摘 要 :重视和加强高校票据的科学有效管理,有利于提高财务信息的准确性,规范高校的各种收费,健全内部控制制度,最终为高校各项事业的发展提供有力的保障.本文从票据种类、票据管理存在的问题及思考三个方面论述了高校票据管理的现状.
关 键 词 :高校 票据管理 改进
随着社会经济的发展,高等教育体制改革的不断深化,高校办学模式和经费来源呈现多样化的趋势.随之而来的是办学规模的扩大, 高校收费项目的增加, 收费标准不断调整,以及高校票据种类和使用量的不断增加.高校票据管理迫切地需要引入制度化、科学化、先进性的管理理念.票据是业务活动和财务核算的原始单据,也是主管单位及财税物价等职能部门进行检查监督时的评价依据.重视和加强高校票据的科学有效管理,有利于提高财务信息的准确性,规范高校的各种收费,健全内部控制制度,最终为高校各项事业的发展提供更有力的保障.
一、高校票据常用的主要有以下几种
第一,行政事业性收费收据.用于向学生收取学费、住宿费、各类培训进修费等时开具.有机打票据和手工票据两种.
第二,行政事业单位内部结算凭证.用于学校内部单位之间的往来款结算、押金、会务费、教材费、费等的收取.
第三,税务票据.用于收取技术咨询、开发转让、服务费等经营性收入时需开具.
第四,其他票据.例如:非税收入票据、公益事业捐赠票据、幼儿园收费收据等等.
二、由于高校票据使用范围和使用人员的特殊性,票据管理也显露出不少的问题
(一)对票据管理工作不够重视
很多高校领导甚至财务人员自身没有意识到票据管理工作的重要性.财务人员轮岗所导致的票据管理人员频繁更换,不利于票据工作的持续有效管理.大部分高校财务缺少单独制定的内部票据管理规章制度和详细的管理流程.票据的申请领购、印制票据、编号保管、领用登记、检查使用、回收登记、统计缴销、存根保管、跟踪监督等等工作是一个耗时的循环过程,如果没有专门人员和长期稳定的岗位设置,票据管理工作难免出现疏漏.
(二)票据管理比较混乱
由于高校票据除了在财务部门使用外, 各院系部门和下属二级核算单位为了满足办学、科研及日常校内结算等业务的需要,也在大量申请领用票据.这些部门的开票人员往往缺乏正规业务培训,经常会出现票据填写内容不齐全、不规范甚至会开具收费范围以外的收费项目,而且对开票的款项能否及时入账缺乏及时监督.另外,高校普遍存在的多校区办学模式导致票据使用混乱分散,也不便于票据的集中统一管理.
(三)票据管理方法落后,不适应时代的要求
大多省份的高校现在仍然使用财政部门监制的手工票据,高校票据管理工作因此也大多沿用了落后的手工记录方式或简单电子表格统计方式.这种方式导致日常工作中存在着大量机械繁杂的重复劳动,工作效率低下滞后.不能及时有效地跟踪和监督资金收缴情况,不适应现代财务管理理念和高校网络信息化发展的要求.普遍存在的手工票据与现代化管理手段之间的矛盾,是长期制约高校票据管理现代化水平的重要因素.
三、如何改进高校票据管理现状的几点思考
第一,管理者要时刻树立以人为本的观念,在制定票据管理制度时力求细化,并且要兼顾实用性和可操作性.高校除了需要制定票据管理规章制度以外,详细的管理流程和操作手册也必不可少.严格的规章制度是票据管理的必要前提,详细的管理流程和操作手册是规范票据使用的重要保障.有条件的单位可以制作一些有关票据管理方面的图文进行张贴,形象生动的内容让人记忆深刻也倍感亲切,甚至可以改善财务的形象.
第二,加强票据管理方面的业务学习.由于高校票据使用环境的特殊性,不仅财务人员自身要认真领会票据管理方面的规章制度,而且还要对部门院系及二级核算单位的票据领用人员进行业务培训,以确保票据的使用、管理能够规范有序地进行.高校可以根据实际情况定期或不定期地开展专题业务座谈会,了解和听取院系票据领用人员的建议或疑惑,答疑解惑的同时可以普及票据管理方面的知识.
第三,科学先进的现代化管理模式是高校票据管理发展的目标.运用先进的票据管理软件,将原先手工操作的编号入库、领用回收登记、查询汇总、统计跟踪监督等工作全部纳入电脑管理,真正实现票据的现代化管理模式.允许开具的收费项目系统里已经设定好,就不存在开错收费项目的问题了.每张票据的信息都储存于票据管理系统内,方便查询和对各个环节进行监管、统计、汇总、分析和跟踪管理.票据管理系统可以和账务系统实时对接,票据系统里的收款信息可以直接转入账务系统,并自动生成财务凭证,不仅省去了反复录入、重复计算的过程,而且也将大大提高财务整体的工作效率.
当然,要想实现高校票据管理的这一目标,还得依赖于完善的制度建设和财会人员整体素质的不断提升.而软件系统只是管理的辅助工具, 体现的是管理者的理念.在信息化高速发展的今天,先进的管理工具和科学的管理理念两者相辅相承、缺一不可.主管部门和高校应尽其所能地创造条件,而财务人员作为主要执行者,工作中要与时俱进, 不断地学习新知识, 积极主动地探索和改进工作.这样,在主管部门、高校以及财务人员多方的共同努力下,高校票据管理的科学性、先进性的管理目标才会真正成为现实!