本站原创如何用好CIO的智慧,用信息化为企业管理插上腾飞的翅膀,浙江福达合金材料股份有限公司走出了一条独具特色的发展之路.
祝慧是个思维缜密、话语不多、做事一丝不苟的人,在经过几年做信息化工作的积累后,2007年祝慧加盟了位于温州市的浙江福达合金材料股份有限公司（以下简称福达股份）,担任信息部经理.在这里,他找到了用武之地.
“上系统后,公司的业绩连续三年每年翻一番,人员却并没有增加.目前,我们还没有看到竞争对手使用这一系统.在市场上,我们至少会领先2～3年.”祝慧说.
祝慧提到的系统,名称叫做“工序流程卡信息管理系统”,这是完全由福达股份团队自主研发的、用于生产一线管理的信息化应用系统.2009年9月开始设计研发,11月上线,一直使用至今,效果显著.
起因
在祝慧看来,工序流程卡的研发存在必然性.
福达股份是一家专业化电接触材料制造企业,创办于1994年,产品主要供国内外高低压电器生产厂商,目标客户锁定为世界电气50强企业.由于公司产品的主要原材料是贵金属白银,因此原材料在生产过程中的损耗,需要进行非常精细化的管理.
“因为原材料相对透明,所以公司利润的主要来源是产品加工费.如果按目前的市价,每公斤白银超过7000元,换算下来,在生产过程中每损失1克就是7元,而损耗的都是公司的利润.公司每年的用银量超过150吨,我们浪费不起.因此,减少损耗对生产管理提出了很高的要求,需要在生产过程中对每一道加工工序进行严格管控.”祝慧表示.
从原材料进仓,到成品出库,中间要经过多个生产工序,每一道工序都存在材料损耗的风险,因此精细化管控的内容包括每道工序的投入量、正品量、角料、余退、消耗.同时,每加工完一道工序,必须到仓库进行计量、工序交接、签字确认,责任要落实到每一位参与的员工,正可谓事无俱细.
根据生产管理精细化的要求,在实际运作的过程中,必然会产生大量的数据,仅仅靠人工,会出现很多问题,“在工序流程卡系统上线之前,我们依靠人工管理,出现很多管理混乱的现象,比如没有工序流程卡规范之前,制造部开卡随意性很强,开卡格式众多,填写不规范,到实际生产过程中,经常出现卡和实物对不上的情况.一旦出现这种现象,不仅容易造成互相推诿责任的现象,而且准确的数据也难以统计和查询,带来更多的管理难题,管理成本也在相应地增加.通过分析,公司认为必须通过信息化的手段来解决这个问题.”祝慧说.
走自主研发之路
接到这项任务后,祝慧花了不少时间在市场上寻找合适的应用软件产品,但结果让他很失望.
“我们研究了市场上的很多ERP软件产品,希望能够找到与我们需要的功能匹配度较高的生产管理软件产品,但没有找到.最后,我们决定走自主研发之路.”
对自主研发的风险,祝慧有清楚的认识：
其一、标准ERP产品没有此功能,在同行内没有任何一家成功实施,没有可资借鉴的经验,完全凭自己摸索；
其二、所研发软件需要与现有ERP系统无缝对接,要保证软件运行的稳定性,并且还不能影响其它应用系统模块,如仓储、销售、财务等等；
其三、根据公司生产制造部门的人员特点,对所应用的软件要求操作简单、易用、上手快、使用效率高,并能实时反映每道工序的消耗情况及异常.
祝慧带领整个团队,将这些风险和挑战一一克服.
2009年9月研发,10月下旬即开始软件测试,11月正式在铆钉制造部试用,之后是边应用边完善,到2010年5月份,全公司材料、铆钉、粉末、组件等四大制造部基本都在使用该软件.
现在,软件已平稳运行两年多,操作简单,数据及时准确,同时还可以做到生产进度跟踪等,解决了困扰公司生产管理的核心问题.
应用特色与成果
工序流程卡实现精细化管理的一大特色,是与条形码技术和电子秤的应用进行了结合,祝慧对此进行详细地解释说：“在每张工序流程卡的左上角有一串条形码,这个条形码是在销售订单转换成生产订单的同时产生的.这是每张工序流程卡唯一的识别码,可以随着生产流程一直往转.在领料或工序包装的时候,相关岗位员工只要刷一下这个条形码,对应的领料信息和交料信息就出来了,不需要再进行人工输入.而电子秤的使用可以通过工具栏打开可关闭按钮来实现.”
显然,条形码、电子秤与工序流程卡的结合,保证了销售订单和所有相关数据实现一一对应,确保在整个生产过程中,订单数据的准确性和唯一性,避免了以往的人为操作失误,这是实现精细化管理的重要保证.
工序流程卡应用后最明显的成果之一,是工作效率大幅度提升.
祝慧用一个例子加以说明：“以前整个账务,特别体现在仓库和制造部环节,数据常常是乱的,经常对不上,由于业务数据和财务数据过去是分离的,财务要提取数据,需要把下面的卡全部收集起来,通过手工核算出来.不仅效率低,而且常常出现统计数据错误.系统应用以后,现在可以由系统自动调取相关所有数据,进行数据集成,以往我们月初结算上月数据需要10天完成,现在5天就可以完成,效率明显加强.”
同时,由于工序流程卡信息管理系统规范了所有的操作流程,杜绝了以往人工操作中的随意性,使流程“受制于人”的现象得到根本的扭转.不再担心因为人员变动影响业务生产流程,同时也有利于人员培训,新员工上岗时间大大缩短.
系统试运行时,祝慧选择了铆钉制造部进行试点.选择的原因一是该部门管理基础比较好,二是这个部门是个承上启下的部门,其需要的原材料由材料部供给,可以起到很好的示范效应.
试点成功与铆钉制造部重视有很大的关系,工作上很配合,安排技术、工艺等专人负责,信息部也做了充分的技术准备,是业务部门与信息部门共同配合,来保证系统成功实施；另一方面,试点期间,信息部安排了专人在铆钉制造部上班,进行现场办公,在分析的过程中,如果发现问题,双方可以相互配合进行改进.
在系统运行和完善过程中,自主研发的好处得到了充分的体现.“因为自主研发,软件改进的速度快,响应时间短,小问题当天解决,大问题一般一周内解决,使用部门满意度高.”祝慧说.
总结工序流程卡信息管理系统的价值,祝慧认为主要体现在以下几个方面：
◆建立了一个以OA、ERP为核心的综合信息化平台；
◆信息化对企业管理流程的梳理、固化起到了关键作用,不管人员怎么变化,各应用信息化系统的岗位操作流程和管理流程不会改变,新人只需学习好几个关键操作,工作就可以得心应手；
◆为企业对员工绩效考核提供真实的数据保障；
◆为企业反应、决策提供了数据分析依据；
经验与心得
回头看工序流程卡系统实施和运行的前前后后,祝慧积累了很多宝贵的经验,其中包括：
◆坚持“四化原则”,即复杂的工作简单化、简单化的工作标准化、标准化的工作制度化、制度化的工作信息化.
◆软件平台选择很重要,实施工作更重要.
◆取得团队和业务部门的支持和理解,工作轻松愉快,取得领导的支持,事半功倍.
◆整体规划,分步实施,目标明确,逐步实现.
◆要求实施团队成员少坐办公室,多到各部门、生产现场、仓库等去听听一线员工的声音.
◆关键基础数据尽可能由专业人员管理,最好建立审批机制.
◆对信息化项目实施前后发现的变化多加以采集和记录,善于总结、分析信息化项目实施后的成绩,最好用数据说话.