本站原创摘 要 ：随着信息技术的发展,信息化管理已经融入到各行各业,使我们有了更高效的管理手段和全新的工作方式.在档案管理上,我们也从传统的档案管理向档案信息化管理发展,并为档案的知识管理打下了良好的基础,本人就目前档案工作现状,对现有档案如何实现信息化,提出自己的看法.
关 键 词 ：档案管理；信息化管理；转型
档案文件是组织机构业务活动的记录.文件的生成、处理、利用过程中产生丢失、失真、失密、滞后等疏漏可能给组织带来难以估计的损失.档案在单位的组织管理、科研生产中发挥了保障和支撑的作用,随着信息技术的普及和应用,电子文件管理成为档案管理的新生事物,也为档案管理提供了新的机遇和挑战.
一、信息时代档案理念的变化
在档案学研究领域内,近期对电子文件管理的研究不断深入.电子文件作为依赖计算机系统存取的新型文件,具有传统的纸质文件所不具备的鲜明特性,如信息的非人工识读性、载体的可转换性、信息的易变性等.这些特性一方面使其存储、传输、利用上更便利；另一方面也影响了其社会功能的发挥,如法律凭证性.我国的档案学者提出电子文件要遵循前端控制、全程管理的原则.从业务流程重组理论出发,研究出一系列具有操作性的程序、工具和方法.使得档案管理上升了一个新的高度：即把文档作为知识管理的手段之一,把电子文件管理作为实现知识管理的前提和基础,知识管理是电子文件管理的发展方向.
二、信息化的现状与档案管理的位置
目前传统的档案文件管理已经相当成熟.现有档案文件从发展阶段来看,在信息技术的发展带动下,档案的信息化管理已形成一定的规模,在档案管理中发挥了巨大的作用,但还达不到当前对电子文件管理的要求.而随着单位局域网的使用,各类管理业务随之向信息化推进,如计划管理系统、办公系统、人力资源管理系统、财务管理系统、仪器设备管理系统等等,由于这些软件的开发只关注于本业务的管理范畴,或受当时技术发展时期认识的局限性,没有从档案文件管理的生命全周期考虑,也没有从知识管理的角度来统筹设计,因此,工作中的各类管理信息系统还没有实现信息的整合、交互和共享,使得各类信息形成一个一个的管理孤岛,对今后电子文档的统一管理、保存、控制等都带来不便.
三、强化档案信息化管理的重要性
重视企业档案信息管理,不仅体现在企业领导的讲话和文件制度中,更应体现在实际工作中,体现在企业适应新知识经济时代的有效机制中,体现在新的企业档案信息管理方法中,体现在加强企业档案信息开发的行动中.并在实施档案信息化管理时,注意以下方面：
1.要改变各业务系统“各自为政”的局面,电子文件管理模式必须经历从“分散”到“统一”的上升过程.实践证明,集中不但有利于电子文件信息的长期保存,还可以有效地解决目前普遍存在的档案信息孤岛问题,最大化实现信息资源的共享和传递.这是很多企业当前面临的信息技术的革命,也是企业面临的管理性的革命.这种革命是深层次的,涉及到方方面面,从建立企业全部电子文件档案管理,实现企业全息数字化管理的角度看,我们还处于起步阶段,还需循序渐进地逐步推进.
2.档案管理形态要与单位管理形态相适应.档案管理按形态划分有档案实体管理、档案信息管理与档案信息资源管理.采取哪种管理形态应与单位的管理体系相适应,不宜盲目追求档案信息化管理.原有的信息化基础、设计和生产水平等,是建立档案管理形态要考虑的.当然我们最终的追求目标,还是要实现档案的信息资源管理,实现知识的增值.
3.档案管理手段要与单位技术形态相适应.档案管理中的手工管理、计算机辅助管理、档案信息网络管理是档案管理运用现代技术的不同阶段,企业档案管理手段应紧跟企业信息化的步伐,但不能脱离企业技术管理形态盲目追求档案管理手段的更新.
四、实现档案信息化管理的途径
(一)树立全面质量管理理念下的档案管理新意识
现代管理学认为,如果不对工作过程进行监督和评估,提高质量管理是不可能的,全面质量管理理论也将“关注过程”作为重要内容.为了确保产品档案的质量,就要实行全面的、全过程的、全员参与的管理.由于归档材料具有来源分散、种类多、载体多,归档工作具有环节多,以及部门归档的数量和各门类档案的收集整理存在难度差异等特点,从文件的形成到归档,客观上、主观上都存在着复杂和多方面的质量因素.所以对档案质量的要求,既指产品档案本身的质量,也包括工作的质量,因此,通过对文件管理过程的控制,使每个环节的工作质量都符合标准要求.归档的过程,不但是档案人员和部门的一项管理,也涉及单位的各部门和文件形成者.
(二)完善制度,建立规范,合理配置资源
根据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则,参照国家有关标准,制定本单位电子文件归档管理制度.落实工作职责并纳入质量管理体系中.由于电子文件内容复杂、专业性强,归档前后都要进行修改,如果没有控制手段,仅靠档案部门是不能够保证电子文件完整、准确、系统.只有树立全员的档案意识,才能保证电子档案的质量.
统一电子文件归档格式.因为没有标准的制约,任何工作都会带有随意性.在工程项目设计过程中,电子文件管理系统应建立一系列标准,如CAD系统软、硬件平台,制图的编辑软件、字库、图幅、格式,电子文件的数据类型、文件种类,电子文件的编号、著录,电子文件的归档范围和要求,工程项目电子文件光盘的信息组织、刻录、标识等,只有统一规范,才能保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效,便于长久利用.
合理配置资源还包括设备和人力资源.电子文件的形成、处理,都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的,因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提.电子文件的整理、保管、鉴定、统计和提供利用都要由电子文件管理人员负责实施完成,因此,配备一定的人力资源来负责电子文件的管理是工作能顺利开展的前提.
(三)打破传统思维,贯彻前端控制思想
中华人民共和国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中明确要求：“对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理,以保证电子档案的质量”.实践证明电子文件归档与传统纸质文件归档不同.传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节,只要根据文件的保存价值,在项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存,但电子文件沿用这种方法行不通,如CAD设计图纸,由于文件系统格式不同,会造成无法使用的情况.因此,在组织的流程设计和电子文件管理软件的设计中,必须将前端控制的思想体现于其中,实现全程的有效控制.如通过文件登记时捕获的元数据来控制电子文件的归档,通过访问权限元数据来控制电子文件的存取,通过核查电子文件的形成、管理和利用过程中形成的元数据进行安全审计等,从而有效防范和降低电子文件管理的风险.目前,前端控制的理论不仅仅是对于电子文件的归档而言,任何类别载体的文件材料,都可以从归档源头上进行质量控制,通过网络管理平台,形成部门归档质量实时监控、评价的基础数据.
(四)纸质文件与电子文件同步归档
档案管理手段的现代化是档案管理现代化的重要内容,是实现档案管理现代化的重要条件,是档案管理现代化的核心.因此,在归档过程中主要体现在两方面：一是对已归档的纸质档案的计算机管理,主要是目录信息的管理和利用；这是我们现在已经采用的方法.二是适时地对设计、经营管理活动产生的电子文件进行的归档和实时管理控制,这是档案管理现代化的高级阶段,反映了档案管理的发展趋势.因此,我们必须抓住时机,全面推进数字化设计和档案的信息化管理.而对于现行的型号文件管理,要尽快加强信息化管理的步伐,加强对其电子文件的管理,尽可能多地保留下我们的智力财富,为我们提高知识管理水平打好基础.
总之,电子文件的管理和利用是当前企业档案现代化管理的核心内容,决定企业档案管理现代化的发展水平.我们已跨入从传统档案管理到现代化档案管理的转型时期,新形势下,有很多问题需要解决,有很多深层次的问题需要研究,推动档案信息资源管理现代化进程,我们任重而道远.