会计电算化档案管理

【摘 要】电算化会计工作普及后,电算化的会计档案与传统纸质载体形式的会计档案相比,产生了新的管理要求.本文在简要阐述会计电算化档案内容及特点的基础上,就目前会计电算化档案管理工作中存在的问题,提出了做好会计电算化档案管理工作的几点措施.

【关 键 词 】会计电算化;会计档案管理;问题;成因;措施

一、会计电算化档案的内容与特点

会计电算化档案是指以磁性介质存储在计算机中的会计数据和计算机打印的书面形式的会计信息,包括记账凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等,以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料.会计电算化档案与传统的会计档案相比,有其自身的特点,主要表现为:

1.会计电算化档案载体的显著特点.传统的会计档案主要以纸作为载体,会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案,而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据.

2.会计电算化档案对安全性、完整性要求更高.会计电算化档案具有易遭破坏,难留痕迹的特点,同时他们又受载体的质量、载体的存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响.电算化会计档案大量采用软盘、光盘等存贮介质,受存贮介质质量、存放环境和存贮有效期等因素的影响很大,保存不当容易遭到破坏.

3.会计电算化档案的读取必须要有特定的软硬件环境.传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用,也才具有生命力.

4.电算化会计系统对人员的素质提出了新要求.电算化会计档案要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法,还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识.

二、会计电算化档案管理存在的主要问题及成因分析

1.电算化会计档案本身带来的问题

目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存,导致在电算化软件升级后,不同版本下的会计数据不能被调用.《会计档案管理办法》第十二条规定:采用计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案,并对保存期限作出了规定,但目前由于一些单位受条件限制,没有配备激光打印机或喷墨打印机,还在使用针式打印机,致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限.没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准,建立专门的电算化会计档案保护制度.未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,未实行备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据因此损坏或丢失.

2.会计档案管理制度不完善

准确、真实和安全是会计档案的生命所在,是对会计工作提出的最基本的要求.由于会计档案主要是对财务收支进行价值量的记录和描述,反映经济活动的质的变化,要求极准确的资料.然而在会计电算化条件下,由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上,在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹.若被修改,就很难辨别出经济业务的“原貌”,会计信息的真实性就难以保证,再者电算化条件下,会计数据高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上,未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁一些重要的会计数据,会计信息的完整性、安全性也会因此受到挑战.


3.缺乏必要的计算机、网络安全人才

众所周知,电算化下的档案管理涉及软件、系统安全、维护等一系列专业的问题,但目前一般单位都仅仅是对已有的会计人员进行一定的培训,然后就去操作系统,在一定层面上而言,会计人员公学会了操作,而管理与维护对他们而言就非常陌生,由此导致的结果与损失也非同小可.一般会计人员业务经验丰富,但计算机专业知识去很匮乏,难以胜任用计算机处理会计业务工作,一旦计算机出现故障或与平常见到的界面不同时,就束手无策,即使厂家在安装会计软件时都做了系统的培训,但一些从未接触过计算机的会计人员入门还是很慢,而且在上机时经常出现误操作,一旦出错,可能就会使自己长时间的工作成果付诸东流,使系统数据丢失,严重的导致系纺崩溃.

三、加强会计电算化档案管理的措施

1.建立健全法规和制度是管理好电算化会计档案的保障

建立切实可行的管理制度,如制定细化的《电算化会计档案管理办法》、《电算化会计档案岗位责任制》、《电算化会计档案操作管理制度》、《安全保密制度》、《计算机硬软件和数据管理制度》等内部管理制度,是管理好电算化会计档案的保障.

2.提高会计部门人员的素质

由于会计档案资料内容广泛,具有专业性、广泛性与严密性的特点,作为一种专门档案,不能按一般档案的管理办法进行管理,而应该按照专门档案进行专业化管理.会计档案的专业化管理,要求档案管理人员不仅要有档案管理学知识,还应具备会计专业知识,能够熟练使用现代化的管理手段和运用各种管理软件.企业应培养和引进一批既掌握各种现代技术知识和技能、了解档案管理知识,又精通会计工作业务的专门从事会计档案管理的工作人员,才能适应新时期会计档案管理的要求.

3.定期拷贝整理系统中的会计数据

在一定的时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据拷贝存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案.财务部门应把财务数据的备份文件保存好并记录以下内容:档案形成的时间,会计数据的内容与备份.以便计算机硬件系统在损坏后,能够在最短的时间内,在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统.

4.加强网络安全管理

建立预防病毒和的安全措施,加强计算机病毒的预防、检测以及杀毒工作,切实有效地保障计算机硬件与软件系统的安全.

5.保证存储介质的存放环境良好

根据会计电算化档案信息载体的物理特性,在形成这些档案时应注意双份数据的备份,注明形成档案的时间与操作员姓名,存放在两个不同的地点.注意防潮、防热、防尘、防磁,对采用磁性介质保存的档案还应定期进行检查复制,防止由于磁性介质的损坏导致会计档案丢失,造成无法挽回的损失.

6.做好电算化会计系统的保密工作

针对电算化会计档案具有易于修改、易受破坏且不留痕迹的特点,从计算机程序方面考虑,应设置包括输入、输出控制,将源程序与数据加密,设置加密口令,设置恢复功能、各种操作纪录等控制功能,在源头上防范问题的产生.

总之,电算化会计档案管理既是一项重要的会计管理工作,又是一项重要的档案管理工作,各单位应依据电算化会计档案形成的规律和特点,进一步加强和改进管理方法,充分发挥网络时代的会计档案信息优势,提高电算化会计档案利用效率,为领导决策服务,逐步使电算化会计档案走入正轨,真正使电算化会计档案在会计工作中发挥出应有的作用.

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