本站原创摘 要：各种计算机技术和电子信息技术的应用,不仅改变了人们的沟通方式,也对各种管理活动尤其是文件和档案管理活动进行了颠覆,在实践中要想实现从传统档案管理向现代电子文件档案关管理的转变,就必须要明确二者的区别.
关 键 词 ：电子档案管理；传统档案管理；区别
一、引言
计算机的产生和应用极大的改变了人类发展的进程和方式,尤其是二十一世纪以来,各种相关的电子信息技术的迅猛发展,更是对人们的沟通方式和生活方式实现了改变.这种情况下,档案管理也摆脱了原有的传统管理模式,实现了信息化的管理.要想实现对现代电子文件的有效档案化管理,就必须要明确其同传统的档案管理的区别.下文中笔者将从几个方面对该问题进行分析.
二、电子文件档案化管理的基本含义
所谓电子文件档案化管理,就是在档案管理的过程中,使用电子信息技术手段对其文件进行数据形式的存储和管理.在这个过程中不需要用到传统的纸质档案资料,也可以实现对相关的档案的有效管理,一般来说,电子文件的档案化管理要通过一定的网络系统和管理软件来实现.
由于电子文件的特殊性,使得其不能采用传统的文件和档案的管理方式来进行,也就是说不能够按照传统的文件管理的方式对各种资料进行存放.但是同所有的档案管理活动一样,电子档案也需要经过文件的形成、文件的管理和文件的处理等几个阶段.而我国的相关档案管理办法也对文件档案的管理形式有着非常明确的规定.所以,在落实的过程中,有关部门应该根据电子档案的特点对其进行档案管理的灵活调整,以更好的适应自身的特点和档案管理的流程.
在这个过程中,要注意的是电子文件同传统的纸质档案文件有着非常明确的本质区别,他们的存储形式和处理方式都有很大的不同.所以在管理的过程中,应该充分的认识到电子文件的编码和解码的特点,并且由于不同格式的电子文件对于介质的要求是不同的,不可以采用传统档案管理方式的统一纸质管理.由此可见,在电子文件的档案管理的过程中,我们还有很多的问题要明确.
三、电子文件的档案化管理同传统档案管理的区别
电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件,对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理,它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件,也和传统的档案管理方式有所区别.
第一、电子档案的归档时间与传统档案不同.电子文件档案可以在文件结案后随时归档,或在某一时间周期定时统一归档,由文件形成部门通过网络传送给档案部门,并用电子数码签名封签认证,由档案工作人员接收登记,按事由原则给出档案分类号,设定访问限制级别,以便将来用户查找利用.这样随时归档,一方面可以避免文件漏归,保证归档率和完整率,另一方面也符合电子文件自身的特点,快速便捷,还可以避免档案的流失和病毒的破坏.而传统的档案的归档则是由档案管理部门统一的搜集所填表格和报告,在这个过程中需要经过一定的周期,也就是说要对某项档案进行统计时,应先制定一个固定的表格和纸质材料,然后进行发放、收回.
第二、电子文件的归档方式与传统档案不同.电子文件由于采用电子编码技术,可以编辑修改而不留痕迹,载体无法固定,某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改,这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难.因此,电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护,保证文件在传输、处理过程中不会出现错误,以确保档案部门收到的电子文件的原始性,真实性和准确性,保证电子文件的法律凭证地位.传统的档案的归档方式相对于电子文件就比较简便,是通过一定部门的证明开据,对现有的材料进行更改,在更改的过程中,由于介质是纸制品,所以没有严格的验证程序和要求,对于材料的保密性的要求也并不十分高.
第三、电子文件在保管方式上和传统档案有差异.电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展,都会影响电子文件的长期可读性.档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份,但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合,档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后,仍能读取以前存储的档案,保证信息资源方便利用.传统的档案的保管主要是通过对纸制品资料的存储进行的,也就是说在管理过程中必须要占用一定的空间,而且要严格的控制存储的环境,避免由于受潮和其他环境因素导致纸制品的破损和损毁,所以,传统的纸制品资料的管理的难度比较大.
第四、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同.因为电子文件的特殊性,可以达到文件一级的管理,所以,档案部门在接收到文件同时,可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号,并给出相应的分类号和档案号,根据上下行文之间的关系,再给出相关文件号,在归档的同时进行主题词标引、著录.技术条件允许时 可以编制多角度、全方位的检索工具 方便检索查询信息.用户只须给出文件分类号或主题词,即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件,从而大大减轻档案工作人员的劳动强度.传统的档案管理在分类的过程中,需要工作人员和档案管理人员进行手工的分拣,也就是说要根据不同的类目要求和类型的区别,对各种档案材料进行手工的逐一整理,这种情况下不仅耗费大量的时间和人力,还容易导致工作失误,增加了档案管理的难度,而现代电子文件的档案化管理就有效的克服了这一问题.
第五、电子文件查询利用方式和传统档案不同.只有符合一定条件,利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员,会员就可以通过远程登录等方式,经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后,才可以查询有关的电子档案信息,并要进行借阅登记和缴纳查询费用.传统的档案管理过程中,要想实现对某一个资料的查询,必须要通过专门的档案管理人员的查找和取件,也就是说要耗费一定的时间和精力,但是现代电子档案的文件管理就有效的克服了这一不足.
四、总结
综上所述,现代电子档案的信息化管理同传统档案管理有着非常明确的差异和区别,这些问题都应该引起有关部门的注意和重视,以便更好的实现自身档案管理的系统升级和优化,更好的利用电子档案管理技术对企事业单位进行管理.