本站原创【摘 要 】本文在介绍教务管理系统应用背景的基础上,以天津生物工程职业技术学院引入综合教务管理系统为例,主要介绍了教务管理系统在引入过程中的有关程序与环节,同时还提出了教务管理系统正式运行使用后的一些建议.这对其它准备引入教务管理系统的高职院校有一定的借鉴意义.
【关 键 词 】教务管理系统；高职院校；运行；阶段
教务管理工作是高职院校教学正常运行的基础.教学场所的协调、教学设施的服务、教学人员的组织、学生班级的设置以及课表的编排均是教学工作不可缺少的条件,也是教务管理的内容.随着高职院校办学规模的不断扩大,以及教育教学改革的深入,传统的手工手段已无法满足日益增加的教学管理工作量需要.而且随着现代信息技术的发展,尤其是以校园网络平台为依托,搭建一个具有开放性、共享性、规范性与实用性的综合教务管理系统已是必然.
天津生物工程职业技术学院从2011年开始引进教务管理系统,通过试用运行实践,学院各级教学管理人员的业务水平和工作效率得到了很大的提升,同时也使教学管理手段简单实用化、多样化、规范化,为学院科学快速的发展提供了有力的保障.
1教务管理系统概述
1.1教务管理系统的定义
教务管理系统是教学资源的信息化整合查询和信息管理综合使用系统,可以实现教务信息的集中管理、分散操作、信息共享.
教务管理系统从管理和使用的角度分为两个部分：教务管理端和学生使用端.前者主要由系统管理员和各院系教务员及任课教师使用,后者则是主要面对学生.
1.2教务管理系统的应用背景.
计算机网络技术已经被广泛应用到教育教学的各个领域,尤其是教学管理领域.在上个世纪90年代就已经有教务管理方面系统问世.它不仅突破了传统教育文化观念和教育活动的时空界线,也改变了学校的教育手段,促进了管理规范化,而且也提高了管理效率.
2010年底天津生物工程职业技术学院接受天津市教委的评估,尽管评估结果为通过,但评估专家组也提出了一些中肯的意见.其中在教务管理手段方面就指出：随着学院办学规模的不断扩大,各种教务资源操作管理日益繁杂,传统的手工管理手段已经不能够适应学院的发展；建议学院引入现代教务管理系统,以提升管理水平.
2教务管理系统引进程序
2.1调查阶段.
本阶段主要任务是高职院校广泛接触教务管理系统供应商.
2.1.1成立机构.天津生物工程职业技术学院在2010年底成立了由教务处、设备处、电教中心等部门人员组成的教务管理系统采购小组,同时明确了各自的职责分工.教务处主要负责分析教务管理系统的功能,设备处负责教务管理系统的谈判,电教中心则负责评价教务管理系统对服务器软硬件环境的要求.
2.1.2走访调查.教务管理系统采购小组成员通过走访调查,了解到天津市其他兄弟院校当前使用教务管理系统的供应商主要集中在两家公司：分别是湖南强智科技有限公司与杭州正方软件股份有限公司.之后学院就由教务处牵头开始与这两家公司联系,确定合作意向.
2.1.3宣传讲解.通过系统供应商的分别宣讲,使采购小组初步了解教务管理系统的主要功能有：系统维护、学籍管理、师资管理、教学计划管理、开课管理、选课管理、成绩管理、智能排课、毕业管理、体育管理、教材管理等模块.
2.2试用阶段.
2.2.1工程师试用数据阶段.
由于排课在教务管理中占有重要位置,而且非常复杂,所以采购小组决定在系统供应商的宣讲后,试用教务管理系统智能排课功能.为了便于客观、公平地比较评价,学院为两家公司提供了相同内容的临时测试数据；要求供应商委派工程师现场同时演示教务管理系统智能排课功能的实现情况.整个过程全由工程师操作,采购小组负责协调解释测试数据.
经过工程师实际操作后,具体排课情况对比如表1所示：
从表1中可以看到,两家公司提供的教务管理系统在排课功能上互有优劣.鉴于上述对比是工程师全程操作的结果,并不能代表学院使用者的真实情况,所以天津生物工程职业技术学院又采取自主试用模式.
2.2.2自主试用数据阶段.
通过与供应商谈判,达成学院自主试用数据的合作意向.两家公司分别委派工程师实施教务管理系统安装、测试、数据导入、培训、指导试用等.学院负责提供能够支持教务管理系统运行的软硬件环境,组织相关使用人员（主要是教务处管理人员、教学秘书、辅导员等人）参加培训试用教务管理系统.因供应商提供的系统为测试版系统,结合学院实际服务器设备情况,在该阶段采用分批试用方式.即两家系统一先一后分别试用.最终由教务处组织汇总培训人员的测试试用意见,并提交教务管理系统采购小组,供学院采购参考.
2.2.3谈判阶段.
采购小组在掌握各部门试用意见后,就获知两个系统的优缺点,为谈判阶段做好准备.由于教务管理系统采用的模块化销售模式,所以在商谈环节,天津生物工程职业技术学院结合自身实际情况,采购小组与供应商从教务管理系统功能、、服务器要求、售后服务等方面展开激烈的谈判.经过多回合的议价谈判,学院最终与湖南强智科技有限公司签订了购买综合教务管理系统的合同.
2.2.4安装运行阶段.
该阶段包括试运行阶段、修改阶段、正式运行阶段.
①试运行阶段.自合同签订后,湖南强制科技有限公司立即委派工程师到学院安装综合教务管理系统.并负责协助学院收集、整理、导入基础数据.承担培训教务处、学生处、教研处、各系部等教学管理人员具体功能模块的操作,而且还包括功能模块首次使用时的指导；尤其是指导教务管理系统中关键数据如教学运行管理数据的处理.整个培训指导时间持续两个月.
②修改阶段.因不同院校实际情况各有差异,所以应在充分使用各个功能模块的基础上,提出适宜学院教学运行管理的个性化操作方式,并与供应商协商修改教务管理系统程序,使其能够更好地为学院教学管理服务.天津生物工程职业技术学院根据自身管理的特点,历时一个学期的运行实践,有针对性的提出了三十多处个性化修改需求；在系统升级更新后充分体现了个性化的运行规律,从而提高了教务管理的效率.
③正式运行阶段.现在天津生物工程职业技术学院的教务管理系统已基本步入正轨,从课程管理、指导计划、执行计划、开课管理、成绩管理、教材管理、学生管理等方面、正在发挥它在日常教学管理中重要作用.
3教务管理系统使用建议
3.1坚持推行,加强培训.
教务管理系统的使用,打破了原有的管理模式,在推行的过程中可能会遇到一些阻力,或者有不积极使用的现象.作为教务管理系统的管理者应该积极沟通,定期组织系统培训,坚持推行系统的正常运行.从重点核心功能模块逐步推广到其他各个功能模块,比如可以从教学运行模块、成绩管理模块推广到考务管理、教学评价、授课进度计划、教材管理、选修课管理、体育管理等模块.
3.2规范要求,及时更新.
教务管理系统作为现代化教学管理手段,为教学管理者带来了极大地方便,也提高了管理的效率和水平.一次性的规范操作,可以共享给所有使用者；也正因为他的共享性,要求使用者一定要注意数据的规范、操作的规范.同时由于网络技术的飞速发展,还应与供应商保持联系,注意系统的及时升级更新,以便更好为学院的教学管理服务.
3.3建立健全教学管理制度.
要把教务管理系统运行中的要求加入到现有的管理制度中,使其适应系统管理且形成相对稳定性教学管理制度,真正实现教学管理的标准化、程序化、科学化、规范化.
天津生物工程职业技术学院综合教务管理系统应用一个学期以来,课程管理、指导计划、执行计划、师资管理、教学资源、成绩管理、课表编排等功能模块运行情况良好, 随着系统功能逐步推广, 系统优势将更加显现.参考文献
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