企业档案工作的分层管理

摘 要：企业档案是记录企业发展历程的重要信息资源,也是企业实现可持续发展的重要途径,对于企业有着至关重要的作用.但是目前我国大部分企业的档案管理工作还存在一系列的问题,影响企业快速发展.为此,本文首先分析企业档案管理现状,然后探讨分层管理的实施,以望对后期企业档案管理工作提供参考借鉴.

关 键 词 ：企业；档案；分层管理；实施策略

一直以来,我国的企业档案工作都是按照国家档案管理的标准,实现统一的标准化管理,缺乏一定的灵活性和创新性.随着时代的发展,企业档案工作的一些弊端逐渐显现,已经不再适应企业的发展和需求,探讨新型的企业档案管理工作新模式,已经成为目前最重要的工作之一.

1.企业档案工作的重要性

企业档案是指企业自成立之日起,各种活动的档案综合,这与企业的经营活动和利益密切相关,由于在市场经济中,企业逐渐成为独立的经济法人,占据主要的竞争地位.研究档案管理工作,不仅可以使企业不断积累和吸收经验,而且还能够促进企业不断创新发展.企业档案包括了大量的企业文化和企业知识,加强对企业档案文化的重视,在开发大量的知识和文化资源的同时还能改革自身的发展体制,利用信息资源,迎接新世纪的挑战.

2.企业档案工作的发展现状

2.1 缺乏完善的管理程序

具体来说,分为以下三种表现形式.首先,对档案整理工作的随意化.随着我国经济水平的不断发展,企业的规模也有着明显的扩大,企业人员增加的同时,负责方案管理工作的人员也相应地会有所增加,然而由于并不重视培训,档案管理人员的素质并没随之上升,个别业务能力不过关,不熟练的工作人员进行档案整理时,摆放文件不规范,导致档案不齐全的同时还为其他人员查找档案带来了不必要的麻烦.其次,并没有严格执行档案收集工作.在企业档案管理过程中,多数企业档案管理趋于形势化,搜集档案只是例行公事,并没有对其投给予应有的关注度.最后,档案利用不合理.企业内部人员借阅档案时,管理人员往往较随意的将档案外借,简单登记之后,并没有显著归还时间,以致于其他需要的人员在短期之内无法借阅,档案管理工作呈现较严重无序化.

2.2 档案管理工作落后

很多企业管理层会认为,档案管理工作在企业中属于一个“锦上添花”的部门,自身并没有太大的用途.因此在企业档案管理工作中,并不对其有太高的要求,以致于使档案管理工作长期处于一种可有可无的状态.正是这种心态,助长了档案管理人员的散漫心理.除此之外,绝大多数企业,在企业档案管理中,所使用的硬件设备及软件不具有跟进性,不符合当今信息化时代的发展要求,档案管理工作难以现代化,进一步打击了档案管理人员的工作积极性,又反过来导致档案管理工作的低效率.

3.企业档案工作的分层管理模式

3.1 人力资源共享管理

要想实现企业档案工作的分层管理,首先,应该加强企业档案管理人员的管理,也就是加强人力资源的管理.对于企业来说,其主要目的是为了以最小的资本获取最大的收益,实现产品或者服务的增值,因此,鉴于企业档案管理工作的重要性,企业应该加强档案管理人员的重视,争取较少投入得到最大回报.对于人员配置也是一样,可系统的将内部档案人员集中起来,实行轮流作业,以最少的时间完成较多的工作任务,进而为档案人员抽出更多的时间去实现档案信息化服务及编研等高层次的工作,提高档案管理工作的效益.同时,还应该注重档案管理人员的个人素质,面对档案管理工作中的问题,要实现档案管理人员之间的交流和合作,实行责任制和绩效制,将管理效益落到每个档案管理人员身上.

3.2 信息资源配置管理

对于企业来说,实现档案工作分层管理的主要目的,是为了优化企业内部的档案资源,进而达到提高档案管理的目的.当今社会是一个信息化社会,高新技术手段的出现为企业档案管理工作自动化提供了十分有效的技术保证.为此,应通过现代的信息技术,对于档案资源进行统一的规划和配置,降低档案的重复率,实现档案信息的有效整合.此外,档案载体的形式也逐渐呈现出多样化,企业在生存和发展过程中,要紧跟时代潮流,建立数字化的企业档案室,实现封闭模式向开放模式的转变.这不仅能够扩大企业内部获取信息的渠道,还能够增加企业管理的透明度,实现法制化、科学化,在一定程度上促进信息资源的优化配置,提高企业的经济效益.

3.3 系统化管理

对于企业而言,档案管理工作既是企业管理工作的一个下属系统,也是一个独立的体系,企业档案工作与企业间是相互联系、相互作用的.针对这种情况,在进行档案管理工作时,要将分层管理落到实处,将整个企业的管理理念放在工作的首位,严格遵守企业内部的系统性,约束本部门的行为,然后由企业来实现对档案管理部门整体工作的规划管理.（1）明确企业档案管理工作范围,由企业本部档案部门负责集中统一的管理协调和监督指导.（2）明确基层企业的档案管理重点,并要求划分出其下属部门档案管理的重点.针对基层企业生产需求,应当明确指出其管理重点为科技档案和管理经营性文件材料.通过对企业本部和基层企业档案管理范围的划分,理清企业档案管理的层次,形成以企业本部、基层企业和基层企业所属部门三位一体的档案管理体系,使企业系统档案管理体系成为相互支持、互相补充的有机整体,这样有助于强化档案整体服务功能.（3）明确企业本部层面档案管理对象的重点,即管理文件与档案,并根据此项内容划分不同的工作岗位,如档案主管、档案实体管理人员和档案信息开发人员、管理技术人员等,使管理宽度科学合理,而不是现在简单的文书档案、科技档案之分.这样一来,才有利于实现企业档案工作的分层化管理、系统化管理,为构建完善的档案管理体系奠定了良好的基础,这也进一步强化了企业内部的档案信息服务功能.

4.总结

档案工作对于企业的生存和发展来说,不仅具有文化积累和沉淀的作用,还具有借鉴和总结的作用,本文针对企业档案工作的发展现状,从人力资源、效益与成本、信息资源配置等及各方面,加强对档案工作分层管理的重视,以期能够实现档案工作的系统化管理,这对于实现企业信息化管理和发展具有重要意义.