本站原创【摘 要】由于档案管理工作的相对封闭性,档案管理方法的陈旧性,使得档案工作的视野、思维和思路容易受到影响和制约,新时期下,要实现思想观念上的转变,力图运用新思路解决新问题,更好地做好档案管理工作.
【关 键 词 】新时期；档案管理
档案管理就其基本性质和主要作用来说,是一项管理性的工作,服务性的工作,政治性的工作.档案管理工作不是孤立的,而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分.通过提供档案信息为社会实践服务.当下,随着社会迅速发展,科学技术日新月异,档案管理的发展面临着空前的机遇和挑战.因此,要认真总结档案工作好的经验,准确把握档案工作特点和规律,用新观念新思路解决新情况新问题,努力从以下几个方面做好档案管理工作.
1.健全制度,努力做好档案材料的收集工作
要结合单位自身的管理体制、档案材料的形成规律建立一个纵横交织的管理网络体系,协调各部门,从而做到从上而下,左右协作的档案传递网络,做好档案收集工作的基础工作.档案材料收集的基本要求是：主动及时、全面准确、保质保量、安全保密.档案管理人员在把握收集工作的范围和途径的基础上,还必须针对工作的实际情况,与各部门经常联系,加强对平时收集工作的检查和指导工作,做到随时收集和定期收集相结合,尽可能防止和减少档案材料的流失.这样做不仅拓宽了档案的收集范围,还促进了收集工作的开展.只有做好案卷的收集工作,才能为提高案卷的质量打下良好的基础.
2.与时俱进,实现档案管理现代化
档案数量越来越大,档案材料的种类越来越多.因此,只有实现档案管理现代化,才能有效地解决新形势下出现的新问题.
2.1加强管理意识
在社会劳动分工细化的背景下,档案管理工作承载着历史的记录与传承,人类文化的沉淀积累依靠有序的管理形成延续发展有章可循的档案记载.档案管理是一门专业性很强的工作,其要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神,又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能.因此,档案管理工作者要拓宽知识层面,提高综合素质,真正加强档案管理意识,才能做好新时期的档案管理工作.
2.2提高从业人员综合素质
从事档案管理工作的人员素质在实践工作中体现在多个方面,主要涵盖思想道德、修养品格、心态心理、业务技能等方面.人的素质提升是做好档案管理工作的内在因素,是完成好、适应好外在社会环境的决定动力,与工作相互联系,相互促进.档案管理工作人员素质的提升可以有利于档案事业的发展与进步,因此,提升档案管理人员的自身素质,充分发挥工作人员的主观能动性,不断探索提升的角度,可以促使档案管理工作焕发新的生机和活力.
同时,档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求,也是档案管理发展的必然方向.所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握,努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才.
2.3拓展档案信息资源
要实现档案管理的现代化,需进一步增强做好档案管理工作的自觉性,尽快突破办公室当前档案初级保管管理,行政、人事档案保管单一的阶段,在规范档案管理的前提下积极拓展档案信息资源,这是当前档案管理工作的一个重点.目前,许多单位的档案管理是将平时上级下发的收文、部门内部发文和签报分别收集,于当年年底、次年年初再次筛选,将上一年度的文件分类以件装订保存,内容是简单地将行政、党群、人事、经营管理、综合业务管理制度多方面的集中起来,基本处在档案管理的初级保管阶段.有的单位或部门通过档案专业理论知识学习和考察外地先进档案馆,培养档案管理工作人员系统地了解了档案与档案工作概述的基本知识,以及如何对各类档案进行收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序,对档案管理的各项具体工作也有了进一步的了解和把握,全方位地了解了档案管理工作的重要性、档案管理人员应该具备的职业素养,明确了日后管理档案工作的发展方向,为今后的学习和工作奠定了扎实的专业知识和理论基础.同时应该意识到,要将档案管理工作做细做实,首先要制定一个工作计划安排收集资料、归档工作具体时间,定时向各科室各部门收集相关文件,尽可能齐全完整,并要做到随收随归,方便平时查找,提高工作效率和档案资料的质量.同时,要着力完善档案类目的编排和存放工作,从细处做起,保护好档案和便于今后利用档案.
2.4 运用现代化手段
利用计算机等现代化手段整理档案,可以收到事半功倍的效果.利用计算机将以前手动检索查阅名录的方式改变为计算机检索查阅,大大的减少了查找名录的时间.既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又发挥计算机的管理优势,减少了手工操作,提高了工作效率,更好地服务于社会.
此外,现代化手段上,还可充分发挥利用本单位内局域网等媒介作用,向相关部门提供档案查询服务等.通过在单位内部网站上建立科研档案管理的相关网页,为员工设置专属权限,让员工能够快速查询相关工作信息,了解档案管理部门的工作近况、反映对档案工作的需要和意见、推动档案管理工作的顺利、有效开展,满足广大员工对档案资源的多方面需求.
3.创新工作思维,提高档案利用率
一是设备创新加效能.利用计算机技术和相应的设备,将各种传统介质的档案信息,通过计算机技术转换为数字化的、可以被计算机识别的数字信息,组织加工整合成各种数据库形式进行存储,然后通过网络和信息系统提供快捷方便的档案信息服务,从而提高档案的利用效率和管理效率.
二是人员动脑提效率.档案管理工作者要努力练好基本功,熟悉业务,当好活字典.档案管理工作者要把熟悉“家底”当成自己的天职.建立健全档案管理制度,配置适宜档案保存的设施,利用先进技术设备和现代化管理手段,按照国家的有关规定整理、保管档案,防止档案的破损、腿色、霉变和散失,确保档案的完整和安全,并对重要的和珍贵的档案采取特殊的保护措施.严格执行国家的保密政策,严防泄密.建立科学的管理制度,为和谐社会建设提供及时、准确、周到的服务.
4.总结
总之,档案管理是各种珍贵历史资源得以保存的重要途径,是一项功在当代,利在千秋的大事,建立健全档案管理的科学思维和创新意识,意义重大.同时,档案管理工作者要深刻认识到档案工作的重要性,努力做好本职工作,把档案管理工作做到实处,不断提升工作水平.
【参考文献】
[1]杨丽坤.浅谈如何做好档案管理工作人员的素质提升[J].华章,2012（19）.
[2]赵汝周.论档案服务创新的主要方式[J].成都行政学报,2005.6.