态管理,一是要完善资产的管理制度,以制度的形式明确资产的各责任人的权利与义务.重视领用表、借用表、变更表、处置表在资产动态管理中的作用,完善表内项目设置.二是要完善资产定期盘点制度,做到账实相符,防止资产流失.三是要建立计算机动态管理数据库.借助计算机技术进行有效率的资产的管理,包括资产的采购、入库、保管、使用、折旧、报废、租借等种种变动情况,实现资产管理科学化,资产掌握动态化.结合我们图书馆资产管理的具体实践,在开发资产管理软件时,突出以部门为基准进行统计优于以楼层为基准；以地点、使用人进行主查询优于以部门和查询的设计理念,通盘考虑统计、查询、核算口径等是否适合本馆的具体情况,达到能随时反映馆内资产一切变动情况的软件功能要求.四是要加强对资产的维修与保养.对损坏的资产要及时进行维护乃至报修,以确保资产的最高使用率.五是要完善资产处置、报废制度.对使用部门提起报废的资产要从质量现状和使用时间上严格把关.联合技术部门进行质量评估,符合报废退出条件的资产要由主管领导进行最后审批.六是要实行资产全过程管理制度.首先要制定覆盖资产全过程管理的规章制度；其次要从“实物管理、价值管理、使用部门”三个层面建立相关部门的资产管理制度；最终建立联动的资产管理系统,真正实现数据共享.
2.建立精准管理理念,提升资产管理效能
对图书馆资产实施精准管理,就是抛弃那种“总金额没错既可向上级和财政交差”的粗放式管理理念,将资产管理由“面”精准到“点”,细化到使用人、放置地点、使用状态等具体情况.织成细密的资产管理网络,纵横交错、点面结合,使每件资产都在纵横编织的交点上.
精准管理是对资产流动全过程的管控.当前条件下精准管理的方式是将手工方式与计算机方式进行有效结合.一是严格执行入库制度、领用制度、报废制度等三个制度.二是建立资产明细账,库存台帐这二本手工帐.明细账要与财务的总账紧密贴合,完全按照总账的分类、排列顺序与金额进行明细登记,方便与财务的定期对帐.库存台帐不可或缺,按照明细账的种类与顺序,每月对库存资产进行一次实物清点,核实无误后进行登记,在可能的情况下,将资产库存情况在内网公布,方便部门的领用和馆领导对库存总量的掌握.这两本手工帐都是资产计算机管理软件必要的补充.三是引入计算机的条形码管理手段.对每件资产都要贴上带有条码的资产标签,并标明在资产计算机管理软件中的编号、资产名称、型号、取得日期、资产自身序列号.因使用过程中,使用人及使用部门这两项要素经常发生变动,所以不必注明.资产盘点时通过扫描资产标签条码,归集扫描结果与总资产进行自动比对,从而保证盘点的准确性,及时发现存在的问题.
3.无形资产理念,拓宽资产管理范围
现代化构架下的图书馆资产,已经不再是几架书、几张桌椅和几间房屋的实物形态概念,软件和数字资源等知识产权型新型资产在图书馆资产结构中所占比例逐年上升,如防火墙、图书管理软件以及为多媒体阅览区和校园提供公益服务的外购数字资源等等都属于无形资产,这些无形资产在图书馆向社会提供更加有效服务中具有不可替代作用.伴随图书馆现代化进程的加快,这些无形资产的增速将进一步提升.因此,对这些无形资产的管理已成为图书馆资产管理的重要内容.
管理无形资产,既是资产管理人员的责任,也需要图书馆全员参与.图书馆应从内部加强无形资产的核算管理,重视无形资产的核算和评估.应建立无形资产管理责任制度,相关部门应配备人员,进行有效管理；应充分掌握无形资产的特性,资产管理人员要与相关购买和使用部门保持良好的沟通和互动,依照财政部门给出的标准和办法严格管理.
4.管理会计理念,提供资产决策依据
通常意义上,财务会计是记录已经发生的财务数据,然后按照财务准则制成财务报表.它的使用者是外部的人群,所以它具有历史性、外部性和符合性.然而对于尚未发生的财务事情进行决策,财务会计不能提供有效帮助,这就需要引入管理会计的理念.按照一般定义,管理会计是以企业现在和未来的资金运动为对象,以提高经济效益为目的,为企业内部管理者提供经营管理决策的科学依据为目标而进行的经济管理活动.把这个定义引申到图书馆资产的管理会计,我认为就是以图书馆现在和未来的资产运动为对象,以提高图书馆服务社会效益为目的,为图书馆领导层提供科学的资产管理决策依据.
管理会计系统是内部管理系统.预测和决策是核心,二者之间是服务于被服务关系.在这个内部管理系统中,资产管理员的角色就是“预测员”,职责是定期收集各部门资产需求,由进行核实、筛选和确认后集中报送采购部门,列入下一年度采购计划；资产购入后进行持续不断的跟踪记录,包括使用状态和维修情况以及使用者反馈,以此做为再次采购的依据；向相关领导呈报此类资产在馆内分布状态和使用情况,为领导决策提供重要的参考；主动为下属分馆提供“量身”的服务：包括适合的家具和设备,主动提供资产信息,发现个性化的需求等贴心、到位的服务.
时展呼唤文化,文化发展为图书馆事业提供了更大发展空间.在创新理念的引领下,作为图书馆基础配置的资产管理工作,必将为图书馆的事业发展注入无限活力.