本站原创伴随着经济全球化的发展,我国市场经济的改革逐渐深化,企业要想在激烈的竞争环境下立于不败之地,必须能够迅速捕捉市场大环境蛛丝马迹般的信息变化,同时做出快速敏捷的反应,这就就需要企业不断加强自身的创新意识,全面提高企业的生产效益和应对变化的反应速率.企业的创新是方方面面的,并不单单指产品生产技术、企业管理等方面的创新,它要求创新的视角全方位覆盖到企业的各个领域,企业的档案管理工作也同样需要创新.
企业档案管理创新的必然性
一、企业档案管理创新的重要意义
从建立到发展再到壮大,企业一步步成长的过程中形成了各式各样的数据资料和文件信息,它们从不同角度记录了企业各方面的详细情况,涵盖了企业经济、管理、生产技术、科技决策、人力资源等各方面的信息.同企业生产的核心技术一样,这些文件档案都是一个企业至关重要的宝贵财富,既是企业管理的基础,也是企业发展进步的重要参考和依据.
在企业的发展和建设过程中,当企业管理者针对产品研发、市场方向、人才选拔、账目明细、工资调整等问题做出决策时,企业的档案无疑是其重要的依据.因此,科学有效的档案管理有助于推动企业的发展进步,提高档案的管理水平,可以把企业的内部信息快速地呈现在企业领导者的面前,提高领导者的决策判断效率,从而确保企业的经济效益.
二、企业档案管理创新的必然趋势
随着改革进程的深入与深化,市场竞争机制将日益完善,复杂的竞争环境对企业的应变能力提出了更高的要求,企业的档案管理工作迎来机遇的同时也面临着挑战.
但是当前不少企业的档案管理工作存在着很多问题：
第一,不少企业的管理者对档案管理的重视程度不够,观念陈旧,只关注企业的经济效益,而忽略了档案管理的重要性,导致档案的管理工作形同虚设.
第二,而许多企业的档案管理人员素质不高,认为档案管理工作操作简单,意义不大,缺乏对档案材料的责任心和严肃性,导致许多重要文件不能及时呈递给使用者,或者出现档案遗失、缺损等恶劣现象.
第三,当前不少企业的档案管理设备简陋、方式落后,仍旧停滞在人工记录、备份、查询的阶段,自动化和信息化水平较低,档案的管理工作进展缓慢,效率较差.
上面所提到的只是企业档案管理中暴露出的常见问题,而这些不利因素严重影响了企业档案的管理水平,在一定程度上对企业的发展构成了损失,而这些问题客观上要求档案管理的创新成为必然.
企业档案管理的创新要求
一、档案管理的人才创新
创新不仅是指技术的创新,也包括从业人员素质的创新,即提高企业档案管理人员的职业素质,加强对企业档案重要性的认识程度,提高档案管理的责任心和严肃认真的态度,首先从观念意识上强化从业人员对档案管理工作的高度重视.同时,档案管理工作也需要综合型的人才,需要选拔和任用创新意识较强的高素质人才,并对老员工进行新技能的管理和培训,使其熟练掌握和操作信息自动化平台,完善和建立企业的档案数据库,创新出新的高效管理模式.
二、档案管理的制度创新
制度创新是一个企业管理创新理念的灵魂,档案管理制度的创新同企业整体的管理制度创新是密不可分的.在对档案管理的制度加以改进和创新过程中,不仅包括管理体制和模式进行创新,还包括对管理手段、原则以及方式方法的创新.在以往传统的档案管理模式中,我国企业一直遵循的是“统一领导,分级管理”,强调的是集中统一管理.在当前企业的知识化、信息化、无形化以及结构扁平化的趋势影响下,势必导致档案管理实体分散,而信息资源集享的新模式,而在管理原则和方式上,也需要转向档案形式多样化、管理手段多元化、管理模式动态化等.
三、档案管理的技术创新
随着计算机的普及和互联网技术的提高,信息化、自动化无疑是当前各行业领域的目标和趋势,对于档案管理的技术手段创新而言,首当其冲的就是管理平台的创新和档案形式的创新.
第一,配备档案管理操作系统.目前软件供应市场上已经研发出了多款档案管理的操作软件,而企业则需要根据自身的特点,对现有的操作平台加以改造,推出适合本企业的档案管理系统,使档案的存储、更新、查阅、调用等均实现自动化操作.
第二,档案数据库的建立.企业档案数量大、门类多,因而显得繁杂无序,必须建立企业自己的档案数据库,一来可以方便信息更替,二来便于使用者调用.同时还可以完善数据库的上传和下载功能,在对外保密的前提下,方便企业内部人员上传文件和下载数据.
第三,实现档案资料的在线读取功能.在局域网范围内,建立档案馆,使传统的纸质文本以数据或图片的形式成现在局域网页面上,方便使用者的选调和读取,当然可以对档案的涉密等级加以使用的限制.
企业的档案是企业发展进程中的重要组成部分,关乎着企业新时期发展的持续性和创新性,建立完善企业的档案管理工作有着重要的意义.在创新意识逐步渗透到各个领域的今天,企业档案管理工作也需要不断创新,完善自身的管理模式和手段方法,建立新的管理规章制度,严格执行高质量的工作标准.同时在技术上紧跟时代潮流,使企业的档案管理真正实现自动化、信息化乃至智能化,提高企业的管理水平和效率,为企业的经济效益更好地服务.
（作者单位：中原油田档案管理处）