本站原创[摘 要]文物档案管理现代化是保管工作现代化的重要组成部分,其核心内容是自动化管理.文物档案管理现代化是保管工作现代化的客观要求,只有实现文物档案管理现代化,才能充分发挥文物档案的作用,实现文博资源的社会共享.
[关 键 词 ]文物档案管理；现代化；计算机技术；信息化；数据库
文物档案管理现代化是保管工作现代化的重要组成部分,就是用科学的思想、组织、方法和手段,对文物档案工作进行有效的管理,使之获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益.文物档案管理现代化是一个综合概念,既包括现代技术手段的运用,又包括现代管理科学方法的应用.本文谨就文物档案管理现代化的意义和途径做粗浅探析,希望能对文物档案管理工作起一点促进作用.
一、文物档案管理现代化是保管工作现代化的客观要求
(一)文物档案管理现代化是顺应博物馆自身发展的需要
博物馆作为承载人类历史和自然发展过程信息的载体,它所、保管、研究的信息几乎涵盖了人类社会和自然界发展过程的各个方面,每一件文物、标本都是信息的承载者.然而博物馆传统的保存、展示和研究文物、标本的手段,已越来越不适应当今社会文化发展和学术研究的需要,限制了博物馆现代化管理水平的提高.特别是当前,随着博物馆事业的快速发展和计算机网络技术向社会各个领域的快速渗透,亟需我们利用现代技术,不断推进馆藏文物数字化进程,为文物行政部门强化馆藏文物管理服务,为提高博物馆的公共文化服务能力服务,为广大人民群众鉴赏祖先创造出的灿烂文化、掌握历史知识、领略先进文化、提高综合素质服务提供强有力的支持.
因此,博物馆信息化建设的步伐和成果,关系到博物馆事业在新的世纪是否具有生机与活力,并将在很大程度上决定着博物馆事业在新世纪的生存方式和发展水平.博物馆只有追踪时代精神的变革,不断调整自身建设以适应发展中的经济格局、知识格局和管理格局,才能促进事业的发展.所以说档案管理现代化是一个事关文物档案事业发展全局的大课题,既是发展方向问题,也是发展模式问题,文物档案管理现代化是解决文物档案工作发展的必然出路,是保管工作现代化的客观要求.
(二)文物档案管理现代化具有深远的历史意义
首先是提高贮存能力.现化技术,特别是缩微技术、光盘技术的采用,为日益增多的档案贮存和管理提出了有效的解决途径,从而增强了档案部门的能力.
其次是提高信息处理能力.档案管理现代化的核心和主要内容是电子计算机的应用,电子计算机具有高效率的信息处理功能,可以用来组卷、编目、分类、统计和分析等.在业务工作中代替一些人工操作,能有效地提高档案信息处理能力,加快工作进度,提高工作效率和质量.
三是提高档案信息资源开发利用能力.档案的目的在于利用,使它产生社会效益和经济效益,应用电子计算机进行档案编目、检索、借阅管理,速度快、准确性高,提供多种检索途径,使利用者方便地查到自己所需要的文物资料.
四是提高文物保护能力.文物档案实现计算机管理后,随时可以按照藏品的名称、时代、作者、纹饰、器形、颜色、大小等不同的索引条件,查找出与之相符的藏品信息,显示和打印出所需藏品的卡片记录,不仅查找的速度比人工管理要快许多倍,而且可以保证一览无遗.这样一般的藏品研究工作就可以不再进行繁重的文物提取,从而减少文物的人为损害,提高藏品保管的安全程度.
通过以上这四种能力,既是提高文物档案管理整体水平的体现,又是文物档案工作全面发展的标志,具有深远的历史意义.
二、加强基础工作是文物档案管理现代化的前提
众所周知,计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的,否则输入的数据与信息是“垃圾”,输出的只会是更高级的“垃圾”.所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作,使其充分满足计算机工作的技术要求.
(一)实行标准化、规范化的工作程序和方法,提高档案管理基础工作水平
按照当代科学的定义,“规范化就是以科学、技术和实践经验的综合成果为基础,对重复性事物和概念做出统一的规定.具体到藏品保管工作中,就是要对藏品保管所涉及到的全部信息、数据、工作项目制定一套统一的定义和程序.”对于一个博物馆来讲,尤其是对于那些建馆时间较长的综合性博物馆馆来讲由于馆藏文物多,著录工作不仅量大而且复杂,如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度.从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法,即要求文物档案从编目、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作.
关于文物档案工作,各博物馆藏品状况虽不尽相同,但必须严格按照《中化人民共和国文物保护法》、《博物馆藏品管理办法》和文物管理局出台的各项工作条例去做.1991年11月19日国家文物局印发的《藏品档案填写说明》是规范著录工作的最基本依据.《说明》对档案填写的格式、文物定名、鉴定、文物总登记号、文物分类号、档案编号、时代、作者、数量、质地、色泽、用途、来源、尺寸、重量、形状、入藏日期、征集经过、流传经历、修复、装裱、复制记录、现状记录、照片拍照等方面都作出了具体规定,各博物馆应根据各自的馆藏实际,按照统一的定义进行完善和整理,使之统一分类、统一格式和内容.
(二)加强馆藏数据库建设,推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程.博物馆信息化建设涵盖保管、研究、陈列、教育和行政管理等博物馆各项工作流程,核心是藏品信息数据库建设,重点在于把好藏品信息的收集整理关和加大信息管理规范化力度.对藏品征集、修复、鉴定、交换、展览等各种原始信息和相关信息尽可能做到收集齐全、分类整理；根据国家文物局印发的《博物馆藏品信息指标体系规范（试行）》等文物工作规范,录入藏品信息,做到格式规范、填制准确. 文物调查及数据库管理系统建设项目,是文物保护基础资料建设的核心项目,旨在通过数字化手段开展文物调查,掌握基础资料,提高管理水平,是推进文物、博物馆事业可持续发展的重要基础性工作.为了适应全国文博信息化建设发展的需要,规范博物馆藏品信息处理和交换工作,建立博物馆藏品信息管理系统,国家文物局于2001年发布了《博物馆藏品信息指标体系规范（试行）》和《博物馆藏品二维影像技术规范（试行）》,从2001年开始,财政部与国家文物局联合开展了“文物调查与数据库建设试点工作”.该项目是运用现代信息技术,通过对馆藏文物的藏品信息录入,实现摸清家底,达到科学管理的目的.该项目自2001年实施以来,先后经历了试点、试点推广等阶段,并于2008年在全国全面展开.据国家文物局数据中心统计,截至2010年8月31日24时,全国31个省、自治区、直辖市均已完成馆藏一级文物数据的采集与报送工作；除个别确有特殊情况的省份外,绝大部分省份也已顺利完成了二、馆藏珍贵文物数据的备案工作.这标志着“文物调查及数据库管理系统建设项目”自2001年至今已经取得了重要的阶段性成果,基本实现了国家文物局确定的“2010年8月31日前全面完成数据采集及报送工作”的目标,全面进入了以数据整理和应用工作为核心的新阶段.
三、文物档案管理人员现代化是关键
(一)实现档案信息自动化的关键是人才
实现档案电子信息化,首先要有现代化的人.档案人才是知识管理型人才,信息的知识性及档案工作的专业性决定了档案管理者的劳动是知识性劳动.当前档案管理现代化的主要内容和核心,就是计算机技术的应用,即计算机档案管理.这就要求档案工作者不仅需要具备档案学、博物馆学的知识,还需具备现代信息技术应用能力和信息加工处理能力等.从目前看,信息化专业技术人才依然匮乏.文博领域信息化工作人员数量严重不足,知识结构不甚合理,专业素质亟待提高.既懂信息技术、又懂文物专业知识的复合型人才尤为紧缺.制度化、规范化的信息技术培训体系尚未建立.在职人员对信息技术的掌握和应用能力较低,多数是半路出家,甚至有现代文盲现象,成为制约档案信息化建设的瓶颈问题,直接影响自动化水平的提高.尽管引进了现代设备,仍不能充分发挥作用,就更谈不上档案信息电子化了.因此,实现档案信息自动化的关键是人才.
(二)如何培养文物档案管理人才
加强培养教育,造就一批复合型人才的重要性,已被广泛关注,加速培养和造就一批信息化建设的管理型、技术型和复合型人才已是当务之急.
首先要改变档案工作者长期无声无息的封闭局面,面向全行业、以至全社会积极参与社会活动,加强协调能力,为档案工作的开展创造良好的发展环境.
其次,加强对档案工作者信息意识的培养,彻底改变传统的档案“重藏轻用”局面,使档案人员充分调动和运用信息资源理论和信息技术手段,加强对档案信息资源实施科学管理与有效开发利用.
再次,加强对信息技术能力的培训,学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识、外语知识等,提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能,以适应档案信息化的发展.
第四,强化训练,对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及文博专业档案专业教育,培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军,培养和选拔优秀人才,使他们不仅具有较高的业务素质,而且具有较强的开拓创新意识.
四、统一认识、科学决策是决定因素
我国文物博物馆事业信息化工作虽然取得了一些成绩,但与文物博物馆事业发展的要求相比,与国内其他领域的信息化发展水平相比,还存在一定的差距,为此,博物馆工作者特别是领导者必须提高认识,把握机遇,科学决策,推动文物档案管理工作现代化的发展.
(一)统一认识
制约档案现代化管理的因素很多,但起主要决定因素的是领导者的现代化意识水平.博物馆信息化并不是单纯的技术与设备的简单组合,它同时牵动管理观念、管理模式的转变,工作体系、管理机制和规章制度的改革,这对长期以来沿袭传统工作模式运行的博物馆来说的确是一门全新的课题.推进博物馆信息化建设,首先要解决的不是资金、技术和人才问题,而是思想观念和认识问题.面对机遇和挑战,博物馆工作者应树立信息时代的新观念、新思路,掌握处理问题并解决问题的新办法和所采用的新途径.用信息化的思想指导博物馆的各项工作,将信息化的工作方法贯穿到博物馆的各项工作中,并成为每一个博物馆工作人员自觉规范、指导自己工作的行为准则.在借鉴吸取传统管理成功经验的同时,寻求传统与现代的最佳契合点,理顺博物馆各项工作所涉及的信息的采集、重组、加工、分析与研究等过程,营造出有利于进行博物馆信息资源开发的良好环境.
(二)科学决策
实现文物管理现代化投资大、周期长,急功近利、好高骛远,低层次开发和重复建设都会带来不必要的损失.作为决策者,应投入大量的精力关心和支持这一工作,没有资金,想方设法创造条件投入资金；没有设备,应千方百计配置先进设备；没有管理人才,应积极培养、选拔高素质的专业人才；把档案现代化管理纳入本单位工作计划,列入本单位重要达标的内容进行考核.当前,我国档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破相结合的阶段,如何把繁重的任务和推进现代化进程结合起来,正确领导和协调起着重要作用.因此需要提高行政决策的科学性和决策过程的化,领导要认真研究,组织专家论证,从文物档案改革的需求、传输技术的可行、人财物力的可能、社会经济效益等多方面进行分析,集思广益,避免失误.
综上所述,文物档案管理现代化是博物馆实现科学化、现代化管理可持续发展的必由之路.博物馆工作者要进一步对现代化管理作深入的研究和不断的创新,以信息化促管理,以现代化管理出效益,打响博物馆文化品牌,努力实现文博资源的社会共享.
参考书目：
（1）国家文物局编《博物馆藏品工作手册》,群众出版社.
（2）王宏钧主编《中国博物馆学基础》,上海古籍出版社.
（3）《中国博物馆通讯》2006年第3、4、8、11期.
（4）《中国博物馆》2006年第3期.