本站原创[摘 要]科技档案知识资源开发是档案管理工作的重要内容.如何运用知识管理科技档案,发挥档案资源在知识生产和社会生产中的作用,最大程度发挥档案利用价值是档案管理的重要课题.
[关 键 词 ]知识管理；企业；科技档案
企业档案是企业重要的知识资源,档案管理是知识资源管理的重要内容.企业档案工作如何顺应形势发展的需要,调整工作重心,使宝贵的信息资源多途径的、多形式的开发编研,尽快转化为生产力,使档案管理走向知识资源管理,是新时期摆在企业档案工作面前的新问题.
一、知识管理
知识管理是指为了提高企业竞争力而对企业内部和外部的各种信息、知识进行有效的识别、全面的收集、科学的加工和充分的运用；并通过促进知识和知识共享,鼓励知识创新、实现知识增值.它是利用企业的集体智慧来提高企业的应变能力和创造能力.
知识资源管理不但要对信息和人进行管理,还要将信息和人连接起来进行管理,要将信息处理能力和人的创新能力相互结合,增强企业组织对环境的适应能力.知识资源对于当今企业具有举足轻重的作用.
知识和管理缺一不可,抓不住知识的管理只能是眉毛胡子一把抓；而没有管理技能,则企业就可能像没有记忆的人一样.从现在来看,档案是过去积累下来的和今后将产生的,显然在管理上应是不同的.要开展大中型企业档案知识管理,就必须搞清楚企业档案知识资源的内容、形式、特点,才能找到档案知识管理方式和过程.
二、知识管理的意义
首先,作为一种新的管理思想和方法,知识管理对企业战略、管理模式、人力资源管理、信息管理等方面都有不同程度的影响.随着企业知识管理的加强及信息技术的不断运用,档案管理的职能也在发生相应的转变,主要体现在：从对档案实体的管理转向对档案内容即知识的管理,并强化对档案知识的开发利用,实施档案管理的智能化服务,实现企业档案知识资源的共享.档案人员必须转变观念,将档案管理真正看成是企业知识管理的整体要求和规划下完善档案管理职能,职能的转变赋予企业档案职业更新的内容,同时也带来档案人员角色的转变.
其次,传统企业档案管理重保管轻利用,通过查卷、借阅、复印等落后的手段,被动地提供简单、浅层次的档案服务,不能充分地满足用户对信息、知识的需求,即使进行大量的编研,但是受档案人员能力的影响,编研材料的广度、深度不够,不能有效地为企业各项生产、经营、管理活动服务.而知识管理强调借助先进的信息技术,通过现代化、智能化、人性化的手段,主动地为用户提供高级、深层次的信息.知识服务最终实现知识的价值,提升企业的核心竞争力.知识管理对知识服务的强调和价值创造的关注促进档案资源的开发利用,从而提升档案管理的价值,提升档案管理机构与人员在企业组织体系中的地位.
三、目前企业档案资源管理存在的问题
1.观念问题.在相当长一段时间里,企业档案管理局限于收集、保管以及被动利用,档案部门采取你查我调,你索取我提供的方式,不善于主动服务,弱化了档案信息资源的开发与利用.收集整理依然是档案管理者的事,这需要大量的专业人才,也需要耗费大量的时间.
2.方式陈旧.大多数企业档案部门,在档案的收集、整理、编目、统计和利用等方面都是靠手工处理,提供利用的速度慢、效率低,很大程度上影响信息资源的开发利用,传统的从人、财、物、力管理模式和方式已经无法适应现代企业的要求.
3.档案知识产品开发利用不及时.就知识类的档案而言,知识是随实践变化的,需要在实践中应用、检验、优化、提高、创新.但在目前的档案管理中,只是收集相关的信息,没有真正地将其加工、开发成为知识库的产品.
四、企业档案管理的趋势和目标
以信息技术为代表的新科技革命日新月异,改变着我们的工作方式和习惯.档案是企业生产经营活动有价值的历史记录,是企业的知识财富.应用计算机技术,有助于深层次挖掘档案潜在的价值,减少繁琐的手工操作程序,提高档案管理的利用效率,更好地为企业生产管理工作提供利用.
1.档案管理技术需要快速提升.随着企业信息化程度的提高,企业的生产、经营方式正逐步走向自动化、智能化,信息技术在企业生产、管理中的大量应用又为企业的档案管理提供了一个很好的转变契机,促进企业档案管理从传统的实体管理向信息技术发展,向积极开发档案信息资源,挖掘档案中知识的方向转变.所以,我们必须积极利用各种信息技术,开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统,推动企业知识管理水平的提高.
2.档案知识智能化服务意识需要大力加强.企业档案知识管理的最终目标就是实现档案知识产品的加工共享,提供优质、高效的档案知识服务,这是档案部门参与企业经营主业的切入点.信息技术的发展为企业档案管理提供了新的发展契机.档案人员要构建企业的知识管理库,将企业内部原本各自封闭的信息连接起来,积极主动地为用户提供档案知识服务,加强档案人员服务意识.
3.提高档案人员素质.档案现代化事业是否适应企业的发展,关键在于是否拥有一支高档次的档案人员队伍.档案管理部门应把培训工作提到日程上,抓好档案管理人员的培训.档案人员除具备本专业的知识外,还要掌握档案发展的趋势和与档案信息工作有关的新知识.有一支强有力的档案工作队伍,档案就可以得到科学管理,档案信息资源才可以得到合理的开发利用.
随着以建立现代企业制度为目标的企业改革日益深化,以现代信息技术应用为基础的企业信息化进程日益加快,知识和信息正在成为企业经济增长的最重要的源泉.知识管理在企业价值提升的过程中扮演着最为关键的角色,知识资源管理的目标就是快速方便的访问所需要的信息和知识,确保企业管理、产品生产、经济活动有效高速地运行.