信息化项目建设的整体管理

【摘 要 】在信息化与工业化两化融合的浪潮下,信息化建设与项目建设的结合也越来越紧密.在信息化项目的建设过程中,对于大型项目的管理尤为重要本文从间接管理、分级管理、分工管理的角度,对大型项目的整体管理进行了研究和分析,论述了项目整体管理中的项目启动、编写初步范围说明书、制定整体管理计划、指导和管理项目执行、监督和管理项目、整体变更管理和项目收尾等在项目建设中的作用.

【关 键 词 】信息化项目,信息系统,项目整体管理

在当代企业中,越来越多的战略目标是通过项目这一形式来实现的.在信息化与工业化两化融合的浪潮下,信息化建设与项目建设的结合也越来越紧密.在信息化项目的建设过程中,对于大型项目的管理尤为重要,是项目建设所必须的.大型及复杂项目,一般有如下几个特征：项目周期较长、项目规模较大、目标构成复杂、项目团队构成复杂等[1].在大型复杂的项目中,项目的整体管理尤为重要,本文从间接管理、分级管理、分工管理的角度,对大型项目的整体管理进行了研究和分析,论述了项目整体管理中的项目启动、编写初步范围说明书、制定整体管理计划、指导和管理项目执行、监督和管理项目、整体变更管理和项目收尾等在项目建设中的作用.

1.项目章程

项目合同签订后,需要根据合同和项目工作说明书SOW撰写项目章程,建立项目型管理组织,授权相关管理人员为高级项目经理,规定了该项目的主要建设目标和费用,为项目配备了管理经验丰富的子项目经理和技术水平较高的骨干人员.在此过程中,项目的授权是十分重要的内容,在实践中,很多项目因为没有清晰的授权,在建设过程中多头管理,多人负责事实上成为了无人负责,管理混乱最终将导致项目失败.

2.编制初步的范围说明书

高级项目经理依据项目章程获取授权后,需着手编写初步的项目范围说明书.管理团队需分析项目章程和工作说明书,结合团队的项目管理经验,对项目的建设目标、可交付物、验收标准、初步的项目里程碑,初步的风险,成本的概算等进行描述,形成初步的范围说明书.很多建设项目往往对项目范围说明书不够重视,没有形成书面的统一意见,很多管理人员依据自己想当然的目标进行建设,项目的建设目标和范围不明确,需求方经常根据临时的想法变更目标,范围不断蔓延,导致项目的无法达到验收目标,很多项目久拖不决,最终无法完成.在该项目中,管理团队对范围说明书非常重视,根据项目的目标和可交付物,将项目分为大屏幕集中显示子系统,数字化视频监控平台子系统、调度管理软件集成开发、服务器及存储设备安装调试及信息机房建设5个子项目,并逐一注明了各部分建设需要达到的验收标准.

3.制定项目整体管理计划

对于大项目管理,项目的过程计划是必须优先考虑的.在完成项目初步的范围说明书后,项目管理团队需在组织原有项目管理流程和模板的基础上,编制项目的整体管理计划,指导各子项目经历生成了子项目的范围管理、质量管理、进度管理、成本管理、人力资源管理等管理子计划.因为通常大型复杂项目周期较长,可交付物和干系人较多,系统较复杂,为保障项目顺利执行,需重点加强项目的配置管理,为项目设立专门的配置管理员,建立配置的版本规则和管理流程.大型项目的管理流程除了需遵循组织管理的管理规定外,还可以根据大型项目的实际情况和特点建立专用于此项目的流程,提高项目管理的效率和质量.实践证明,为项目管理建立配置和管理流程所花费的人力成本,远远低于因项目管理不当造成返工、窝工、交流障碍等项目建设的损失.

4.指导和管理项目的执行

有了好的计划并不意味着项目能够自动成功,因此对管理的执行就成为管理关注的焦点.在项目的推进过程中,各子项目经理需严格按照管理计划进行日常的项目管理,确保项目整体有序高效推进.例如,大屏幕显示系统子项目经理,应按照该子项目的进度计划,安排设备招标采购、预埋管道、预敷线缆、到货验货、拼接组合、系统调试、烤机运行等工作,确保了该子系统的按时完成.

5.监督和控制项目工作

项目推进除了需要日常的工作管理之外,还离不开对项目绩效的监督和控制.项目管理团队需对项目工作进行了系统的监督和控制.按照管理计划,每周举行项目绩效报告会,对项目的进度、成本等进行挣值分析,对项目的范围、质量等对比管理基线查找偏差,发现问题.实践证明,如果未能及时发现,各个步骤的偏差累积,最终会导致较为严重的后果,造成的损失远大于监督控制所花费的开销,项目的监督和控制对预防错误的蔓延具有良好的效果.

6.变更的管理

项目建设并不都是一切按照计划进行的,对于工期较长的项目更是如此.因此建立一套严格的项目变更管理流程是十分的必要.在项目中,管理团队需建立变更提交、初审、CCB决策、变更执行、变更验证和变更记录等管理过程.因为相关项目投资大,变更影响较大,因此CCB通常由乙方和甲方领导组成,对项目中的变更进行审核.项目管理人员需根据变更决议和变更记录,修改建设计划并积极执行.良好的变更管理是应对项目建设过程中各种变化的有效措施,严格控制的变更管理是控制项目在有限范围内完成的有力保障.

7.项目收尾

设备安装到位、软件开发完毕并不意味着项目的结束.项目管理团队在项目收尾阶段需重点进行项目的合同收尾和管理收尾工作.项目收尾标志着项目建设的完成,项目收尾的各项文档和总结时十分重要的,良好的收尾管理,是项目能够顺利验收的有效保证,全面的总结,是提高管理和技术能力的有效手段.项目管理团队需申请甲方按照合同要求对项目进行验收,对项目的开发文档、管理文档和产品文档进行归档检查,向甲方移交合同规定的资料.之后需组织全体项目成员召开项目总结会,总结在项目中的经验、不足和应对措施,更新相关组织过程资产,对项目和人员的绩效进行评估和总结.

8.结束语

综上所述,对于大型复杂信息化项目,项目的整体管理是非常必要的.只有严格规范化、标准化的整体管理措施,才能保证信息化项目的有效实施.推进信息化项目建设的科学管理势在必行.